1.1. Инструкция по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными законами и с учетом отдельных положений приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199, нормативными правовыми актами Владимирской области.
(п. 1.1 в ред. распоряжения администрации Владимирской области от 31.03.2021 N 240-р)
1.2. Инструкция устанавливает общие правила и единый порядок организации работы со служебными документами, функционирования служб документационного обеспечения управления, документирования управленческой деятельности в секретариатах Губернатора области, первых заместителей, заместителей Губернатора области, структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.4. В работе с документами в администрации области используется электронная система документооборота, объединяющая в единую сеть автоматизированные рабочие места сотрудников управления по документообороту в аппарате администрации области (далее по тексту - управление по документообороту), секретариатов первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, структурных подразделений администрации области и органов исполнительной власти области, участвующих в процессе делопроизводства, и позволяющая создать единую базу данных, которая содержит информацию:
(в ред. распоряжения администрации Владимирской области от 11.08.2020 N 635-р)
- о нормативных правовых актах Губернатора области;
- о входящих, внутренних и исходящих документах;
- о движении документов в администрации области;
- о сроках исполнения поручений Губернатора области по входящим документам;
- о направлении документов в дело и передаче их на хранение;
- о поступивших обращениях граждан;
- о поручениях Губернатора области.
В работе с документами в администрации области используется система электронного документооборота и делопроизводства администрации области (далее - "СЭДД АВО"), предназначенная для учета, контроля, сопровождения документов и поручений, доведения электронных документов и электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей, согласования и подписания проектов документов и справочно-информационной работы.