ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 февраля 2017 года N 61
Об установлении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Правительства Калининградской области от 25.07.2023 N 346, вступившего в силу со дня его официального опубликования (опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru - 26.07.2023).
____________________________________________________________________
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Калининградской области
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Установить правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области согласно приложению.
2. Постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
Временно исполняющий обязанности
Губернатора Калининградской области
А.А. Алиханов
Приложение
к постановлению
Правительства
Калининградской области
от 16 февраля 2017 года N 61
ПРАВИЛА делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области (далее - органы исполнительной власти) в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
2. Требования настоящих правил распространяются на делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.
3. Организация и ведение делопроизводства осуществляются структурным подразделением органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за делопроизводство в других структурных подразделениях органа исполнительной власти (далее - служба делопроизводства).
4. Действие настоящих правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
5. Орган исполнительной власти на основе настоящих правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом органа исполнительной власти по согласованию с органом исполнительной власти в области архивного дела.
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Калининградской области утверждается постановлением Правительства Калининградской области.
Глава 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
6. Для целей настоящих правил используются следующие термины и определения:
архив органа исполнительной власти - структурное подразделение органа исполнительной власти, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органе исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
сканирование документа - получение электронной копии документа;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Глава 3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
7. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.
8. Бланки органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
9. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
10. Образцы бланков и электронные шаблоны документов в органе исполнительной власти утверждаются правовым актом органа исполнительной власти.
Образцы бланков и электронные шаблоны документов, используемых в Правительстве Калининградской области, утверждаются правовым актом Правительства Калининградской области.
11. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
1) герб Калининградской области;
2) наименование органа исполнительной власти;
3) наименование структурного подразделения органа исполнительной власти;
4) наименование должности;
5) справочные данные об органе исполнительной власти;
6) наименование вида документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
10) место составления (издания) документа;
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) адресат;
13) гриф утверждения документа;
14) указания по исполнению документа (резолюция);
15) заголовок к тексту;
16) текст документа;
17) отметка о контроле;
18) отметка о приложении;
19) подпись;
20) отметка об электронной подписи;
21) гриф согласования документа;
22) виза;
23) печать;
24) отметка о заверении копии;
25) отметка об исполнителе;
26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
27) отметка о поступлении документа;
28) ссылка на документ.
12. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
13. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти.
Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Глава 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
14. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация.
15. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
16. Документы, поступающие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, направляются исполнителям, исполняются и помещаются в дела.
