МЭР ГОРОДА ИРКУТСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 21 мая 1998 года N 031-10-417/8

О вводе в базу данных документооборота полнотекстовых нормативно-распорядительных документов

(с изменениями на 10 июня 1999 года)

(в ред. распоряжений мэра от 26.08.1998 N 031-10-855/8, от 10.06.1999 N 031-10-551/9)

Во пополнение программы создания информационной системы города Иркутска (ИС-ГИ), утвержденной постановлением мэра города N 34/255 от 14.03.1997, руководствуясь ст. 6 Федерального Закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", ст.ст. 24, 25 Устава городского самоуправления в г. Иркутске, в соответствии с распоряжением мэра города Иркутска N 031-10-1640/7 от 23.10.1997 "О вводе в промышленную эксплуатацию автоматизированной системы документооборота":

1. Ввести в администрации г. Иркутска с 01.06.1998 сроком на 2 месяца в опытную эксплуатацию систему ведения полнотекстовых нормативно - справочных документов в рамках автоматизированной системы ведения делопроизводства "Гран - Док".

2. Протокольному сектору (Елесина) с 01.06.1998 вносить в базу данных документооборота "Гран - Док" тексты постановлений, распоряжений мэра города.

3. Организационному отделу (Курчинская) с 01.06.1998 регистрировать решения городской Думы, вносить в базу данных документооборота "Гран - Док" тексты решений городской Думы.

4. Начальнику машбюро Казанцевой Г.П. обеспечить хранение файлов текстов постановлений, распоряжений мэра, решений городской Думы и соответствующих приложений, внесение в них всех поступающих изменений с использованием локальной вычислительной сети.

5. Руководителям структурных подразделений администрации города, предприятиям и организациям, печатающим проекты распоряжений, постановлений мэра города, решения городской Думы, минуя машбюро городской администрации, после согласования проектов с соответствующими должностными лицами обеспечить представление в протокольный сектор контрольного отдела проектов распоряжений, постановлений мэра и приложений к ним, в организационный отдел - проектов решений Думы и приложений к ним на электронных носителях для копирования.

6. Протокольному сектору (Елесина), организационному отделу (Курчинская) не принимать проекты нормативно - распорядительных документов без соответствующего текста на электронном носителе.

7. Утратил силу. - Распоряжение мэра от 10.06.1999 N 031-10-551/9.

8. Утвердить технологическую инструкцию по вводу в базу данных документооборота полнотекстовых нормативно - распорядительных документов (приложение 2).

9. Управлению информатизации (Губов) организовать - хранение электронных копий проектов распоряжений, постановлений мэра, решений городской Думы в вычислительной сети с ограниченным доступом;

- обучение в период опытной эксплуатации специалистов протокольного сектора контрольного отдела, организационного отдела работе с полнотекстовыми документами в системе автоматизированного документооборота "Гран - Док".

10. Хозяйственному управлению (Кваша) в срок до 25.05.1998 обеспечить:

- изготовление печати организационного отдела для удостоверения подлинности копий решений городской Думы;

- установку охранной сигнализации в кабинете, предназначенном для хранения оригиналов решений городской Думы.

11. Признать утратившими силу пп. 4, 5.1. распоряжения мэра г. Иркутска N 489-Р от 07.04.1997 "Об изменениях в технологии ведения базы данных постановлений, распоряжений мэра города, решений городской Думы".

12. Контрольному отделу (Газатдинова) внести информационную справку в оригиналы распоряжений мэра г. Иркутска N 489-р от 07.04.1997 и N 773-Р от 30.05.1997 о дате внесения в них изменений и дополнений.

13. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата мэра Войцехович Е.Е.

И.о. мэра г. Иркутска
Ю.В.ВОЛКОВ

Приложение N 1
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 21 мая 1998 года
N 031-10-417/8

Приложение N 1 утратило силу. - Распоряжение мэра от 10.06.1999 N 031-10-551/9.

Приложение N 2
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 21 мая 1998 года
N 031-10-417/8

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ВВОДУ В БАЗУ ДАННЫХ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПОЛНОТЕКСТОВЫХ НОРМАТИВНО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

1. Структура кода файлов распоряжений, постановлений, решений Думы. Файлам нормативно - распорядительных документов, подготовленным в машбюро, переданным в протокольной сектор контрольного отдела или в организационный отдел работниками машбюро, протокольного сектора или организационного отдела должны быть присвоены имена в соответствии со следующей структурой:

Структура кода:

DNNNNNL.XXX, где

D - тип документа;

NNNNN - порядковый номер документа для каждой из ПЭВМ и каждого типа документа;

L - буква, идентифицирующая ПЭВМ машбюро (a, b, c, d, e);

ПЭВМ протокольного сектора (p);

ПЭВМ организационного отдела (r);

XXX - расширение имени файла (txt, doc, xls и пр.).

Возможные типы документов:

r - распоряжение мэра;

p - постановление мэра;

d - решения Думы;

g - приложение к распоряжению, постановлению или решению Думы.

