АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 ноября 2020 года N 208-р
Об утверждении инструкции по ведению делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах
(с изменениями на 2 августа 2023 года)
(в ред. Распоряжений Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 04.12.2020 N 223-р, от 29.12.2020 N 239-р, от 11.06.2021 N 88-р, от 31.03.2022 N 36-р, от 02.08.2023 N 109-р)
В целях установления единого порядка делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах согласно приложению к настоящему Распоряжению.
2. Руководителям органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа ознакомить работников с настоящим Распоряжением.
3. Управлению делами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа опубликовать настоящее Распоряжение в газете "Град Петра и Павла" и разместить на официальном сайте администрации Петропавловск-Камчатского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Глава
Петропавловск-Камчатского
городского округа
К.В.БРЫЗГИН
Приложение
к Распоряжению администрации
Петропавловск-Камчатского
городского округа
от 13.11.2020 N 208-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА И ЕЕ ОРГАНАХ
(в ред. Распоряжений Администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 04.12.2020 N 223-р, от 29.12.2020 N 239-р, от 11.06.2021 N 88-р, от 31.03.2022 N 36-р, от 02.08.2023 N 109-р)
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по ведению делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и передаче документов в архив органа администрации.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71.
1.3. Инструкция устанавливает единый порядок делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - администрация) и ее органах (далее - органы администрации) и обязательна для исполнения всеми работниками администрации и органов администрации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку и хранение.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций в администрации, органах администрации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ).
1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в администрации, органах администрации о предоставлении информации о деятельности администрации, органа администрации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в органе администрации осуществляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство, назначенным руководителем органа администрации (далее - делопроизводитель).
1.9. На делопроизводителей в органах администрации возлагаются следующие должностные обязанности:
1.9.1 принятие документов, поступивших и направленных в орган администрации;
1.9.2 подготовка проектов указаний руководителя органа администрации по исполнению документов;
1.9.3 передача документов на рассмотрение руководителю органа администрации и после получения соответствующих указаний по исполнению - работнику органа администрации (далее - исполнитель);
1.9.4 регистрация в установленном Инструкцией порядке исходящих документов органа администрации, проверка правильности их оформления и передача на отправку в Управление делами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Управление делами);
1.9.5 контроль прохождения документов в органе администрации;
1.9.6 ведение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
1.9.7 внесение информации о результатах исполнения документов в электронную регистрационную карточку автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства администрации (далее - СЭД);
1.9.8 подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в установленном Инструкцией порядке;
1.9.9 проведение инструктажа вновь принятых в орган администрации работников по вопросам организации работы с документами;
1.9.10 получение и передача исполнителям подлинников документов в случаях, установленных Инструкцией;
1.9.11 хранение бланков органа администрации, контроль за их использованием;
1.9.12 иные функции в соответствии с актами органа администрации.
1.10. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах администрации возлагается на руководителя органа администрации либо на лицо, исполняющее его обязанности.
1.11. Участвующие в исполнении указанных документов работники органа администрации вправе их направить для сведения (ознакомления) иному работнику органа администрации, ранее не участвовавшему в их исполнении.
1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения руководителя органа администрации либо лица, исполняющего его обязанности.
1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники органа администрации обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю органа администрации или иному работнику по указанию руководителя органа администрации с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, возвратить в архив.
При смене делопроизводителя органа администрации составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.14. Утверждение или внесение изменений в Инструкцию осуществляется в форме распоряжения администрации Петропавловск-Камчатского городского округа после согласования с Агентством записи актов гражданского состояния и архивного дела Камчатского края.
2. Основные понятия
2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
2.1.1 документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2.1.2 документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
2.1.3 документ - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;
2.1.4 копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
2.1.5 подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
2.1.6 реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
2.1.7 регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
2.1.8 делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах администрации;
2.1.9 дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа администрации;
2.1.10 номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе администрации, с указанием сроков их хранения;
2.1.11 экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Петропавловск-Камчатского городского округа;
2.1.12 электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
2.1.13 электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
2.1.14 электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
2.1.15 электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
