5. Для реализации задач, предусмотренных настоящим положением, Секретариат осуществляет следующие функции:
1) в сфере документационного обеспечения деятельности первого заместителя Председателя Правительства:
- прием, обработка и регистрация в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") документов, направленных в адрес первого заместителя Председателя Правительства и не зарегистрированных в центральной картотеке системы "Дело";
- предварительное ознакомление с входящей корреспонденцией, определение срочности ее исполнения и разработка предложений по своевременной реализации:
поручений (резолюций) Губернатора Калининградской области или уполномоченного им лица;
поручений, указаний и рекомендаций федеральных органов исполнительной власти, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;
докладов и обращений членов Правительства Калининградской области, иных руководителей органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства, руководителей органов местного самоуправления, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;
обращений граждан, представителей общественных объединений и иных организаций;
иных входящих документов, поступивших в адрес первого заместителя Председателя Правительства;
- внесение информации, содержащейся в поручениях (резолюциях) первого заместителя Председателя Правительства, в соответствующие электронные регистрационные карточки документов в системе "Дело";
- направление документов на рассмотрение и исполнение должностным лицам в соответствии с поручениями (резолюциями) первого заместителя Председателя Правительства;
- проверка служебных (докладных) записок по исполнению поручений (резолюций) первого заместителя Председателя Правительства на соответствие требованиям Регламента Правительства Калининградской области, утвержденного постановлением Правительства Калининградской области от 24 июня 2011 года N 450 (далее - Регламент Правительства Калининградской области), правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области, установленных постановлением Правительства Калининградской области от 16 февраля 2017 года N 61 (далее - правила делопроизводства), и инструкции по делопроизводству в Правительстве Калининградской области, утвержденной постановлением Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 года N 180 (далее - инструкция по делопроизводству);
- подготовка проектов поручений (резолюций) по итогам совещаний, встреч, визитов, приемов и других мероприятий, проводимых первым заместителем Председателя Правительства;
- подготовка совместно с органами исполнительной власти и структурными подразделениями аппарата Правительства, координацию работы которых осуществляет первый заместитель Председателя Правительства, аналитических, справочных материалов, а также материалов к докладам и выступлениям для мероприятий с участием первого заместителя Председателя Правительства;