Например: r00012а.txt - имя файла распоряжения, подготовленного под N 12 на ПЭВМ "a" машбюро;

D000036с.txt - имя файла решения Думы, подготовленного под N 36 на ПЭВМ "a" машбюро;

g00341Ь.txt - имя файла приложения к распоряжению, постановлению или решению Думы, подготовленного на ПЭВМ "b" машбюро под N 341;

р00026р.txt - имя файла постановления, записанного в протокольном секторе под N 26;

d00123r.doc - имя файла решения Думы, записанного в организационном отделе под N 123.

2. Порядок проведения работ в машбюро.

2.1. Все подготовленные в машбюро проекты нормативно - распорядительных документов должны быть зарегистрированы в машбюро в специальных журналах для каждой из ПЭВМ по форме, приведенной в таблице 1.

Таблица 1

2.2. Все изменения нормативно-распорядительных документов и соответствующих приложений, поступающие в машбюро, работниками машбюро вносятся в файлы, соответствующие данному документу.

2.3. Имя файла распоряжения или постановления мэра, решения городской Думы, соответствующих приложений, работник машбюро, подготовивший документ, печатает в левом нижнем углу последнего листа.

(в ред. распоряжения мэра от 26.08.1998 N 031-10-855/8)

2.4. Файлы нормативно - распорядительных документов с соответствующими приложениями хранятся в специально выделенной области сервера в директориях POST, RASP, DUM, PRIL.

3. Порядок проведения работ в протокольном секторе и организационном отделе.

3.1. Файлы распоряжений, постановлений мэра и соответствующие приложения, подготовленные минуя машбюро, на электронном носителе передаются в протокольный сектор контрольного отдела вместе с проектами документов, подготовленными на подпись мэру.

3.2. Файлы решений городской Думы и соответствующие приложения, подготовленные минуя машбюро, на электронном носителе передаются в организационный отдел вместе с проектами документов, подготовленными на подпись главе городского самоуправления.

3.3. Работник протокольного сектора или организационного отдела просматривает файлы документов и их приложений на достоверность, копирует их в специальную область сервера в директории POST, RASP, DUM, PRIL с именами, присвоенными в соответствии с п. 1. настоящей инструкции.

На листе согласования документа работник протокольного сектора или организационного отдела записывает имя файла документа и имена файлов его приложений, ставит свою подпись. Дискета возвращается владельцу.

Работник протокольного сектора или организационного отдела вправе не принимать проекты документов для передачи на подпись мэру или главе городского самоуправления, если при антивирусной проверке файлов на электронном носителе обнаружит, что они поражены компьютерными вирусами.

(Абзац 3 введен распоряжением мэра от 26.08.1998 N 031-10-855/8)

3.4. Все поступающие на подпись мэру (главе городского самоуправления) нормативно - распорядительные документы регистрируются в журнале "Регистрация проектов распоряжений, постановлений мэра" - для протокольного сектора или "Регистрация проектов решений Думы" - для организационного отдела по форме, приведенной в таблице 2.

Таблица 2

3.5. Если документ возвращен на доработку после рассмотрения мэром (главой городского самоуправления), в журнале регистрации (табл. 2) в графе "Отметка о возврате" записывается дата возврата и делается пометка о предполагаемом сроке возврата доработанного документа.

3.6. Все нормативно - распорядительные документы, подписанные мэром (главой городского самоуправления), подлежат регистрации в БД документооборота "Гран - Док". Файлы текстов документов и соответствующих приложений перед регистрацией документов в БД должны быть проверены на соответствие текстам документов на бланках. В журналах регистрации нормативно - распорядительных документов работник протокольного сектора или организационного отдела, проверивший документ на достоверность, ставит свою подпись и указывает дату проверки.

Если при проверке файлов документов выявляются несоответствия текстам документов, работник протокольного сектора или организационного отдела должен самостоятельно внести изменения в файлы документов и их приложения.

3.7. Для включения в БД "Гран-Док" полнотекстовых документов работник протокольного сектора или организационного отдела в окне "Объекты для документов" (командная кнопка "Исходные документы" автоматизированной системы документооборота "Гран-Док") создает папки "Распоряжение", "Постановление", "Решение", "Приложения", в которые помещаются соответствующие файлы. Для просмотра и печати текстов документов, при обращении к ним, происходит их загрузка в редактор, в котором они были подготовлены.

3.8. Работник протокольного сектора, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран - Док" распоряжений, постановлений мэра из директорий сервера POST, RASP, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов распоряжений, постановлений мэра в протокольном секторе.

Работник организационного отдела, ответственный за включение полнотекстовых документов, ежедневно производит удаление файлов утвержденных и зарегистрированных в БД "Гран - Док" решений городской Думы из директорий сервера DUM, PRIL на основе информации журнала регистрации проектов решений Думы БД в организационном отделе.

Файлы документов, которые были возвращены на доработку, удаляются с сервера работником протокольного сектора или организационного отдела ежемесячно, но не позднее чем через 1 месяц после даты возврата документа.

Начальник управления
информатизации
А.Ю.ГУБОВ

Вице-мэр
Ю.В.ВОЛКОВ