12.2. Формирование дел
12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
12.2.2. Дела формируются в органах Администрации города соответствующим сотрудником в течение года. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель органа Администрации города или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
12.2.3. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется комитетом по архивному делу.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
документы включаются в дело только в одном экземпляре. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют копии документов, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
По объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). Если дело превышает этот объем, его делят на тома (части).
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.06.2020 N 442)
12.2.5. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и т.д.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 24.01.2024 N 37)
12.2.6. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.