Правительство Санкт-Петербурга
АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 18 февраля 2010 года N 8


Об утверждении административного регламента по осуществлению государственной функции

(с изменениями на 11 августа 2015 года)

____________________________________________________________________
Утратило силу с 27 сентября 2024 года на основании
распоряжения Архивного комитета Санкт-Петербурга
 от 4 сентября 2024 года № 55
____________________________________________________________________

В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 02.04.2009 N 370 "О временном порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга":

1. Утвердить административный регламент по осуществлению государственной функции "Осуществление ведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга" согласно приложению.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Архивного комитета Санкт-Петербурга Захарову Е.Ю.

Председатель Комитета
А.Д.Яшков

Внесен в Реестр
нормативных правовых актов

26 февраля 2010 года

Регистрационный N 8746

[Приложение]


УТВЕРЖДЕН
распоряжением Архивного комитета
Санкт-Петербурга
от 18 февраля 2010 года N 8

     

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
исполнения Архивным комитетом Санкт-Петербурга государственной функции "Осуществление ведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга"

(с изменениями на 11 августа 2015 года)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения государственной функции, обеспечения и совершенствования государственного контроля за сохранностью документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования архивов (далее - организации) в течение установленных законодательством сроков, и хранящихся постоянно в центральных государственных архивах (далее - архивы), музеях, библиотеках Санкт-Петербурга (далее - учреждения). Административный регламент устанавливает поэтапный порядок государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга в масштабе Санкт-Петербурга (организации - архивы (учреждения) - Архивный комитет Санкт-Петербурга - Федеральное архивное агентство (далее - Росархив). Государственный учет основывается на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности сведений о состоянии хранения, составе и количестве документов; определяет формы государственного учета, подлежащие заполнению, сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Комитет), осуществляющего полномочия в области организации и ведения государственного учета.

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);

Законом Санкт-Петербурга "Об архивном деле в Санкт-Петербурге" от 28.01.2009 N 23-16 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2009, N 8);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

приказом Государственной архивной службы России "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" от 11.03.1997 N 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1997, N 17);

постановлением Правительства Санкт-Петербурга "Об Архивном комитете Санкт-Петербурга" от 09.09.2008 N 1136 (Вестник Администрации Санкт-Петербурга, 2008, N 10).

1.3. Государственную функцию исполняет Комитет при взаимодействии с Росархивом, архивами, ведущими в установленном порядке списки организаций - источников комплектования и осуществляющими прием на государственное хранение документов постоянного срока хранения, учреждениями и организациями Санкт-Петербурга.

1.4. Государственная функция исполняется бесплатно.

1.5. Конечным результатом исполнения государственной функции являются:

1.5.1) на 1-м этапе (паспортизация на уровне архивов):

1.5.1.1) составление паспортов организациями и представление их в архивы:

в ЦГА СПб, ЦГАИПД СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб направляются паспорта организаций, хранящих управленческую документацию;

в ЦГАНТД СПб направляются паспорта организаций, хранящих научно-техническую документацию;

в ЦГАКФФД СПб направляются паспорта организаций, хранящих кинофотофонодокументы;

1.5.1.2) составление архивами сведений о состоянии хранения документов в организациях в соответствии с профилем комплектования каждого из них на основании паспортов организаций;

1.5.2) на 2 этапе (паспортизация в масштабе Санкт-Петербурга):

1.5.2.1) составление Комитетом сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов в масштабе Санкт-Петербурга на основании сведений, представленных архивами;

1.5.2.2) составление Комитетом сводных паспортов архивов и учреждений, отражающих достоверное состояние объемов, состава и условий хранения документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;

1.5.2.3) объединение копий информационных массивов баз данных "Архивный фонд" архивов Санкт-Петербурга в базу данных "Фондовый каталог";

1.5.2.4) представление сведений, подготовленных Комитетом в соответствии с пунктами 1.5.2.1-1.5.2.3 Регламента, в Росархив.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1.1. Место нахождения Комитета: Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел.: (812) 576-54-02, (812) 576-54-13, факс (812) 576-64-831. E-mail: karchiv@ak.gov.spb.ru;

график работы Комитета:

понедельник-четверг 9.00-18.00

пятница 9.00-17.00

суббота, воскресенье - выходные дни.

