АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 19 августа 2020 года N 14
О совершенствовании архивного дела в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области
(с изменениями на 10 марта 2022 года)
(в ред. Приказов Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 30.04.2021 N 12, от 13.12.2021 N 22, от 10.03.2022 N 3)
В соответствии со статьей 4 Закона Омской области "Об архивном деле в Омской области", пунктом 1.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43, в целях совершенствования делопроизводства и архивного дела, обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности Правительства Омской области, Аппарата Губернатора и Правительства Омской области, для своевременного составления описей документов постоянного хранения и по личному составу, их качественной обработки и оперативного использования:
1. Утвердить:
1) Положение об архиве фонда "Правительство Омской области" (приложение N 1);
2) Положение об экспертной комиссии Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (приложение N 2);
3) Состав экспертной комиссии Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (приложение N 3).
2. Признать утратившим силу приказ Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 24 мая 2016 года N 16 "О совершенствовании архивного дела в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области".
Руководитель Аппарата Губернатора
и Правительства Омской области
А.Д.Марухина
Приложение N 1
к приказу Аппарата Губернатора
и Правительства Омской области
от 19 августа 2020 г. N 14
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве фонда "Правительство Омской области"
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (далее - Аппарат) и составляющих архив фонда "Правительство Омской области" (далее - Архив), состав документов Архива, иные вопросы, связанные с деятельностью Архива.
2. Архив создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на государственное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - государственный архив), источником комплектования которого является Аппарат, а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Аппарата, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.
3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с федеральным и областным законодательством об архивном деле, иными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.
4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в государственный архив.
5. Лицом, ответственным за ведение Архива, является главный специалист отдела документооборота управления информационно-технического обеспечения и документооборота Аппарата, осуществляющий свою деятельность в соответствии с должностным регламентом.
6. Адрес местонахождения документов Архива: 644002, Омская область, г. Омск, ул. Красный Путь, дом 1.
II. Состав документов, поступающих на хранение в Архив
7. В состав документов, поступающих на хранение в Архив, входят:
1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению руководителя Аппарата) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата;
2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции;
3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт Архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) Архива, учетные документы Архива.
III. Задачи Архива
8. Задачами Архива являются:
1) комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 настоящего Положения;
2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам Архива;
3) обеспечение сохранности документов Архива;
4) использование хранящихся в Архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на государственное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными федеральным законом;
6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Аппарата с участием представителя отдела документооборота управления информационно-технического обеспечения и документооборота Аппарата.
IV. Функции Архива
9. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:
1) принимает на хранение от структурных подразделений Аппарата законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению руководителя Аппарата) хранения и по личному составу;
2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Аппарата и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу;
3) осуществляет учет документов Архива;
4) обеспечивает сохранность документов Архива;
5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива;
6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
7) организует использование документов Архива, в том числе:
- информирует руководителя Аппарата о составе и содержании документов Архива;
- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного использования, в том числе для работы в помещении Архива;
- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов Архива;
8) участвует в составлении номенклатуры дел Аппарата, совместно с членами экспертной комиссии Аппарата контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Аппарата;
9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Аппарата акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
10) участвует в работе экспертной комиссии Аппарата;
11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Аппарата по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в Архив;
12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;
13) представляет в государственный архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов Архива.
V. Права Архива
10. Архив вправе:
1) требовать от специалистов структурных подразделений Аппарата соблюдения правил ведения делопроизводства;
2) запрашивать у специалистов структурных подразделений Аппарата сведения, необходимые для работы Архива;
3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Аппарата, по согласованию работников государственного архива и сторонних организаций;
4) информировать руководителя Аппарата о состоянии архивного дела в Аппарате, вносить предложения по его совершенствованию;
5) консультировать специалистов Аппарата и других заинтересованных лиц по документам Архива;
6) участвовать в разработке локальных правовых актов Аппарата по вопросам делопроизводства и архивного дела.
_______________
Приложение N 2
к приказу Аппарата Губернатора
и Правительства Омской области
от 19 августа 2020 г. N 14
