АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 октября 2023 года N 156-р
Об утверждении инструкции по ведению делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах
В целях установления единого порядка делопроизводства и внедрения государственной информационной системы Камчатского края "Единая система электронного документооборота Камчатского края" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах
1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах согласно приложению к настоящему Распоряжению.
2. Признать утратившим силу:
2.6 Распоряжение администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 02.08.2023 N 109-р "О внесении изменений в Распоряжение администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 13.11.2020 N 208-р "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах".
3. Руководителям органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа ознакомить работников с настоящим Распоряжением.
4. Настоящее Распоряжение вступает в силу с 01.01.2024.
5. Управлению делами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа разместить настоящее Распоряжение на официальном сайте администрации Петропавловск-Камчатского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Глава
Петропавловск-Камчатского
городского округа К.В.БРЫЗГИН
Приложение
к Распоряжению администрации
Петропавловск-Камчатского
городского округа
04.10.2023 N 156-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОПАВЛОВСК-КАМЧАТСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА И ЕЕ ОРГАНАХ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по ведению делопроизводства в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и ее органах (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и документооборота, документационного обеспечения, создания и оформления правовых актов и документов, порядок работы с документами в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - администрация) и ее органах (далее - органы администрации), единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации несекретных документов и порядок документооборота в процессе осуществления функций по обеспечению деятельности администрации и органов администрации и обязательна для исполнения всеми работниками администрации и органов администрации.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 25.12.2020 N 199.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида их носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, обработку, хранение и использование документов, контроль хода и результатов исполнения документов, рассмотрение обращений физических и юридических лиц, разработку и принятие правовых актов. В целях автоматизации делопроизводства используется государственная информационная система Камчатского края "Единая система электронного документооборота Камчатского края" (далее - ЕСЭД). Приказом Министерства цифрового развития Камчатского края от 01.09.2021 N "Об утверждении регламентных документов по работе в государственной информационной системе Камчатского края "Единая система электронного документооборота Камчатского края" определяются особенности эксплуатации ЕСЭД, виды и группы документов, особенности взаимодействия участников ЕСЭД, создание, визирование, подписание и регистрацию документов и проектов документов, работу с поручениями, применение электронной подписи и другие вопросы, связанные с работой в ЕСЭД.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну, а также на сообщения, обращения, поступившие на платформу обратной связи на базе Единого портала государственных услуг и в информационно-аналитической системе "Камчатка в порядке".
1.5. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращени(е)я гражданин(а), организаци(и)й), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций в администрации, органах администрации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ) и настоящей Инструкцией.
1.6. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в администрации, органах администрации о предоставлении информации о деятельности администрации, органа администрации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и настоящей Инструкцией.
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и настоящей Инструкцией.
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в администрации, органе администрации осуществляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство, назначенным заместителем главы администрации - руководителем Управления делами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа или руководителем соответствующего органа администрации (далее - делопроизводитель).
1.8. На делопроизводителей в администрации и органах администрации возлагаются следующие должностные обязанности:
1.8.1 принятие документов, адресованных администрации, главе Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - глава городского округа), первому заместителю главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - первый заместитель главы), заместителям главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - заместители главы), руководителю Управления делами, руководителю органа администрации (далее - при совместном упоминании - уполномоченные должностные лица администрации) и(или) направленных им на исполнение;
1.8.2 подготовка проектов указаний уполномоченных должностных лиц администрации по исполнению документов;
1.8.3 передача документов на рассмотрение уполномоченных должностных лиц администрации и после получения соответствующих указаний по исполнению - работнику органа администрации (далее - исполнитель);
1.8.4 регистрация в установленном Инструкцией порядке исходящих документов главы городского округа, администрации и соответствующих органов администрации, проверка правильности их оформления и передача на отправку в Управление делами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Управление делами);
1.8.5 контроль прохождения документов в администрации, органе администрации;
1.8.6 ведение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
1.9.7 внесение информации о результатах исполнения документов в электронную регистрационную карточку ЕСЭД;
1.9.8 подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в установленном Инструкцией порядке;
1.9.9 проведение инструктажа вновь принятых в орган администрации работников по вопросам организации работы с документами;
1.9.10 получение и передача исполнителям подлинников документов в случаях, установленных Инструкцией;
1.9.11 иные функции в соответствии с правовыми актами органа администрации.
1.10. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах администрации возлагается на руководителя органа администрации либо на лицо, исполняющее его обязанности.
1.11. Участвующие в исполнение документов заместители руководителя органа администрации, начальники отделов органа администрации, заместители начальников отделов органов администрации вправе их перенаправить для исполнения или ознакомления иному работнику органа администрации, ранее не участвовавшему в их исполнении, в порядке подчиненности.
1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения руководителя органа администрации либо лица, исполняющего его обязанности.
1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники органа администрации обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю или иному работнику по указанию руководителя органа администрации с соответствующей с соответствующей фиксацией в карточке ЕСЭД, а дела, полученные во временное пользование из архива, возвратить в архив.
При смене делопроизводителя органа администрации составляется акт приема-передачи документов и дел.
2. Основные понятия
2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
2.1.1 документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
2.1.2 документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
2.1.3 документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
2.1.4 копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
2.1.5 подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
2.1.6 реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
2.1.7 регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
2.1.8 делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах администрации;