Место нахождения Росархива и архивов Санкт-Петербурга, с которыми Комитет взаимодействует при исполнении государственной функции:

Росархив: ул.Ильинка, д.12, Москва, 103132, (8-495) 606-35-31, факс (8-495) 606-55-87, rosarchiv@archives.ru.

Государственные архивы Санкт-Петербурга:

1. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" (ЦГА СПб): ул.Антонова-Овсеенко, дом 1, корпус 1, литера А, Санкт-Петербург, 193168, тел. (812) 417-54-75.

2. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга" (ЦГИА СПб): Псковская ул., 18, Санкт-Петербург, 190121, тел. (812) 495-28-68, факс (812) 495-29-61.

3. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга" (ЦГАИПД СПб): Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-41-09, факс (812) 271-39-73.

4. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга" (ЦГАНТД СПб): 5-я Советская ул., д.33, Санкт-Петербург, 191036, тел. (812) 271-74-07, факс (812) 271-77-82.

5. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга" (ЦГАЛИ СПб): Шпалерная ул., д.34, Санкт-Петербург, 191123, (812) 271-53-97, факс (812) 272-53-97.

6. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга" (ЦГАКФФД СПб): Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 274-43-29; факс (812) 274-43-29.

7. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" (ЦГАЛС СПб): Днепропетровская ул., 9-А, Санкт-Петербург, 191119, тел. (812) 764-70-69, факс (812) 572-12-57.

Место нахождения организаций учитывается и уточняется ежегодно по спискам организаций - источников комплектования государственных архивов, которые ведутся последними на постоянной основе. Исчерпывающую информацию об организациях, с которыми осуществляется взаимодействие при исполнении государственной функции, и их юридических адресах можно получить в Комитете и архивах.

(Пункт 2.1.1 в редакции, введенной в действие с 18 августа 2015 года распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 11 августа 2015 года N 35. - См. предыдущую редакцию)

2.1.2. Технологическое обеспечение исполнения функции осуществляют отдел формирования, государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда Санкт-Петербурга (далее - отдел комплектования) Комитета, тел. (812) 576-54-13, (812) 576-54-14, тел. 271-41-07, 271-47-57.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 18 августа 2015 года распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 11 августа 2015 года N 35. - См. предыдущую редакцию)

2.1.3. Информация об Архивном комитете Санкт-Петербурга, в том числе об исполнении государственной функции, размещена на портале Администрации Санкт-Петербурга, раздел Архивный комитет Санкт-Петербурга www.gov.spb.ru;

электронный адрес Комитета: karchiv@ak.gov.spb.ru.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 18 августа 2015 года распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 11 августа 2015 года N 35. - См. предыдущую редакцию)

2.1.4. Информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Комитета, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения в разделе Комитета на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru); информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам Комитета;

по письменным обращениям;

по электронной почте Комитета: karchiv@ak.gov.spb.ru;

по электронной почте отдела комплектования Комитета: shesternina@karchiv.gov.spb.ru;

при личном обращении в Комитет.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 18 августа 2015 года распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 11 августа 2015 года N 35. - См. предыдущую редакцию)

2.1.5. Консультирование осуществляется по следующим вопросам:

о составе и формах: документов государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;

сводных документов государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;

организации работы по ведению документов государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, в том числе по методике заполнения документов государственного учета и сводных документов государственного учета;

описания архивных фондов государственных архивов в электронной форме (перечень элементов описания в формате ПК "Архивный фонд");

о периодичности и сроках представления в Комитет документов государственного учета.

2.1.6. При ответах на телефонные звонки сотрудники отделов подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок;

в случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде или назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов Комитета);

при информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Комитета;

при информировании по письменным обращениям сотрудник Комитета обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица;

при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении;

все обращения рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с момента их поступления.

2.1.7. Архивы информируются об исполнении государственной функции в указаниях по планированию работы и отчетности государственных учреждений Санкт-Петербурга, подведомственных Комитету, на год. Указания составляются Комитетом и направляются в адрес архивов ежегодно в начале IV квартала года, предшествующего планируемому периоду.