6.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы Правительства Новгородской области на бумажном носителе и электронные документы Правительства Новгородской области в СЭД ОИВ Новгородской области формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
Номенклатура дел включается в СЭД ОИВ Новгородской области в качестве справочника, на основании которого осуществляются систематизация и учет документов, а также их метаданных.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
Электронные документы Правительства Новгородской области, включенные в СЭД ОИВ Новгородской области, формируются, хранятся, передаются ответственными лицами в ведомственный архив или уничтожаются аналогично бумажным документам.
6.2.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Правилами, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее Перечень), Регламентом Правительства Новгородской области, иными правовыми актами Правительства Новгородской области.
(п. 6.2.2 в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
6.2.3. Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется управлением делопроизводства и архива на основе предложений структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области по форме согласно приложению N 26 к Инструкции по делопроизводству и согласовывается в СЭД ОИВ Новгородской области.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Правительства Новгородской области оказывает государственный архив.
Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется в последнем квартале текущего года, утверждается Губернатором Новгородской области или лицом, его замещающим, в СЭД ОИВ Новгородской области после согласования с ЭК и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства Новгородской области (в случае изменения структуры, состава, наименования и функций Правительства Новгородской области номенклатура дел Правительства Новгородской области подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее ЭПК области).