(в ред. Постановления Главы администрации РО от 19.07.1999 N 248)
1. Администрация области организует прием населения, рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан в пределах своей компетенции.
Письменные предложения, заявления и жалобы граждан, полученные по почте, регистрируются количественно сектором делопроизводства общего отдела, проставляется штампик и дата. В тот же день сотрудники службы писем и приема граждан получают в секторе делопроизводства корреспонденцию по количеству под роспись и проводят ее обработку и регистрацию.
В службе писем и приема граждан на лицевой стороне первого листа проставляется дата поступления письма и регистрационный номер.
Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема, принимаются должностным лицом, осуществляющим прием, и регистрируются службой писем и приема граждан.
Поступившие в адрес руководителей Администрации области письма с пометкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются сектором делопроизводства непосредственно в приемную руководителя, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается помощником руководителя в службу писем и приема граждан для регистрации и направления по принадлежности для рассмотрения.
Письменные обращения, передаваемые гражданами непосредственно в Администрацию области, принимаются службой писем и приема граждан.
В соответствии со статьей 3 Закона Российской Федерации от 05.03.92 N 2449-1 (ред. от 16.11.97) "О краевом, областном Совете народных депутатов и краевой, областной администрации" Администрация области не вправе самостоятельно принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти и управления или органов местного самоуправления.
2. В службе писем и приема граждан все письма проверяются на повторность поступления и регистрируются с использованием компьютерной техники. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.
По содержанию каждого обращения должностное лицо в службе писем и приема граждан определяет, кому из руководителей Администрации области направить его за подписью начальника службы писем для рассмотрения.
Сообщения авторам писем о том, куда направлены для рассмотрения их обращения, направляются за подписью начальника службы писем и приема граждан на формализованных бланках. Возможны и нестандартные обращения.
Не уведомляются, как правило, авторы писем, если:
- по содержанию письмо является некорректным или бессмысленным;
- отсутствует полный адрес заявителя.
Ежедневно, в 17.00 (или по утвержденному графику) помощники заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и должностные лица других структур получают письма по курируемым вопросам в службе писем и приема граждан под роспись, срочные обращения передаются незамедлительно.
Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в службу писем и приема граждан до передачи ведомству, которому поручено рассмотрение письма, не должен превышать 2 дней.
Не допускается передача материалов из одного структурного подразделения в другое, минуя службу писем и приема граждан.
Любая передача письменных предложений, заявлений и жалоб граждан производится под роспись.
При необходимости срочной передачи поручения или дела на доклад в течение дня специалист службы писем и приема граждан забирает его из соответствующей приемной и передает по назначению.
Рассмотренное обращение с подписанным ответом передается в службу писем и приема граждан помощниками заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и других руководителей или по их поручению непосредственными исполнителями.
3. Поступившие в Администрацию области обращения граждан из вышестоящих органов власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются службой писем и приема граждан с пометкой об этом Главе Администрации (Губернатору) области или его заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким вышестоящим органом или должностным лицом поручено рассмотрение письма.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым. Подготовленные ответы визируются всеми исполнителями.
4. Обращения к Главе Администрации (Губернатору) области, его заместителям передаются не позднее следующего дня на доклад соответствующим руководителям, которые определяют исполнителей и дают необходимые поручения.
5. На доклад Главе Администрации (Губернатору) области передаются обращения, содержащие общественнозначимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), а также по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и Вооруженных Сил. Письма, передаваемые на доклад Губернатору, непосредственно определяются начальником службы писем и приема граждан.
Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных Главой Администрации (Губернатором) области по обращениям граждан, осуществляется его заместителями, руководителями структурных подразделений. Контроль по срокам и фактическому исполнению осуществляет служба писем и приема граждан.
Помощник заместителя Губернатора (исполнитель) готовит ответ заявителю и в вышестоящие органы и при необходимости - информацию Главе Администрации (Губернатору) области за подписью заместителя Губернатора с четким докладом по существу затронутых вопросов или, если вопрос не решен полностью, с предложением о продлении срока исполнения. В случае выявления фактов нарушения конституционных прав заявителя, информируют о принятых мерах к виновным и принесении заявителю извинения. В ответе в вышестоящие органы и информации указывается, что заявителю сообщено письменно о результатах рассмотрения, информация визируется лицами, указанными в поручении, и передается помощником заместителя Губернатора в службу писем и приема граждан Администрации области, а затем начальник службы передает их в секретариат Губернатора.
Подписанные Губернатором ответы или информации с резолюцией Губернатора передаются секретариатом Губернатора в соответствующую приемную заместителя Губернатора, а затем передаются помощникам в службу писем и приема граждан для отправки адресатам, отметки в компьютере и снятия с контроля.
Персональную ответственность за сохранность материалов дела несет исполнитель, указанный первым в поручении.