ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 29 мая 1995 года N 201

Об утверждении Временной
инструкции по делопроизводству
в правительстве Ленинградской области

(с изменениями от 15 января 1996 года)
_____________________________________________________
Утратило с1 января 1998 года  силу на основании
постановления губернатора Ленинградской области
от 30 декабря 1997 года N 534-пг
____________________________________________________

В целях совершенствования организации работы с документами в подразделениях правительства Ленинградской области и областных органах государственного управления

постановляю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июня 1995 года прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в правительстве Ленинградской области.

Ответственность за соблюдение сотрудниками подразделений правительства требований инструкции возложить на руководителей подразделений.

2. Руководителю департамента делопроизводства и информатизации (Черникову Ю.Б.) обобщить в декабре 1995 года практику работы с использованием Временной инструкции по делопроизводству, предложения по улучшению документа и представить на утверждение окончательный вариант инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области.

3. Рекомендовать главам районных и городских администраций области на основании Временной инструкции по делопроизводству в правительстве Ленинградской области обеспечить соблюдение в подведомственных структурах единых требований к делопроизводству.

4. Признать утратившими силу:

Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в исполкомах Ленинградского областного, городских и районных Советов народных депутатов, управлениях и отделах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, подведомственных исполкому областного Совета, утвержденную решением Леноблисполкома от 26 июля 1982 года N 331;

Инструкцию по делопроизводству в исполкоме Ленинградского областного Совета народных депутатов, утвержденную решением Леноблисполкома от 27 июля 1987 N 304;

распоряжение главы администрации области от 27 февраля 1992 года N 125-р "Об утверждении Временного положения о порядке подготовки официальных документов главы администрации Ленинградской области";

распоряжение главы администрации области от 2 июня 1992 года N 342-р "О порядке оформления и выполнения заказов на копировально-множительные работы";

распоряжение главы администрации области от 24 февраля 1993 года N 147-р "О порядке прохождения факс-документов в подразделениях администрации области".

5. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя губернатора Ленинградской области Кирсанова А.И.

Губернатор
                                           А.Беляков

Утверждена
постановлением правительства
Ленинградской области
от 29 мая 1995 года N 201

Временная инструкция
по делопроизводству в правительстве
Ленинградской области
(с изменениями от 15 января 1996 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера, письмами и обращениями граждан в подразделениях правительства Ленинградской области (далее правительство).

1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.92 N 1118-р), Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации (утверждена распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 29.11.93 N 1380), Устава Ленинградской области (принят законом Ленинградской области от 27.10.94 N 6-03), Положения о правительстве Ленинградской области (утверждено постановлением главы администрации Ленинградской области от 28.01.94 N 18) и учетом Регламента законодательного собрания Ленинградской области (закон Ленинградской области от 20.12.94 N 10/1-03).

1.3. Правила и порядок работы в подразделениях правительства с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.

1.4. Правила и порядок работы в подразделениях правительства с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", устанавливаются отдельной инструкцией.

1.5. Министерства и иные структурные подразделения правительства могут организовывать и вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых инструкций, не противоречащих настоящей инструкции. Самостоятельно разрабатываемые инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями структурных подразделений.

1.6. Документы правительства Ленинградской области являются областной собственностью, включаются в имущество правительства области.

1.7. Положения настоящей инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми (составляемыми) при помощи средств вычислительной техники.

Порядок передачи документов электронной почтой регулируется специальной инструкцией.

1.8. Правила и порядок работы с документами, предусмотренными настоящей инструкцией, обязательны для всех сотрудников подразделений, входящих в состав правительства области.

1.9. Сотрудники подразделений правительства несут персональную ответственность за соблюдение положений настоящей инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. В случае утраты документа руководитель подразделения назначает служебное расследование, по результатам которого на виновных налагаются взыскания.

1.10. Документы средствам массовой информации передаются структурными подразделениями правительства только через государственный комитет по средствам массовой информации и полиграфии.

1.11. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях правительства, соблюдение установленных сроков исполнения возлагается на их руководителей, которые определяют сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Функции ответственного за ведение делопроизводства в подразделении определяются должностной инструкцией этого сотрудника.

1.12. Передача документов и их копий из подразделений правительства работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.

1.13. При уходе сотрудника в отпуск, убытии в длительную командировку, увольнении или перемещении руководитель подразделения должен обеспечить передачу используемых в работе документов другому сотруднику.

1.14. В правительстве устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой:

1.14.1. В отделе обработки служебных документов департамента делопроизводства и информатизации ведется организационно-методическая и контрольная работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка проектов резолюций по исполнению служебных документов, адресованных губернатору Ленинградской области (далее - губернатор), председателю правительства, справочная работа по вопросам, связанным с делопроизводством.

1.14.2. В протокольном отделе департамента делопроизводства и информатизации (далее - протокольный отдел) осуществляется подготовка к выпуску, выпуск,регистрация и хранение областных законов, постановлений и распоряжений губернатора и правительства, решений и постановлений законодательного собрания, протоколов и стенограмм заседаний правительства и законодательного собрания, ведется справочно-информационная работа по принятым актам.

1.14.3. В канцелярии отдела обработки служебных документов (далее - канцелярия) осуществляется прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация и направление документов, адресованных губернатору, председателю правительства и их заместителям, министрам, другим руководителям структурных подразделений правительства, ведется справочная и информационная работа по состоянию исполнительской дисциплины.

