1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.3. Администрация Губернатора Санкт-Петербурга осуществляет документационное обеспечение деятельности Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга.
Установленные Инструкцией требования и порядок работы с документами являются обязательными при организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы) в части, касающейся документов, направляемых Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, а также в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга.
1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на Секретариат Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Секретариат).
1.5. В Администрации Губернатора Санкт-Петербурга устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:
в отделе документационного обеспечения Секретариата осуществляется подготовка, оформление, регистрация и рассылка правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга; прием документов, поступающих в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга; регистрация документов, адресованных Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернатору Санкт-Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, Аппарату Губернатора Санкт-Петербурга, Секретариату; рассмотрение документов, адресованных Губернатору Санкт-Петербурга, и направление их исполнителям по принадлежности вопросов; отправка исходящих документов; информационно-справочная работа по прохождению документов; техническое оформление (печатание) документов и их хранение;
в отделе координации и контроля Секретариата осуществляется контроль и анализ деятельности по исполнению правовых и организационных актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга (письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга и совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга), правовых актов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
в Управлении по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Управление по работе с обращениями граждан) осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
(Абзац в редакции, введенной в действие распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 23 ноября 2015 года N 45-ра. - См. предыдущую редакцию)
в Юридическом комитете Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - Юридический комитет) ведется работа по рассылке правовых актов, поступающих Губернатору Санкт-Петербурга, Правительству Санкт-Петербурга, в исполнительные органы, структурные подразделения Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - структурные подразделения) в соответствии с их компетенцией и иные организации (в зависимости от содержания поступающих правовых актов), а также работа по учету судебных дел;
в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям.
1.6. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, письменных и устных обращений граждан, контроль исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).
1.7. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.8. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливается в соответствии с правилами работы с документами "Для служебного пользования".
1.9. Работники Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - работники) несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, в случае утраты документов немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
(Абзац дополнительно включен распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 7 марта 2019 года N 7-ра)
1.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.