СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ
 СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 4 ноября 1999 года N 137

Об утверждении Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив
документов федеральных судов общей юрисдикции

(с изменениями на 17 марта 2004 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
от 28 декабря 2005 года N 157
____________________________________________________________________

В целях упорядочения работы по хранению, отбору и сдаче в архив документов федеральных судов общей юрисдикции

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2000 года согласованную с Федеральной архивной службой России Инструкцию о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции (прилагается).

2. Председателям верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов организовать изучение названной Инструкции с федеральными судьями, секретарями, администраторами судов, работниками архивов судов и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности.

3. Признать Инструкцию о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, утвержденную приказом Министра юстиции СССР от 17 сентября 1980 года N 13, не подлежащей применению в федеральных судах общей юрисдикции.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Судебного департамента Воронова В.А.

Генеральный директор
В.С.Чернявский

Инструкция
о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов
федеральных судов общей юрисдикции

(с изменениями на 17 марта 2004 года)

1. Общие положения

1.1. Работа с документами федеральных судов общей юрисдикции (далее - суды) как в делопроизводстве, так и в архиве представляет собой единый процесс.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды)*, обеспечение сохранности всех документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива суда.

_________________

* Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке или в хронологической последовательности.

1.2. Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-1, Положением об Архивном фонде Российской Федерации. утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегий Главного архивного управления СССР 28 августа 1985 года и утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263, Положением о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденным приказом генерального директора Судебного департамента от 25 февраля 1999 года N 23, временной Инструкции по делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом генерального директора Судебного департамента от 29 января 1999 года N 8, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1989 года.

1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел для постоянного хранения и к уничтожению, правила передачи дел (нарядов) в государственные и муниципальные архивы.

2. Экспертиза научной и практической
ценности документов

2.1. Экспертиза ценности документов:

это определение (оценка) политического, научного, практического, хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для постоянного хранения и установления сроков хранения.

2.2. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

2.3. Экспертиза ценности документов и отбор их на хранение и уничтожение проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) суда.

2.4. Экспертная комиссия назначается приказом председателя суда из числа наиболее квалифицированных и опытных работников структурного подразделения, канцелярии, архива и представителя соответствующего архивного учреждения. Председателем экспертной комиссии назначается один из судей, секретарем - заведующий архивом.

2.5. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения уголовных, гражданских дел, кассационных и надзорных производств по уголовным и гражданским делам, административных дел, нарядов и других документов. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный и муниципальный архив, описи дел по личному составу;

- выносит решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение председателем суда и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;

- выносит решение о представлении описи дел по личному составу на утверждение председателем суда и на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное и муниципальное хранение;

- рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов) структурных подразделений и сводной номенклатуры дел (нарядов) суда;

- принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

2.6. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

2.7. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается председателем суда.

2.8. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при разделении голосов поровну, разрешаются председателем суда, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

2.9. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

3. Подготовка и оформление дел
к последующему хранению

3.1. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских и административных дел, производств принимает председатель суда (судебной коллегии).

3.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, кассационные и надзорные производства, наряды и другие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил по работе ведомственных архивов и Единой государственной системы документационного обеспечения управления.

3.3. В уголовных и гражданских делах, кассационных и надзорных производствах, административных делах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, работники секретариата суда (коллегии) должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле, производстве (приложение 1).

3.4. В конце дела, производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2).

3.5. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в учетно-статистических карточках - на отдельном чистом листе формата карточки.

3.6. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела производства или чистый оборот листа последнего документа.

3.7. Если дело, производство подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

3.8. Работники секретариата судебной коллегии, секретарь суда обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления. При этом необходимо руководствоваться следующим:

- уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под отражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу, и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят на учет органами внутренних дел для осуществления контроля за его поведением;

- уголовное дело, по которому объявлен розыск осужденного, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде штрафа, считается законченным по возвращении в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде обязательных работ, считается законченным после получения судом от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о взятии его на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, считается законченным после получения от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде исправительных работ, считается законченным после получения судом от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы, считается законченным после получения судом от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ареста, считается законченным после получения судом от арестного дома уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения свободы, считается законченным после получения от исправительного учреждения уведомления о начале и месте отбывания наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде смертной казни, считается законченным после получения судом от учреждения уголовно-исполнительной системы извещения о поступлении осужденного в учреждение и об исполнении наказания;

- если судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения судом из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет;

- если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения судом несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствия совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом Российской Федерации;

- уголовное дело, по которому согласно приговору отсрочено отбытие наказания беременным женщинам и женщинам, имеющим малолетних детей, считается законченным после поступления и суд от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о взятии осужденной на учет;

- уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности и в отношении него применены принудительные меры медицинского характера, считается законченным после получения судом исправительного учреждения или учреждения органа здравоохранения уведомления о помещении такого лица в психиатрический стационар общего типа, психиатрический стационар специализированного типа, психиатрический стационар специализированного типа с интенсивным наблюдением либо о взятии на амбулаторный учет у психиатра;

- уголовное дело, по которому судом вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

- уголовное дело, по которому судом вынесен оправдательный приговор за недоказанностью участия подсудимого в совершении преступления и лицо совершившее это преступление, осталось невыясненным, в архив не сдается, а по вступлении приговора в законную силу направляется прокурору для принятия мер к установлению лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;

- уголовное дело, по которому приговором суда назначено дополнительное наказание в виде конфискации имущества или лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина, государственных наград, считается законченным после возвращения в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении в части конфискации имущества. В отношении лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина, государственных наград - после поступления в суд от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением заявленных исковых требований, считается законченным после выдачи судом взыскателю исполнительного листа либо направлении его по просьбе взыскателя для принудительного исполнения в соответствии с Федеральным законом N 119-ФЗ от 21 июля 1997 года "Об исполнительном производстве".

Гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным после вступления решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход, соответствующего (федерального, регионального, местного) бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об оплате суммы штрафа, государственной пошлины.

3.9. Разрешение на передачу административных дел в архив дает судья, который рассмотрел материал. Судья обязан тщательно просмотреть все производство по административному делу, обращая внимание на исполнение.

3.10. Административное дело считается законченным и подлежит передаче в архив:

- при наложении взыскания в виде лишения права управления транспортным средством, после поступления в суд сообщения от органа Государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии у наказанного лица документа на право управления транспортным средством;

- при конфискации;

- после поступления копии постановления суда с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов финансовому органу;

- при прекращении административного дела по другим основаниям;

- после вынесения постановления;