МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
ПРИКАЗ
от 5 августа 2002 года N БГ-3-10/411
Об утверждении Рекомендаций по порядку ведения
в налоговых органах карточек лицевых счетов налогоплательщиков,
плательщиков сборов и налоговых агентов
(с изменениями на 24 января 2003 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу с 1 августа 2005 года на основании
приказа Федеральной налоговой службы от 12 мая 2005 года N ШС-3-10/201@
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом МНС России от 24 января 2003 года N БГ-3-10/28.
____________________________________________________________________
В целях обеспечения надлежащего первичного учета и контроля за поступлением налогов (сборов) и других обязательных платежей в бюджетную систему Российской Федерации
приказываю:
1. Утвердить предлагаемые Рекомендации по порядку ведения в налоговых органах карточек лицевых счетов налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов.
2. Признать утратившими силу:
Инструкцию N 26 "О порядке ведения в государственных налоговых инспекциях оперативно-бухгалтерского учета налогов, сборов, пошлин и других обязательных платежей", утвержденную приказом Госналогслужбы России от 15.04.94 N ВГ-3-13/23;
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Российской Федерации по налогам и сборам Ф.К.Садыгова.
Министр Российской Федерации
по налогам и сборам
Г.И.Букаев
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом МНС России
от 5 августа 2002 года N БГ-3-10/411
РЕКОМЕНДАЦИИ
по порядку ведения в налоговых органах карточек лицевых счетов
налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов
(с изменениями на 24 января 2003 года)
Рекомендации разработаны на основании законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и бюджетного законодательства Российской Федерации.
I. Общие положения
1. Настоящие Рекомендации устанавливают порядок отражения в карточках лицевых счетов по налогу (сбору, взносу) (форма N 6, далее - КЛС) всех операций, связанных с расчетами налогоплательщиков (плательщиков сборов), налоговых агентов с бюджетами всех уровней Российской Федерации.
КЛС является документом, в котором фиксируются:
- исчисленные налогоплательщиками и начисленные налоговыми органами, иными уполномоченными органами к уплате (доплате) суммы налогов, сборов, установленных законодательством о налогах и сборах;
- уплаченные и поступившие в бюджет суммы налогов и сборов;
- отсроченные (рассроченные), приостановленные к взысканию и реструктурируемые суммы налогов, сборов и иных обязательных платежей;
- начисленные за несвоевременную или неполную уплату налогов и сборов и уплаченные суммы пеней;
- начисленные и уплаченные суммы процентов за пользование бюджетными средствами;
- доначисленные (уменьшенные) по результатам налоговой проверки суммы налогов (сборов), пеней;
- исчисленные налогоплательщиком к уменьшению суммы налогов и сборов;
- возвраты или зачеты излишне уплаченных или взысканных сумм налогов и сборов;
- возмещение налога на добавленную стоимость в порядке возврата или зачета;
- начисленные и возмещенные налогоплательщикам суммы процентов за несвоевременный возврат излишне уплаченных (взысканных) сумм налогов (сборов), а также за несвоевременное возмещение налога на добавленную стоимость.
Налоговые органы обязаны вести КЛС по каждому налогоплательщику и по каждому налогу или сбору, установленному законодательством о налогах и сборах. Если налогоплательщик также является налоговым агентом, то по такому налогоплательщику открывается дополнительная(ые) КЛС с признаком "Налоговый агент".
Налоговые органы также обязаны вести реестры (форма N 25) поступлений, возвратов, зачетов и выплат, вспомогательные книги, журналы и реестры, обеспечивающие полный учет поступающих в налоговые органы документов, подтверждающих правомерность проведения в КЛС начислений, проведение операций, перечисленных в настоящем пункте.
2. Постановка на учет налогоплательщиков (плательщиков сборов), налоговых агентов осуществляется в соответствии с порядком, установленным статьями 83, 84, 144 и 335 Налогового кодекса Российской Федерации.
После постановки на учет или снятия с учета налогоплательщиков налоговые органы передают в органы федерального казначейства информацию в соответствии с совместным приказом Министерства финансов Российской Федерации и Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 21.02.2001 NN 14Н/БГ-3-09/51 "Об утверждении порядка обмена информацией между территориальными органами федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в ходе исполнения федерального бюджета по доходам и налоговыми органами" для осуществления функций, возложенных на них бюджетным законодательством.
3. По каждому налогоплательщику (плательщику сборов), налоговому агенту КЛС открываются в налоговом органе по месту постановки на учет при наличии обязанности по уплате налогов, сборов и других обязательных платежей в соответствии с законодательством о налогах и сборах.
4. Налоговые органы, осуществляющие ведение КЛС вручную (при отсутствии автоматизированной обработки данных КЛС), все записи в книгах, журналах учета, реестрах и КЛС производят чернилами или пастой шариковой ручки на основании первичных документов, подтверждающих их достоверность, и в хронологическом порядке. Записи должны вестись аккуратно, помарки и подчистки записей не допускаются.
Книги по учету бланков строгой отчетности должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем налогового органа и скреплены печатью.
5. Исправление ошибок, допущенных налоговыми органами при ведении КЛС, производится путем проведения операции "сторно".
Ошибочная запись в КЛС сторнируется и в комментарии делается запись "Сторно операции от __ (указывается дата занесения неверной записи)". После чего заносятся правильные данные. Сторнирование ошибочной записи и занесение правильных данных производятся в КЛС по дате обнаружения ошибки и внесения соответствующих исправлений. Не допускается нарушение хронологии ведения записей в КЛС.
В случае ведения КЛС на бумажных носителях после сторнирования ошибочной записи и занесения правильных данных на полях против соответствующей строки делается пометка "исправлено" за подписью лица, производившего исправление, с указанием даты исправления и оснований, по которым вносится исправление.
Проведение в КЛС операций "к доплате" или "к уменьшению" на основании представленных налогоплательщиками (плательщиками сборов), налоговыми агентами дополнений и изменений налоговых деклараций (расчетов) за соответствующие отчетные (налоговые) периоды также осуществляется в хронологическом порядке.
В случае ошибочного занесения записи в КЛС другого налогоплательщика (плательщика сбора), налогового агента или в КЛС по другому налогу (сбору, взносу) применяется аналогичная операция исправления ошибок. При этом указывается, куда перенесены данные, и делается отметка о дате проведения операции. В другой КЛС указывается, откуда перенесены записи. На полях против соответствующей строки делается пометка "перенесено в карточку лицевого счета по налогу..." за подписью лица, проводившего такую операцию, с указанием даты и оснований, по которым проводится эта операция.
6. В зависимости от закрепленных приказом руководителя налогового органа функциональных обязанностей работниками соответствующих отделов ведутся реестры, книги и журналы учета КЛС и составляется отчетность по формам, утверждаемым приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам на каждый отчетный год в установленном порядке.
7. Принципы учета налогов, сборов и иных обязательных платежей, а также порядок исправления выявленных ошибок, установленные настоящими Рекомендациями, сохраняют свое значение в полном объеме как в условиях ручного ведения КЛС, так и в режиме автоматизированной обработки данных КЛС. При автоматизированной обработке данных КЛС формы журналов учета, реестров, ведомостей могут быть изменены и заменены выходными формами программного обеспечения, которые обязаны содержать все установленные настоящими Рекомендациями показатели и реквизиты.
При ведении КЛС в автоматизированном режиме на 1 января каждого года делается копия всей информационной базы данных за год на магнитные носители и архивируется. По окончании архивирования базы данных КЛС составляется "Протокол о проведении архивирования базы данных на 1 января текущего года" за подписью руководителя налогового органа, начальника отдела, ответственного за архивирование базы данных. Архивированные базы данных КЛС на магнитных носителях подлежат хранению в несгораемом шкафу в течение 5 лет.
Архивированные данные КЛС ликвидированных или реорганизованных организаций на магнитных носителях и КЛС на бумажных носителях хранятся в налоговом органе в течение 5 лет с даты ликвидации или реорганизации организации, по физическому лицу - в течение 3 лет с даты снятия с учета в налоговом органе.
В течение года на каждое первое число месяца делаются резервные копии информационной базы данных на магнитных носителях, которые хранятся в течение текущего года.
В конце рабочего дня после разноски в КЛС начисленных и поступивших сумм платежей делается резервная копия информационной базы данных за день на магнитных носителях, которая хранится в течение двух дней.
8. При автоматизированной обработке информации должны использоваться программные средства разграничения доступа, которые позволяют обеспечить:
- определение состава пользователей, имеющих право доступа обращения к системе баз данных и хранящейся в ней информации;
- определение и изменение паролей пользователей;
- идентификацию и проверку подлинности пользователя при каждом его входе в систему;
- определение и изменение полномочий (функций) пользователей в системе;
- идентификацию действий пользователей по добавлению или изменению информации, хранящейся в системе;
- использование средств автоматизированного аудита действий пользователей, защиты целостности архивных копий документов с использованием электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП), а также шифрования информации на носителях.
9. КЛС содержат сведения, относящиеся к служебной тайне налоговых органов. Документы и носители, содержащие такую информацию, подлежат защите в установленном порядке.
10. Функциональные обязанности по ведению КЛС должны быть определены соответствующим приказом руководителя налогового органа. Указанным приказом должны быть определены структурные подразделения, отвечающие за своевременность и полноту проведения начислений, занесения информации из платежных документов в КЛС, своевременность проведения в КЛС решений об изменении сроков уплаты, правильность ведения учета доходов бюджетов и внебюджетных фондов, сохранность всех документов, подтверждающих факт начислений, уплат, возвратов и зачетов.
11. Работники отделов, осуществляющие контроль за доходами бюджетов и взаимодействие с органами федерального казначейства, финансовыми органами субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, несут ответственность за правильность ведения учета доходов бюджетов и внебюджетных фондов, а также за сохранность всех документов, являющихся основанием для проведения соответствующих операций в КЛС.
Учет доходов бюджетов и внебюджетных фондов ведется в соответствии с Классификацией доходов бюджетов Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 25 мая 1999 года N 38н, с изменениями и дополнениями.
Работники отделов, ответственных за формирование статистической налоговой отчетности, обеспечивают достоверность данных форм отчетности, закрепленных за данным подразделением в соответствии с функциональными обязанностями, утвержденными руководителем налогового органа.
12. Копии КЛС на бумажных носителях предоставляются подразделением, осуществляющим администрирование базы данных КЛС, правоохранительным, судебным органам, судебным приставам - исполнителям по мотивированным запросам в соответствии с установленным порядком после соответствующей проверки КЛС работниками, ответственными за ввод начисленных и уплаченных сумм. Копии (распечатки) КЛС в указанных случаях направляются с сопроводительным письмом с грифом ДСП или передаются официальному представителю поименованных органов под подпись. На копиях (распечатках) КЛС ставится дата и подпись начальника отдела, предоставляющего данные копии (распечатки).
Копии (распечатки) КЛС предоставляются также должностным лицам вышестоящего налогового органа в ходе проверок налоговых органов вышестоящими налоговыми органами в период осуществления проверки, а также специалистам, осуществляющим выездные налоговые проверки в пределах их компетенции, в соответствии с утвержденными должностными инструкциями. На передаваемой копии (распечатке) проставляется дата и подпись начальника отдела, осуществляющего передачу данных КЛС. Копия КЛС выдается проверяющему лицу под подпись.
В случае ведения КЛС на бумажных носителях копии КЛС передаются работниками, ответственными за ведение КЛС, в соответствующие отделы налогового органа на основании служебной записки, в которой указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), период, за который необходимо представить информацию, перечень налогов (сборов) и обоснование для выдачи информации, содержащейся в КЛС.
Сводные отчетные данные по налогам и сборам предоставляются органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления и иным внешним пользователям в рамках заключенных соглашений и приказов по взаимодействию и обмену информацией в порядке, определяемом законодательством и соглашением между указанными органами и налоговыми органами.
II. Порядок открытия карточек лицевых счетов налогоплательщиков, плательщиков сборов
(организаций и индивидуальных предпринимателей) и налоговых агентов
(организаций и индивидуальных предпринимателей)
1. Открытие КЛС вновь созданных, реорганизованных организаций или переданных из другого налогового органа организаций и вновь зарегистрированных индивидуальных предпринимателей осуществляется только после завершения процедуры постановки их на учет в налоговом органе, присвоения им ИНН и КПП.
На основании учредительных документов отделами налогообложения юридических лиц и отделами контроля за налогообложением физических лиц совместно с юридическим отделом налогового органа определяется предварительный перечень налогов (сборов), обязательных к уплате конкретным налогоплательщиком, а также перечень льгот, предоставленных налогоплательщику (указывается код льготы в соответствии с "Ведомственным классификатором налоговых льгот", утвержденным приказом Госналогслужбы России от 23.03.98 N АП-3-14/53). Указанная информация представляется в отдел по учету налогоплательщиков для включения в базу данных информационных ресурсов по учету налогоплательщиков, а также в отдел, осуществляющий администрирование базы данных КЛС, для открытия КЛС с момента возникновения установленных законодательством о налогах и сборах обстоятельств, предусматривающих уплату данного налога или сбора, т.е. с момента представления налогоплательщиком налоговых деклараций (расчетов), или уплаты налога (сбора), или других обстоятельств, предусмотренных законодательством о налогах и сборах.
Первоначальные сведения о налогоплательщиках (плательщиках сборов), включая сведения о предоставленных им льготах по налогам (сборам) и присвоенных ИНН и КПП, включаются в единую автоматизированную информационную систему обработки данных налоговых органов (АИС "Налог").
КЛС (форма N 6) по соответствующим видам налогов (сборов) открываются по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства индивидуальных предпринимателей, месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств, подлежащих налогообложению, по месту нахождения участка недр.
По результатам постановки налогоплательщика на учет в налоговом органе для целей учета платежей по налогам и сборам должны открываться отдельные КЛС по каждому территориально обособленному объекту налогообложения одного типа.
Так, наличие у одной организации нескольких объектов налогообложения одного типа (например, нескольких земельных участков или других видов имущества, находящихся на территории разных муниципальных образований) является основанием для ведения в налоговых органах отдельных КЛС по каждому объекту налогообложения конкретного типа, характеризующегося принадлежностью к территории определенного муниципального образования с определенным кодом ОКАТО, на территории которого мобилизуются денежные средства от уплаты налога (сбора).
В каждой КЛС должны быть указаны ИНН, КПП налогоплательщика (плательщика сборов), код Классификации доходов бюджетов Российской Федерации (КБК) и ОКАТО.
