Об утверждении Регламента электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (с изменениями на: 26.12.2018)

N п/п

Вид документа

Срок хранения документа и статья по перечню

Примечания

1

2

3

4

1

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты

До минования надобности (1)

(1) Относящиеся к деятельности организации - постоянно

Ст. 1б

2

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления по оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

5 лет ЭПК

Ст. 5

3

Поручения вышестоящих организаций по оперативным вопросам деятельности;

документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

5 лет ЭПК

Ст. 6

4

Отдельные поручения Губернатора города Севастополя, заместителей Губернатора; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)

5 лет ЭПК

(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа

Ст. 7

5

Протоколы, постановления, решения, стенограммы заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации, заседаний органов законодательной власти субъектов Российской Федерации, заседаний правительств субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления, присланные для сведения;

документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним

До минования надобности

Ст. 18а

6

Протоколы оперативных совещаний у руководителя исполнительного органа

5 лет ЭПК

Ст. 18е

7

Протоколы собраний, совещаний структурных подразделений исполнительного органа

5 лет ЭПК

Ст. 18з

8

Проекты приказов, распоряжений; документы к ним

1 год

Ст. 20

9

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

5 лет ЭПК

Ст. 21

10

Переписка о реализации решений совещаний

5 лет ЭПК

Ст. 24

11

Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг

5 лет ЭПК

Ст. 26

12

Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 лет ЭПК

Ст. 29

13

Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 лет ЭПК

Ст. 30

14

Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций

5 лет ЭПК

Ст. 31

15

Переписка с государственными органами Российской Федерации по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 32

16

Переписка с государственными органами города Севастополя по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 32

17

Переписка с исполнительными органами по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 32

18

Переписка с вышестоящими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 33

19

Переписка с подведомственными организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 34

20

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 35

21

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний

3 года (1)

(1) После утверждения

Ст. 73

22

Переписка по организационным вопросам деятельности

5 лет

Ст. 84

23

Документы (аналитические обзоры, доклады) по оперативно-хозяйственной деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации

5 лет

Ст. 86

24

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации

5 лет ЭПК

Ст. 87

25

Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений

5 лет ЭПК

Ст. 88

26

Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 89

27

Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, "круглых" столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч

5 лет ЭПК

Ст. 91

28

Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)

5 лет ЭПК

Ст. 93

29

Переписка по вопросам аттестации, аккредитации

5 лет ЭПК

Ст. 109

30

Переписка по вопросам приватизации

5 лет ЭПК

Ст. 147

31

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 лет

Ст. 175

32

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 лет ЭПК

Ст. 178

33

Запросы и обращения депутатов представительных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления

5 лет ЭПК

Ст. 180

34

Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 лет ЭПК

Ст. 182

35

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.) личного характера; документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

5 лет ЭПК

Ст. 183б

36

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.) оперативного характера; документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

5 лет (1)

(1) В случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения

Ст. 183в

37

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 лет ЭПК (1)

(1) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств, - постоянно

Ст. 188

38

Протоколы административных комиссий муниципальных образований

3 года

Ст. 188

39

Переписка по вопросам правоохранительного характера

5 лет ЭПК

Ст. 190

40

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 лет ЭПК

Ст. 192

41

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы

5 лет ЭПК

Ст. 193

42

Переписка по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства

3 года

Ст. 194

43

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

5 лет

Ст. 213

44

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 лет ЭПК

Ст. 214

45

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

5 лет ЭПК

Ст. 216

46

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 лет

Ст. 217

47

Переписка о сертификатах ключа подписи

15 л. ЭПК

Ст. 238

48

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью

5 лет

Ст. 258г

49

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля обращений граждан (в том числе карточки личного приема)

5 лет

Ст. 258е

50

Переписка о разработке целевых (государственных) программ

5 лет ЭПК

Ст. 264

51

Переписка о ходе выполнения (государственных) целевых программ

5 лет ЭПК

Ст. 266

52

Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации

5 лет

Ст. 275

53

Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним

5 лет ЭПК

Ст. 286

54

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений

До минования надобности

Ст. 288

55

Годовые планы работы структурных подразделений организации

5 лет (1)

(1) При отсутствии годовых планов работы организации - постоянно

Ст. 290

56

Индивидуальные планы работников

1 год

Ст. 291

57

Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов

5 лет

Ст. 292

58

Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов

5 лет ЭПК

Ст. 293

59

Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации

5 лет ЭПК

Ст. 295

60

Переписка по вопросам планирования

5 лет

Ст. 296

61

Справки, расчеты по прогнозированию цен

5 лет

Ст. 298

62

Переписка по вопросам ценообразования

5 лет ЭПК

Ст. 303

63

Переписка о разработке, применении и изменении тарифов

5 лет ЭПК

Ст. 304

64

Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств в других организациях, отличных от разрабатывающих и утверждающих организаций

До замены новым

Ст. 311б

65

Проекты планов (бюджетов) организации

5 лет

Ст. 315

66

Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и др.) по поступлениям в бюджет города Севастополя

5 лет (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Ст. 317

67

Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)

5 лет ЭПК

Ст. 319

68

Казначейские уведомления, расходные расписания; реестры расходных расписаний

5 лет

Ст. 321

69

Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 326

70

Квартальные отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации:

- финансового;

- финансирования и кредитования;

- валютного;

- материальных балансов;

- капитальных вложений;

- по труду и заработной плате;

- прибыли;

- образования, распределения и использования фондов организации;

- накопления и расходования оборотных средств и др.

5 лет (1)

(1) При отсутствии годовых - постоянно

Ст. 327в

71

Месячные отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации:

- финансового;

- финансирования и кредитования;

- валютного;

- материальных балансов;

- капитальных вложений;

- по труду и заработной плате;

- прибыли;

- образования, распределения и использования фондов организации;

- накопления и расходования оборотных средств и др.

1 год (1)

(1) При отсутствии годовых, квартальных - постоянно

Ст. 327г

72

Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций

5 лет

Ст. 334

73

Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

5 лет

Ст. 335

74

Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по вопросам кредитования

5 лет ЭПК

Ст. 339

75

Переписка о размещении акций, вкладов

5 лет

Ст. 341

76

Годовые кассовые планы

5 лет

Ст. 349а

77

Отчеты по кассовым планам

5 лет

Ст. 350

78

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 лет

Ст. 359

79

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы в других организациях, отличных от разрабатывающих и утверждающих организаций

До минования надобности

Ст. 363б

80

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 лет (1)

(1) После проведения взаиморасчета

Ст. 366

81

Переписка о сроках и размере арендной платы

5 лет

Ст. 370

82

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет ЭПК

Ст. 379

83

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Ст. 402

84

Квартальные отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов

5 лет (1)

(1) При отсутствии годовых - постоянно

Ст. 464г

85

Месячные отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов

1 год (1)

(1) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - постоянно

Ст. 464д

86

Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений

До минования надобности

Ст. 474

87

Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации

5 лет (1)

(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - постоянно

Ст. 475

88

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 лет

Ст. 479

89

Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций

5 лет ЭПК

Ст. 487

90

Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном и иных видах сотрудничества

5 лет ЭПК

Ст. 504

91

Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге

5 лет ЭПК

Ст. 511

92

Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге

5 лет

Ст. 512

93

Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу

1 год (1)

(1) После получения подписной литературы

Ст. 529

94

Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на интернет-сайте

5 лет ЭПК

Ст. 553

95

Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на интернет-сайте организации

5 лет ЭПК

Ст. 556

96

Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

5 лет ЭПК

Ст. 561

97

Переписка по вопросам трудоустройства

5 лет

Ст. 564

98

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

3 года

Ст. 585

99

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (1)

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 50 лет

Ст. 586

100

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания

5 лет ЭПК

Ст. 594

101

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы

5 лет ЭПК

Ст. 595

102

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий

5 лет ЭПК

Ст. 596

103

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5 лет

Ст. 600

104

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 лет

Ст. 608

105

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 лет ЭПК

Ст. 649

106

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 лет

Ст. 650

107

Переписка о переводе работников в другие организации

3 года

Ст. 651

108

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

5 лет ЭПК

Ст. 652

109

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 лет ЭПК (1)

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 лет ЭПК

Ст. 669

110

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

3 года

Ст. 673

111

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

5 лет ЭПК

Ст. 674

112

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

5 лет ЭПК

Ст. 675

113

Переписка об оформлении командировок

5 лет (1)

(1) Для зарубежных командировок - 10 лет ЭПК

Ст. 687

114

Переписка по воинскому учету работников

3 года

Ст. 690

115

Графики предоставления отпусков

1 год

Ст. 693

116

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 года

Ст. 694

117

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 лет

Ст. 702

118

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

1 год

Ст. 707

119

Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации

5 лет

Ст. 709

120

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 лет ЭПК

Ст. 742

121

Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности

5 лет

Ст. 749

122

Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции

5 лет

Ст. 753

123

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

1 год

Ст. 779

124

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

3 года

Ст. 813

125

Переписка о коммунальном обслуживании организации

1 год

Ст. 818

126

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

3 года

Ст. 819

127

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами

3 года

Ст. 824

128

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

3 года

Ст. 825

129

Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий

5 лет

Ст. 845

130

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

5 лет ЭПК

Ст. 846

131

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

3 года

Ст. 852

132

Переписка по вопросам государственного социального страхования

5 лет

Ст. 895

133

Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации

5 лет ЭПК

Ст. 903

134

Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

3 года

Ст. 913

135

Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря

1 год

Ст. 917

136

Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников

3 года

Ст. 957

137

Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в том числе благотворительных мероприятий

5 лет ЭПК

Ст. 963

138

Переписка об организации чтения лекций, докладов, бесед, проведения экскурсий для работников

1 год

Ст. 964

139

Переписка о задолженности, порядке уплаты членских взносов и расходовании средств общественной организацией (объединением)

3 года

Ст. 981

140

Документы (мандаты, подписные, опросные листы, информации, переписка и др.) о делегировании членов первичной организации (объединения) на общероссийские форумы

5 лет

Ст. 999

141

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности общественной организации (объединения)

5 лет

Ст. 1000

142

Переписка с финансовыми органами и органами Федерального казначейства по вопросам бюджетной классификации

5 лет

Ст. 332 *