1.14.4. В отделе обращений граждан комитета по правам человека (далее - отдел обращений) ведется делопроизводство по обращениям граждан и контроль за их рассмотрением, а также справочно-информационная работа.

1.14.5. В секторе правовой информации юридического комитета при правительстве (далее - юридический комитет) осуществляется регистрация правовых актов вышестоящих органов государственной власти, поступающих в правительство и законодательное собрание, подготовка проектов резолюций по их исполнению и справочная работа.

1.14.6. В отделе контроля исполнения распорядительных документов департамента делопроизводства и информатизации (далее отдел контроля) проводится аналитическая работа с целью обеспечения контрольной информацией губернатора и председателя правительства, осуществляется контроль сроков исполнения постановлений и распоряжений губернатора и правительства, а также служебных документов, имеющих указания о постановке на контроль, письменных поручений губернатора и председателя правительства, методическая работа по организации контроля исполнения в структурных подразделениях правительства.

1.14.7. В структурных подразделениях правительства, имеющих канцелярии, осуществляются прием, регистрация, рассмотрение и контроль за сроками исполнения документов, адресованных этим подразделениям, а также необходимая аналитическая и справочная работа.

1.15. Ответственность за компьютерное, техническое и программное обеспечение делопроизводства и электронной поисково-справочной системы несет отдел информатизации департамента делопроизводства и информатизации.

2. Документация правительства и законодательного
собрания

2.1. Основная управленческая деятельность правительства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

Перечень вопросов, по которым издаются и принимаются документы, устанавливается нормативными и иными актами Российской Федерации и Ленинградской области.

2.2. В департаменте делопроизводства и информатизации оформляются следующие основные виды нормативных актов и организационно-распорядительных документов:

областной закон

постановление

распоряжение

протокол

поручение

служебная записка

и другие.

2.2.1. В виде областных законов оформляются решения нормативного характера, принимаемые законодательным собранием области в установленном порядке.

2.2.2. В виде постановлений оформляются решения губернатора и правительства, носящие нормативный характер, издаваемые по вопросам, затрагивающим интересы области в целом и ее жителей, а также решения законодательного собрания по основным вопросам депутатской деятельности.

2.2.3. В виде распоряжений оформляются решения губернатора и правительства, председателя законодательного собрания, имеющие ограниченный срок действия и касающиеся ограниченного круга предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан.

2.2.4. В виде протоколов оформляются документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях правительства и законодательного собрания, комиссий, совещаниях, проводимых в правительстве.

2.2.5. В виде поручений оформляются конкретные указания губернатора и председателя правительства подразделениям, должностным лицам правительства, нижестоящим органам исполнительной власти или их руководителям.

2.2.6. В виде служебной записки оформляются документы, содержащие сведения о выполнении каких-либо поручений, информативного характера и т.п. и направляемые должностным лицом другому должностному лицу.

3. Общие правила подготовки и оформления
документов

3.1. Государственный стандарт

Документы, подготовленные в правительстве, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (М., 1990).

3.2. Бланки документов

3.2.1. Законы Ленинградской области, постановления и распоряжения законодательного собрания, постановления и распоряжения губернатора и правительства, служебные письма, документы, подлежащие направлению в сторонние организации, и резолюции оформляются, как правило, на бланках определенного образца, изготовленных типографским способом.

Макеты указанных бланков разрабатываются департаментом делопроизводства и информатизации на основании заявок соответствующих структурных подразделений.

3.2.2. Для издания нормативных актов и распорядительных документов используются бланки с названием "Закон". "Постановление", "Распоряжение" и т.п., которые заказываются, применяются, учитываются и хранятся в протокольном отделе.

3.2.3. Для служебной переписки применяются бланки для писем законодательного собрания, губернатора и его заместителей, правительства, структурных подразделений правительства, наличие бланка у которых предусмотрено в их положениях.

3.2.4. Бланки для писем губернатора и его заместителей, правительства заказываются и выдаются отделом обработки служебных документов под роспись в секретариаты губернатора и председателя правительства, приемные заместителей губернатора и председателя правительства и бюро подготовки документов с последующим отчетом об их использовании.

Министерства, комитеты, управления, отделы и другие структурные подразделения правительства получают указанные бланки для подготовки документов в приемных руководителей правительства - своих кураторов.

3.2.5. Макеты бланков для писем структурных подразделений правительства разрабатываются в подразделениях и утверждаются их руководителям по согласованию с отделом обработки служебных документов.

Макеты бланков для законодательного собрания разрабатываются организационным отделом законодательного собрания и согласовываются с отделом обработки служебных документов. Порядок использования, хранения и учета бланков определяется внутренними документами законодательного собрания.

Заказ на изготовление и получение бланка осуществляется через управление делами.

3.2.6. Право использования бланка министерства, комитета, другого структурного подразделения правительства их внутренними подразделениями и право подписи на нем определяются руководителем структурного подразделения правительства при утверждении положений и должностных инструкций.

3.2.7. Использование ксерокопий чистых бланков губернатора и его заместителей, законодательного собрания, правительства и его структурных подразделений запрещается.

3.2.8. Учет использования бланков для писем ведется по следующей форме: