Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (с изменениями на 14 мая 2024 года)

Приложение N 4
к Инструкции (к п. 122)
(В редакции, введенной  
 постановлением губернатора
 области от 14.05.2024 N 95, -
см. предыдущую редакцию)

ПОРЯДОК
подготовки проекта делового (служебного) письма
Губернатора Новосибирской области

(далее - порядок)

1. Проект делового (служебного) письма Губернатора Новосибирской области (далее - письмо) создается в текстовом редакторе с использованием шаблона «1. Письмо за подписью Губернатора Новосибирской области», размещенного в государственной информационной системе «Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области» (далее - СЭДД) и сохраняется в формате doc.

Проект письма размещается в СЭДД в подсистеме «Исходящие документы» путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК).

В РКК:

заполняются поля в разделе «Реквизиты»;

устанавливается связь с входящим документом (входящими документами) при их наличии;

прикрепляется электронная форма проекта письма с приложениями к нему (в случае их наличия), за исключением проектов писем, содержащих информацию для служебного пользования.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см. предыдущую редакцию)

2. На первой странице в верхней правой части на расстоянии 2 см от верхнего поля проставляется отметка «Проект письма».(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

3. Проект письма готовится в соответствии с требованиями, изложенными в главе XIII Инструкции, и правилами оформления реквизитов, изложенными в разделе II Инструкции.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

4. При оформлении проекта письма реквизит «адресат» располагается в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от левого поля и 5 см от верхнего поля, выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

5. В письме-ответе реквизит «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» печатается на расстоянии 1 см от левого поля и 6 см от верхнего поля.

6. Согласование проектов писем осуществляется в порядке их поступления.

Проект письма подлежит согласованию:

1) лицом, возглавляющим юридическую службу органа, ответственного за подготовку проекта письма, а при его отсутствии - специалистом по правовым вопросам (за исключением писем-приглашений; писем, подтверждающих участие в мероприятии, о проведении мероприятий на территории Новосибирской области);(Подпункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см.предыдущую редакцию)

2) руководителем органа, подготовившего проект письма (далее- исполнитель);(Подпункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см. предыдущую редакцию)

3) соисполнителем письма согласно резолюции Губернатора Новосибирской области. В случае согласования отзывов Губернатора Новосибирской области на проекты федеральных законов, если в РКК вложено служебное письмо соисполнителя в адрес ответственного исполнителя с позицией, совпадающей с позицией, изложенной в проекте письма (отзыве Губернатора), включения указанного соисполнителя в число согласующих в СЭДД не требуется;(Подпункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см. предыдущую редакцию)

4) заместителем Губернатора Новосибирской области, заместителем Председателя Правительства Новосибирской области, координирующим деятельность исполнителя;(Подпункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см. предыдущую редакцию)

5) министром юстиции Новосибирской области - письма, направляемые в Законодательное Собрание Новосибирской области и органы прокуратуры (за исключением писем по кадровым вопросам и вопросам награждений, по вопросам соблюдения законодательства о противодействии коррупции, подготовленных органом Новосибирской области по профилактике коррупционных и иных правонарушений, а также направляемых в Законодательное Собрание Новосибирской области писем-приглашений на мероприятия, писем о подтверждении участия в мероприятии);(Подпункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см. предыдущую редакцию)

6) начальником управления по работе с обращениями граждан - общественной приемной Губернатора области администрации - в случае регистрации письменных обращений в управлении по работе с обращениями граждан - общественной приемной Губернатора области администрации;

7) руководителем департамента контроля и документационного обеспечения.

Проект письма направляется на согласование руководителю департамента контроля и документационного обеспечения в срок не позднее чем за пять рабочих дней до направления письма адресату, в случае согласования департаментом контроля и документационного обеспечения проекта письма с замечаниями, проект письма после доработки направляется на повторное согласование в департамент контроля и документационного обеспечения в срок не позднее чем за три рабочих дня до направленияписьма адресату..(Подпункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см. предыдущую редакцию)

Срок согласования проекта письма у каждого согласовывающего лица не должен превышать двух рабочих дней, за исключением случаев, когда проект письма необходимо согласовать срочно (незамедлительно). В случае срочного (незамедлительного) согласования проект письма с пометкой в заголовке и комментарии «Срочное согласование» в карточке РКК в СЭДД направляется на параллельное согласование (за исключением департамента контроля и документационного обеспечения). После того как согласующие лица согласовали проект письма либо высказали свои замечания, проект письма дорабатывается исполнителем и повторно направляется на согласование лицам, согласовавшим проект письма с замечаниями, затем с их визами согласования - в департамент контроля и документационного обеспечения. Срочное (незамедлительное) согласование проекта письма осуществляется в день поступления проекта письма на согласование.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

7. Проект письма, согласованный в соответствии с пунктом 6 порядка, направляется на согласование первому заместителю Губернатора Новосибирской области, первому заместителю Председателя Правительства Новосибирской области согласно резолюции Губернатора Новосибирской области, а если проект письма содержит доклад Президенту Российской Федерации - в соответствии с распределением полномочий.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)

8. РКК проекта исходящего письма, согласованного в соответствии с пунктами 6 и 7 порядка, направляется разработчиком проекта письма на подпись в срок не позднее чем за три рабочих дня до направления письма адресату, за исключением срочных (оперативных) писем.

Проект письма с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) или иной проект письма, не размещаемый в СЭДД, согласованный в соответствии с пунктами 6 и 7 порядка (перечень согласующих оформляется на обратной стороне последнего листа проекта письма на бумажном носителе, визы согласования оформляются с указанием даты визирования, должности, инициалов и фамилии каждого согласующего), передается в канцелярию администрации на бумажном и электронном носителях (флеш-накопитель, посредством программы ViPNetClient «Деловая почта»).(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 14.05.2024 N 95, - см. предыдущую редакцию)

9. Разработчик при наличии пяти и более адресатов составляет список рассылки с указанием адресатов (предварительно список рассылки адресатов, которым направляется приглашение на мероприятие, должен быть согласован Губернатором Новосибирской области) и представляет его в департамент контроля и документационного обеспечения в виде таблицы, например: