Правительство Санкт-Петербурга
КОМИТЕТ ПО ВОПРОСАМ ЗАКОННОСТИ, ПРАВОПОРЯДКА И БЕЗОПАСНОСТИ

ПРИКАЗ

от 3 октября 2018 года N 565-п

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности

(с изменениями на 15 июня 2020 года)

В соответствии с распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга"

приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Комитет).     

2. Признать утратившими силу:

2.1. Приказ Комитета от 08.05.2014 N 163-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности".

2.2. Приказ Комитета от 31.10.2016 N 537-п "О внесении изменений в приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности от 08.05.2014 N 163-п".

3. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Романова А.В.

Председатель Комитета
Л.П.Богданов

УТВЕРЖДЕНА
приказом Комитета
по вопросам законности,
правопорядка и безопасности
от 3 октября 2018 года N 565-п

Инструкция по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности

(с изменениями на 15 июня 2020 года)

____________________________________________________________________

В тексте Инструкции, за исключением пункта 1.3 и раздела 10.1 Инструкции, с 18 июня 2020 года слова "Организационный отдел" в соответствующих падежах заменены словами "отдел делопроизводства Организационного управления" в соответствующих падежах - приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 15 июня 2020 года N 218-п.  

____________________________________________________________________

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Инструкция) разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга", Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Комитет).

1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в Комитете.

1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции структурными подразделениями Комитета осуществляет Организационное управление.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 18 июня 2020 года приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 15 июня 2020 года N 218-п. - См. предыдущую редакцию)

1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.8. Руководители и работники структурных подразделений Комитета несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают председателю Комитета или заместителю председателя Комитета по направлению деятельности об утрате документов.

1.9. При уходе работника Комитета в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику Комитета по указанию руководителя структурного подразделения Комитета.

1.10. Порядок прохождения документов, организации контроля за исполнением документов разработаны в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Комитета и изложены в разделе 7 и 10 настоящей инструкции.

1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с законодательством Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

2.1.3. Наименование исполнительного органа - автора документа

Наименование Комитета является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа, подготавливаемого в Комитете, могут быть структурные подразделения Комитета: "Управление организации мероприятий гражданской защиты и пожарной безопасности", "Отдел по вопросам государственной службы и кадров".

Сокращенное наименование Комитета не приводится, так как оно не закреплено в Положении о Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности, утвержденном постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 23.01.2008 N 46 "О мерах по совершенствованию системы гражданской обороны, защиты населения и территории от чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности в Санкт-Петербурге".

2.1.4. Наименование структурного подразделения Комитета - автора документа

Если автором документа является структурное подразделение Комитета, его наименование указывается и располагается ниже наименования организации.

2.1.5. Справочные данные об исполнительном органе

Справочные данные о Комитете включают в себя почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.1.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование Комитета, наименование структурного подразделения).

2.1.7. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные двумя или более исполнительными органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа записывается в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 года.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру (от 1 до 9), при цифровом способе записи обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для него не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который в зависимости от документа может дополняться цифрами или буквенными кодами (индексами) дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования документа.

Регистрации подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других исполнительных органов и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более исполнительными органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих исполнительных органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, заключение) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.10. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок.

Санкт-Петербург
     Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности

2.1.11. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного листа к документу), на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.12. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок).

Адресатом документа может быть исполнительный орган, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

При адресовании документа исполнительному органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: