ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ВВОДУ В БАЗУ ДАННЫХ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПОЛНОТЕКСТОВЫХ НОРМАТИВНО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
1. Структура кода файлов распоряжений, постановлений, решений Думы. Файлам нормативно - распорядительных документов, подготовленным в машбюро, переданным в протокольной сектор контрольного отдела или в организационный отдел работниками машбюро, протокольного сектора или организационного отдела должны быть присвоены имена в соответствии со следующей структурой:
Структура кода:
DNNNNNL.XXX, где
D - тип документа;
NNNNN - порядковый номер документа для каждой из ПЭВМ и каждого типа документа;
L - буква, идентифицирующая ПЭВМ машбюро (a, b, c, d, e);
ПЭВМ протокольного сектора (p);
ПЭВМ организационного отдела (r);
XXX - расширение имени файла (txt, doc, xls и пр.).
Возможные типы документов:
r - распоряжение мэра;
p - постановление мэра;
d - решения Думы;
g - приложение к распоряжению, постановлению или решению Думы.
Например: r00012а.txt - имя файла распоряжения, подготовленного под N 12 на ПЭВМ "a" машбюро;
D000036с.txt - имя файла решения Думы, подготовленного под N 36 на ПЭВМ "a" машбюро;
g00341Ь.txt - имя файла приложения к распоряжению, постановлению или решению Думы, подготовленного на ПЭВМ "b" машбюро под N 341;
р00026р.txt - имя файла постановления, записанного в протокольном секторе под N 26;
d00123r.doc - имя файла решения Думы, записанного в организационном отделе под N 123.
2. Порядок проведения работ в машбюро.
2.1. Все подготовленные в машбюро проекты нормативно - распорядительных документов должны быть зарегистрированы в машбюро в специальных журналах для каждой из ПЭВМ по форме, приведенной в таблице 1.