1. Настоящее положение определяет основные требования к системе электронного документооборота Правительства Свердловской области (далее - СЭД), участников СЭД и их роли в СЭД, основные процессы делопроизводства, реализуемые с использованием СЭД.
2. СЭД - это информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.
3. СЭД взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО). Взаимодействие СЭД с иными информационными системами осуществляется в рамках соглашений об организации информационного обмена, заключаемых с функциональным заказчиком СЭД.
4. Взаимодействие СЭД с системой МЭДО регламентируется:
1) Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12.2014 N 1494 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";
2) техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными Распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 N 1403-р;
3) Распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 N 583-р;
4) Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".
(подп. 4 в ред. Указа Губернатора Свердловской области от 17.06.2021 N 332-УГ)
5. Взаимодействие СЭД с другими информационными системами автоматизации делопроизводства и документооборота регламентируется требованиями к реализации функции информационного обмена документами и поручениями между участниками СЭД и участниками других информационных систем электронного документооборота (приложение к настоящему положению).
6. Основные термины и определения, используемые в настоящем положении, приведены в таблице.
Таблица
Термин | Определение |
1 | 2 |
Автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) пользователя СЭД | программно-технический комплекс, посредством которого пользователь СЭД осуществляет деятельность в СЭД |
Администратор информационной безопасности | работник оператора СЭД, исполняющий функции обслуживания, контроля и мониторинга событий, фиксируемых системами безопасности, функции формирования, хранения и уничтожения ключей шифрования и электронной подписи (далее - ЭП), а также функции контроля выполнения положений и требований нормативных правовых актов по обеспечению информационной безопасности |
Администратор СЭД | специалист, имеющий административный доступ к СЭД, обеспечивающий доступ к информационным ресурсам СЭД |
Администрирование | выполнение действий по управлению информационными ресурсами, включая планирование баз данных, управление доступом пользователей в СЭД, определение ограничений и процедур, а также выполнение иных административных функций |
Аутентичность электронного документа | свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному документу |
Восстановление СЭД | проведение мероприятий, направленных на обеспечение работоспособности СЭД |
Документ | официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления муниципального образования, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот государственного органа |
Доступ к информации | возможность получения и использования информации |
Инцидент | незапланированное прерывание или снижение качества информационно-технической услуги |
Обладатель информации | лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам |
Обработка данных | любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с данными, совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации. К таким действиям (операциям) относятся: сбор, получение, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных |
Оператор СЭД | участник СЭД, обеспечивающий развитие и доработку СЭД |
Оператор технической поддержки СЭД | участник СЭД, обеспечивающий техническую поддержку СЭД в соответствии с Регламентом технической поддержки системы электронного документооборота Правительства Свердловской области и системы "Обращения граждан", утвержденным указом Губернатора Свердловской области о системе электронного документооборота Правительства Свердловской области и системе "Обращения граждан" |
Отказ в работе СЭД | нарушение работоспособности программного обеспечения, программно-технических средств, серверного и телекоммуникационного оборудования, обеспечивающих функционирование СЭД |
Пользователи СЭД | уполномоченные лица участников СЭД, которым предоставляется доступ в СЭД на основании заявки от обладателей информации СЭД |
Поручения в СЭД | зафиксированное уполномоченным обладателем информации управленческое решение руководителей, выданное в соответствии с их полномочиями |
Режим "одного окна" | режим работы в СЭД с использованием ограниченного функционала СЭД |
Система электронного документооборота | автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов |
Участники СЭД | 1) Губернатор Свердловской области, Аппарат Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, Правительство Свердловской области, исполнительные органы государственной власти Свердловской области; 2) функциональный заказчик СЭД; 3) оператор СЭД; 4) оператор технической поддержки СЭД; 5) другие органы государственной власти и организации, заключившие соглашение о взаимодействии в рамках функционирования СЭД. Участники СЭД являются обладателями информации СЭД |
(в ред. Указа Губернатора Свердловской области от 28.02.2019 N 99-УГ) | |
Функциональный заказчик СЭД | государственный орган Свердловской области, определяющий функциональные характеристики СЭД |
Целостность электронного документа | состояние электронного документа, в который после его подписания с использованием ЭП не вносились изменения |
Электронный документ | документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах |
Электронная копия документа | копия документа, созданная в электронной форме |
Электронный документооборот | документооборот с применением информационной системы |
ServiceDesk | автоматизированная система регистрации, учета и обработки обращений в адрес оператора технической поддержки СЭД |
7. К СЭД предъявляются следующие требования:
1) обеспечение технологической возможности использования СЭД переменным числом ее участников;