Сведения о ценах на наблюдаемые виды товаров представляются сельскохозяйственными организациями один раз в месяц не позднее 20 числа отчетного месяца. В отдельных случаях регистрация цен может быть перенесена на 1-2 дня. При этом день регистрации цен каждого вида продукции должен оставаться постоянным для всех месяцев текущего года, и интервал между предыдущей и последующей регистрациями цен на эти виды продукции должен быть равен календарному месяцу.
Первоначально контактная связь со специалистами сельскохозяйственных организаций может быть установлена с помощью письма, в котором должна содержаться просьба о предоставлении информации о ценах. В письме должна быть четко и обоснованно изложена необходимость получения данных, подробно разъяснены цели и задачи их использования, а также важность представляемой информации.
Специалисты органов государственной статистики должны обеспечить конфиденциальность ценовой информации по отдельным участвующим в наблюдении организациям и использование ее только для формирования сводных индексов цен без предоставления кому-либо данных по конкретным хозяйствам.
Информация о ценах представляется сельскохозяйственными организациями на бланке формы федерального государственного статистического наблюдения (форма N 1-сх-цены "Сведения о ценах производителей на реализованную сельскохозяйственную продукцию"), подписанной ответственным за составление формы сотрудником организации. Если сельскохозяйственная организация включается в наблюдение впервые, рекомендуется заполнение первых бланков производить специалистами статистических органов совместно со специалистами ссльхозорганизаций. Необходимо проследить, чтобы отчитывающаяся организация оставляла у себя копию представляемых в органы статистики данных о ценах.
В связи с тем, что форма для регистрации цен является унифицированной для всех групп и видов продукции сельского хозяйства, особенности состава цены каждого товара должны быть отражены в специальном каталоге товаров-представителей, включающем каждый регистрируемый вид продукции.
При значительных изменениях цен одновременно с отчетом специалисты сельхозорганизаций представляют подробные, обоснованные пояснения причин.
Основанием для заполнения формы служат сведения о ценах, сложившихся за отчетный период, содержащиеся в платежных документах на реализованную продукцию. Если на момент регистрации цен реализация продукции не производилась, то в форме приводятся цены, по которым реализовывалась или будет реализовываться продукция в ближайший ко дню регистрации день (период) в течение отчетного месяца.
Регистрации подлежат фактические цены на реализованную продукцию собственного производства в текущем месяце по различным каналам с учетом надбавок и скидок за качество реализованной продукции, без расходов на транспортировку, экспедирование, погрузку и разгрузку продукции, а также без налога на добавленную стоимость, дотаций, субсидий, налога с продаж. В наблюдение должна быть включена продукция, реализуемая заготовительным, перерабатывающим организациям, на рынке, через собственную торговую сеть, населению непосредственно с транспортных средств, на ярмарках, биржах, аукционах, организациям, коммерческим структурам, по бартеру и т.п.
При регистрации цен важно обратить внимание на то, чтобы в состав регистрируемой цены не включались дополнительные затраты сельхозпроизводителей сверх цены производства, которые приводятся в платежных документах.
Сотрудники территориальных органов Госкомстата России должны в каждом конкретном случае выяснить, какой вид цены могут представлять организации по каждому виду продукции, какому потребителю и на основании полученной информации выбрать ту, которая наиболее правильно отражала бы производство и реализацию сельхозпродукции для включения ее в наблюдение.
По отобранным для наблюдения видам продукции (сортам, классам и т.п.) цены регистрируются постоянно в течение одного или нескольких лет.
Замена одних видов (сортов, классов и т.п.) на другие, однородные по потребительским свойствам, допускается при регистрации цен только в том случае, когда реализация наблюдаемого вида продукции прекращена. Для того чтобы обеспечить сопоставимость индексных рядов, цены на вновь включенный в наблюдение вид продукции, взамен исключенного, должны быть получены от хозяйств за весь предыдущий год и декабрь года, предшествующего предыдущему.