┌══════┬══════┬═══┬═══════════┬═════════════┬═════════┬═════════‰
│ Дата │ Кто │ О │ Имена │ Подпись │Отметка о│ Дата │
│посту-│подго-│чем│ файлов │ работника │ возврате│включения│
│пления│товил │ │документа и│протокольного│ │ в БД, │
│доку- │ │ │ его │ сектора, │ │Регистра-│
│мента │ │ │ приложений│проверившего │ │ционный │
│ │ │ │ │ документ на │ │ номер │
│ │ │ │ │достоверность│ │документа│
├══════┼══════┼═══┼═══════════┼═════════════┼═════════┼═════════┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└══════┴══════┴═══┴═══════════┴═════════════┴═════════┴═════════…
3.5. Если документ возвращен на доработку после рассмотрения мэром (главой городского самоуправления), в журнале регистрации (табл. 2) в графе "Отметка о возврате" записывается дата возврата и делается пометка о предполагаемом сроке возврата доработанного документа.
3.6. Все нормативно - распорядительные документы, подписанные мэром (главой городского самоуправления), подлежат регистрации в БД документооборота "Гран - Док". Файлы текстов документов и соответствующих приложений перед регистрацией документов в БД должны быть проверены на соответствие текстам документов на бланках. В журналах регистрации нормативно - распорядительных документов работник протокольного сектора или организационного отдела, проверивший документ на достоверность, ставит свою подпись и указывает дату проверки.
Если при проверке файлов документов выявляются несоответствия текстам документов, работник протокольного сектора или организационного отдела должен самостоятельно внести изменения в файлы документов и их приложения.
3.7. Для включения в БД "Гран-Док" полнотекстовых документов работник протокольного сектора или организационного отдела в окне "Объекты для документов" (командная кнопка "Исходные документы" автоматизированной системы документооборота "Гран-Док") создает папки "Распоряжение", "Постановление", "Решение", "Приложения", в которые помещаются соответствующие файлы. Для просмотра и печати текстов документов, при обращении к ним, происходит их загрузка в редактор, в котором они были подготовлены.
3.8. Работник протокольного сектора, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран - Док" распоряжений, постановлений мэра из директорий сервера POST, RASP, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов распоряжений, постановлений мэра в протокольном секторе.
Работник организационного отдела, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран - Док" решений городской Думы из директорий сервера DUM, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов решений Думы БД в организационном отделе.
Файлы документов, которые были возвращены на доработку, удаляются с сервера работником протокольного сектора или организационного отдела ежемесячно, но не позднее чем через 1 месяц после даты возврата документа.
Начальник управления
информатизации
А.Ю.ГУБОВ
Вице-мэр
Ю.В.ВОЛКОВ