Согласование проекта документа
Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только проект документа.
Участники согласования могут указывать принятое решение, установив переключатель на одно из значений группы "Решение": "Согласовано", "Согласовано с замечаниями", "Не согласовано".
Раздел "Содержание" обязателен для заполнения независимо от решения, принятого участником согласования. После присоединения файла проекта документа каждый ЛС будет содержать оригинальный вариант, что позволит исключить возможность несанкционированного доступа к проекту основного документа, искажения информации или утраты его.
Поле "Комментарий" обязательно для заполнения, если участник согласования сохраняет визу с вариантом "Согласовано с замечаниями" или "Не согласовано".
Инициаторами отправки документа на согласование могут являться автор проекта или делопроизводитель и пользователь, имеющий редакторский доступ к проекту документа.
Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.
Согласование может быть параллельным, последовательным и комбинированным.
При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. В случае если кто-либо из участников не поставил на документе свою визу в установленный срок согласования, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - инициатором процесса.
При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭД допускаются различные сценарии последовательного согласования, которыми определяется порядок действий в следующих случаях:
время согласования превышено данным участником (послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику; передать следующему участнику согласования или не передавать);
поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору; остановить процесс согласования или продолжить его).
Комбинированное согласование, по сути, есть последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть один участник или группа участников.
В случае если в ОИВ или подведомственных им организациях принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде шаблона согласования. При выборе того или иного шаблона согласования параметры согласования задаются автоматически.
В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования, по завершении процесса может быть инициирован новый процесс согласования.