11. Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.
12. НТД включается в состав архивного фонда органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - орган), подлежит хранению в архиве (техническом архиве) органа в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями с указанием сроков хранения.
_______________
Пункты 2.3, 2.6 Правил, утвержденных приказом N 526.
Часть 1 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ.
13. НТД поступает в архив органа на основании и в соответствии с договором (государственным, муниципальным контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.
14. Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.
15. В процессе приема документов на хранение архив проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями электронных документов, или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.
При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.
16. Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.
17. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы, установленные Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, а также пунктом 49 Правил.
_______________
Пункты 3.5 и 3.6 Правил, утвержденных приказом N 526.
18. Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):
инвентарный (архивный) номер;
дата регистрации;
номер и дата договора (контракта);
автор (разработчик) документа;
обозначение документа;
наименование документа;
число листов для документов на бумажном носителе;
количество файлов и объем в Мб для электронных документов;
формат;
основание поступления документов в архив;
количество изготовленных копий;
дата выбытия документа;
основание выбытия документа.
19. Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения.