ГУБЕРНАТОР ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 30 декабря 1997 года N 534-пг


Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Ленинградской области

(с изменениями на 21 января 2005 года)
____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления губернатора Ленинградской области
 от 29 декабря 2005 года N 253-пг
____________________________________________________________________

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1998 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - Инструкция).

2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции в органах исполнительной власти Ленинградской области возложить на их руководителей.

3. Руководителям структурных подразделений аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области до 1 февраля 1998 года назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и ознакомить (под роспись) работников подразделений с настоящей Инструкцией.

4. Рекомендовать руководителям областных подразделений федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Ленинградской области на основании требований настоящей Инструкции обеспечить единую систему делопроизводства в соответствующих органах исполнительной власти и органах местного самоуправления.

5. Управлению делами Правительства Ленинградской области до 1 февраля 1998 года изготовить по заявкам комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления необходимое количество экземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции.

6. Признать утратившим силу постановление Правительства Ленинградской области от 29 мая 1995 года N 201 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводсту в Правительстве Ленинградской области".

7. Контроль за исполнением требований Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области возложить на комитет по вопросам государственной службы и местного самоуправления при Губернаторе Ленинградской области.

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Ленинградской области  

(с изменениями на 21 января 2005 года)

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документами в органах исполнительной власти Ленинградской области.

Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера, рассмотрения обращений граждан в органах исполнительной власти Ленинградской области и их структурных подразделениях (далее структурные подразделения).

Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ленинградской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Ленинградской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в органах исполнительной власти Ленинградской области.

1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных служащих Ленинградской области (далее - работники).

Работники структурных подразделений ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.3. Организация и совершенствование информационного и документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств автоматизированной подготовки и обработки документов, внедрение и сопровождение информационных технологий, организационно-методическое руководство службами делопроизводства (ответственными за делопроизводство) структурных подразделений осуществляются департаментом делопроизводства комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления (далее - департамент делопроизводства).

По этим и другим вопросам организации документационного обеспечения департамент делопроизводства взаимодействует с органами исполнительной власти Ленинградской области, подразделениями Правительства, а также с областными подразделениями федеральных органов исполнительной власти и органами местного самоуправления Ленинградской области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в органах исполнительной власти Ленинградской области возлагается на их руководителей.

1.5. Ведение делопроизводства в подразделениях аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется службой делопроизводства (работником, ответственным за делопроизводство).

Руководитель структурного подразделения назначает из числа работников подразделения ответственного за делопроизводство в подразделении.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников службы делопроизводства (ответственного за делопроизводство) разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем подразделения.

1.6. На работников службы делопроизводства (ответственных за делопроизводство) подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

передача документов на рассмотрение (на доклад) руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - передача их непосредственно работнику ответственному исполнителю (далее - исполнитель);

учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

организация работы с письмами граждан;

подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив департамента делопроизводства;

выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;

проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

обеспечение сохранности находящихся в пользовании персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;

ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);

инструктаж вновь принятых работников и проведение с ними практических занятий по вопросам работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организация их учета;

учет печатей и штампов, используемых в подразделении.

1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, проектах других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.8. Передача работникам других организаций копий зарегистрированных документов, за исключением постановлений и распоряжений, допускается только по указанию (разрешению) руководителя структурного подразделения и по согласованию с начальником департамента делопроизводства, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, а также в учетных карточках.

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется только пресс-центром комитета по информации и печати, а также специально уполномоченными на то должностными лицами Правительства.

1.9. В случае утраты зарегистрированных в департаменте делопроизводства документов руководитель структурного подразделения обязан проинформировать департамент о факте утраты и провести служебное расследование.

1.10. В структурных подразделениях могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации документационного обеспечения (делопроизводства).

1.11. В структурных подразделениях Правительства, областных органах исполнительной власти, имеющих статус юридического лица, прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в государственный архив осуществляются самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Раздел 2. Подготовка и оформление законопроектов
для внесения в Законодательное собрание
Ленинградской области. Оформление  областных законов,
поступивших Губернатору для подписания
и обнародования

2.1. Подготовка проектов законов, предусмотренных для внесения Губернатором, Правительством в Законодательное собрание, осуществляется в соответствии с планами законопроектных работ Правительства Ленинградской области.

Координация работы по подготовке законопроектов и контроль за выполнением планов законопроектных работ Правительства осуществляются комитетом по вопросам государственной службы и местного самоуправления.

Для организации разработки законопроектов, носящих комплексный, межотраслевой характер, могут создаваться комиссии. В состав комиссий включаются работники структурных подразделений, представители областных подразделений федеральных органов государственной власти, общественных организаций, ученые (по согласованию).

Законопроекты, подготавливаемые структурными подразделениями, в обязательном порядке проходят процедуру согласований (визирования) в соответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции.

2.2. Для доклада Губернатору перед внесением законопроекта в Законодательное собрание представляются следующие документы:

проект закона;

пояснительная записка к проекту закона;

заключение юридического комитета о результатах юридической экспертизы законопроекта;

проект письма Губернатора в Законодательное собрание.

2.3. Пояснительная записка к проекту областного закона, как правило, должна содержать:

обоснование необходимости принятия законопроекта;

цели и задачи принятия законопроекта;

состояние законодательства в рассматриваемой сфере правового регулирования и место законопроекта в системе действующего законодательства;

финансово-экономическое обоснование (если реализация законопроекта не требует материальных и иных затрат, то это также отражается в записке);

ожидаемые социально-экономические последствия принятия законопроекта.

2.4. Законопроекты, имеющие отрицательное заключение вице-губернаторов, юридического комитета, либо получившие при согласовании (визировании) существенные замечания нередакционного характера, возвращаются исполнителю для доработки и устранения замечаний.

Для снятия внутренних противоречий по законопроектам, подготовленным в Правительстве, могут создаваться согласительные комиссии из работников подразделений. Состав комиссий и сроки доработки законопроекта определяются указанием вице-губернатора.

2.5. Принятые Законодательным собранием законы направляются для подписания и обнародования Губернатору через его аппарат после юридической экспертизы и полистного визирования председателем юридического комитета, с регистрацией в канцелярии.

2.6. Законы, подписанные Губернатором, передаются его аппаратом в комитет по вопросам государственной службы и местного самоуправления для их оформления к выпуску и опубликованию.

Копии законов направляются адресатам согласно указателю рассылки.

2.7. Подлинники областных законов после их выпуска вместе с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, и указателями рассылки находятся в протокольном секторе общего отдела департамента делопроизводства (далее - протокольный сектор) и в установленном порядке сдаются в архив.

Раздел 3. Подготовка и оформление проектов постановлений и
распоряжений Губернатора, Правительства
Ленинградской области

3.1. Постановлениями Губернатора оформляются решения Губернатора нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения о назначении на должность и освобождении от должности руководителей областных органов исполнительной власти, о награждении.

В форме распоряжений Губернатора принимаются решения Губернатора по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы Правительства.

В форме постановлений Правительства принимаются решения, принятые на заседании Правительства.

Порядок подготовки, согласования и внесения на рассмотрение заседания Правительства постановлений Правительства определяется Регламентом Правительства Ленинградской области.

В форме распоряжений Правительства принимаются решения Правительства по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы Правительства, подписываемые от имени Правительства первыми вице-губернаторами в соответствии с распределением обязанностей и полномочиями, данными Губернатором.

Проекты постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Ленинградской области вносятся исключительно органами исполнительной власти и структурными подразделениями аппарата управления.

Руководители органов местного самоуправления Ленинградской области, предприятий и организаций, расположенных на ее территории, могут инициативным порядком направить проекты нормативных актов в комитеты и другие структурные подразделения по принадлежности вопросов для выработки заключений и внесения в установленном порядке.