2.1. Официальная переписка представителей города Севастополя с иностранными делегациями, иностранными гражданами осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 30.12.2015 N 1333-ПП, и настоящим Порядком.
2.2. Официальная переписка представителей города Севастополя с иностранными делегациями, иностранными гражданами осуществляется на русском языке, в необходимых случаях - с приложением неофициального перевода на государственный язык соответствующей страны или английский язык.
Перевод корреспонденции Губернатора города Севастополя, заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, поступившей от иностранных делегаций, иностранных граждан или адресованной иностранным делегациям, иностранным гражданам, на русский и иностранные языки обеспечивается отделом международных и межрегиональных связей Управления.
Перевод корреспонденции исполнительных органов государственной власти города Севастополя, поступившей от иностранных делегаций, иностранных граждан или адресованной иностранным делегациям, иностранным гражданам, на русский и иностранные языки обеспечивается указанными органами самостоятельно.
2.3. Проекты писем и прилагаемые к ним документы представителей города Севастополя, адресованные иностранным делегациям, иностранным гражданам, создаются и проходят процедуру согласования в системе электронного документооборота в Правительстве Севастополя (далее - СЭД) в соответствии с Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденным распоряжением Губернатора города Севастополя от 12.05.2017 N 65-РГ (далее - Регламент).
2.4. Проекты писем и прилагаемые к ним документы представителей города Севастополя, адресованные иностранным делегациям, иностранным гражданам, подлежат согласованию с Управлением.
К проектам писем и прилагаемым к ним документам представителей города Севастополя, адресованным иностранным делегациям, иностранным гражданам, представляемым на согласование в Управление, прилагается обоснование необходимости подготовки данных документов.
Проекты писем и прилагаемые к ним документы рассматриваются Управлением в срок не более 3 рабочих дней со дня поступления.
По результатам рассмотрения проекты писем и прилагаемые к ним документы согласовываются Управлением, если замечания отсутствуют, или не согласовываются, если имеются замечания.
Отказ в согласовании проекта письма и прилагаемых к нему документов должен быть мотивированным и содержать предложения по способу устранения замечаний.
2.5. Корреспонденция от иностранных делегаций, иностранных граждан, поступившая в адрес представителей города Севастополя, подлежит регистрации в СЭД в установленном Регламентом порядке.
Корреспонденция от иностранных делегаций, иностранных граждан, поступившая в адрес Губернатора города Севастополя, направляется на рассмотрение в установленном порядке, в том числе Управлению для сведения и учета в работе.
2.6. Письма представителей города Севастополя, адресованные иностранным делегациям, иностранным гражданам, направляются в соответствующие иностранные государства через представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в городе Симферополе.
Для осуществления отправки писем представителей города Севастополя в соответствующие иностранные государства представители города Севастополя направляют в адрес Управления оригиналы указанных писем в день их подписания либо следующий за днем подписания рабочий день.
Осуществление отправки указанной корреспонденции в представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в городе Симферополе осуществляет Управление в срок, не превышающий 3 рабочих дней со дня поступления корреспонденции в адрес Управления.