Правительство Санкт-Петербурга
АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 12 мая 2012 года N 36

Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции

(с изменениями на 12 августа 2015 года)

В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25.07.2011 N 1037 "О порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга административных регламентов предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций)":

1. Утвердить Административный регламент Архивного комитета Санкт-Петербурга по исполнению государственной функции "Осуществлять взаимодействие по вопросам, находящимся в компетенции исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, с органами государственной власти и органами местного самоуправления, организациями, общественными объединениями, а также должностными лицами" согласно приложению.

2. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.

Председатель Комитета
С.В.Штукова

Внесен в Реестр
нормативных правовых актов
Санкт-Петербурга

16 мая 2012 года

Регистрационный N 13174

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
Архивного комитета Санкт-Петербурга по исполнению государственной функции "Осуществлять взаимодействие по вопросам, находящимся в компетенции исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, с органами государственной власти и органами местного самоуправления, организациями, общественными объединениями, а также должностными лицами"

(с изменениями на 12 августа 2015 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Комитет) по исполнению общей государственной функции по осуществлению взаимодействия по вопросам, находящимся в компетенции исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, с органами государственной власти и органами местного самоуправления, организациями, общественными объединениями, а также должностными лицами (далее - государственная функция).

Краткое наименование государственной функции: "Осуществление взаимодействия".

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100 "Об утверждении Регламента Правительства Санкт-Петербурга";

Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 09.09.2008 N 1136 "Об Архивном комитете Санкт-Петербурга";

Инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 02.07.2009 N 6.

1.3. Исполнение государственной функции осуществляет Комитет.

1.4. Используемые понятия и сокращения:

1.4.1. Стороны взаимодействия - органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации, общественные объединения, а также должностные лица.

1.4.2. ИОГВ - исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга.

1.5. Результатами исполнения государственной функции являются:

определение перечня сторон и форм взаимодействия, планирование и проведение совместных мероприятий, подготовка предложений по совершенствованию действующего законодательства, обмен информацией и иные результаты, предусмотренные соглашениями между сторонами взаимодействия.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции:

2.1.1. Информация о месте нахождения и графике работы Комитета.

Адрес Комитета и почтовый адрес для направления обращений по вопросам исполнения государственной функции: Таврическая ул., д.39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 576-54-02, факс (812) 576-64-83, E-mail: karchiv@ak.gov.spb.ru;

График работы: понедельник-четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00; перерыв на обед с 13.00 до 13.48;

суббота, воскресенье - выходные дни. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

2.1.2. Справочные телефоны структурных подразделений Комитета, исполняющих государственную функцию: (812) 576-54-02.

2.1.2.1. Информация об исполнении государственной функции размещается на официальном сайте Комитета в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сети Интернет).

Адрес электронной почты для приема обращений о получении информации об исполнении государственной функции: karchiv@ak.gov.spb.ru.

2.1.2.2. Информация об исполнении государственной функции может быть получена при обращении в Комитет в порядке личного приема, по телефонам, указанным в пункте 2.1.2 настоящего Административного регламента, по почте либо в электронном виде по сети Интернет.

2.1.2.3. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется по электронной почте в случае направления обращения на адрес электронной почты, указанный в пункте 2.1.2.1 настоящего Административного регламента.

2.1.2.4. В обращении заявителя указываются: наименование структурного подразделения Комитета, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии); почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, суть обращения, подпись заявителя, дата обращения.

К письменному обращению (обращению в электронном виде) в случае необходимости в подтверждение изложенных в нем фактов могут прилагаться соответствующие его содержанию документы и материалы либо их копии, заверенные подписью заявителя (электронной цифровой подписью) уполномоченного лица и печатью заявителя (при наличии).

К письменному обращению в случае подписания указанного обращения лицом, не имеющим права действовать от имени заявителя без доверенности, должна прилагаться доверенность, подтверждающая полномочия лица, подписавшего обращение.

2.1.2.5. Ответ на обращение подписывается председателем Комитета или заместителем председателя Комитета, координирующим и контролирующим направление деятельности.

Ответы на обращения, направленные в электронном виде, направляются в форме электронного сообщения по сети Интернет. В ответе указываются фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя. Ответ подписывается электронной подписью председателя Комитета или электронной подписью заместителя председателя Комитета, координирующим и контролирующим направление деятельности, в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

2.1.2.6. Консультирование осуществляется по вопросу порядка исполнения государственной функции.

По телефонам, указанным в пункте 2.1.2 настоящего Административного регламента, предоставляется следующая информация, связанная с исполнением государственной функции:

адрес, график (режим) работы, контактная информация Комитета;

о входящих номерах, под которыми зарегистрирована письменная корреспонденция;

о сроках принятия решений при исполнении государственной функции;

о принятом решении по конкретному письменному обращению;

о месте размещения на официальном сайте Комитета справочных материалов по вопросам исполнения государственной функции.

2.1.2.7. Обязанности должностных лиц Комитета при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения.

Ответ на письменные обращения дается в простой, четкой, понятной форме и направляется в письменном виде с указанием фамилии и инициалов, а также номера телефона исполнителя.

При ответе на телефонные звонки, устные обращения должностные лица подробно и в корректной форме информируют представителей заявителей по вопросам исполнения государственной функции.

При информировании посредством личного обращения должностное лицо Комитета обязано принять представителя заявителя в заранее согласованное время с учетом графика работы Комитета.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Комитета, фамилии, имени, отчестве и должности принявшего телефонный звонок.

Во время разговора должностные лица четко произносят слова, избегают параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывают разговор по причине поступления звонка на другой аппарат, а также принимают все необходимые меры для ответа, в том числе с привлечением других специалистов.

В случае если должностное лицо не может исчерпывающе ответить на заданный вопрос в настоящий момент, то оно должно предложить назначить другое удобное для представителя заявителя время с учетом режима работы Комитета для получения ответа на интересующий вопрос в полном объеме либо предложить обратиться в письменном или электронном виде.

В конце консультирования должностное лицо кратко подводит итог и перечисляет действия, которые следует предпринять заявителю.

Основными требованиями к информированию представителей заявителей являются: достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении информации, полнота информирования, удобство и доступность получения информации, оперативность предоставления информации.

Если информация об исполнении государственной функции относится к информации ограниченного доступа, заявителю сообщается о невозможности информирования по данному вопросу в связи с недопустимостью разглашения указанной информации на основании федерального закона.

2.1.3. Информация, указанная в пунктах 2.1.1-2.1.2.1 настоящего Административного регламента, размещается на официальном сайте Комитета в сети Интернет, а также на портале "Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге" (www.gu.spb.ru).

На информационных стендах в помещениях, занимаемых структурными подразделениями Комитета, исполняющими государственную функцию, размещается следующая информация о порядке исполнения государственной функции:

реквизиты нормативных правовых актов, указанных в пункте 1.2 настоящего Административного регламента, регулирующих исполнение государственной функции, и их отдельные положения;

настоящий Административный регламент;

режим работы, номера контактных телефонов, указанные в пункте 2.1.2 настоящего Административного регламента.

2.1.4. Государственная функция исполняется постоянно.

2.1.5. Оснований для отказа в исполнении государственной функции законодательством не предусмотрено.

(Пункт 1.6-1.6.3 в редакции, введенной в действие с 18 августа 2015 года распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 12 августа 2015 года N 37. - См. предыдущую редакцию)

2. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требований к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Государственная функция включает в себя следующие административные процедуры (действия):

1. Анализ положения о Комитете в целях определения необходимости организации взаимодействия и перечня его сторон.

2. Определение конечного результата взаимодействия.

3. Планирование и реализация совместных мероприятий.

4. Подготовка предложений по совершенствованию действующего законодательства.

5. Обмен информацией, необходимой для реализации полномочий Комитета.

6. Организация иных форм взаимодействия, предусмотренных соглашениями между Комитетом и стороной взаимодействия.

2.1. Анализ положения о Комитете в целях определения необходимости организации взаимодействия и перечня его сторон

2.1.1. Юридическим фактом для выполнения действий является включение в положение о Комитете полномочия, предусматривающего необходимость осуществления действий по организации и осуществлению взаимодействия по вопросам компетенции Комитета.

2.1.2. Должностным лицом, ответственным за выполнение действия, является руководитель структурного подразделения Комитета, определенный руководителем Комитета или его заместителем (далее - ответственное лицо).

2.1.3. Срок выполнения действия не должен превышать срок, установленный нормативным правовым актом для начала реализации Комитетом конкретного полномочия.

2.1.4. Ответственное лицо организует:

подготовку и направление служебной записки руководителям структурных подразделений Комитета с запросом предложений о необходимости взаимодействия и определения сторон взаимодействия по вопросам компетенции структурного подразделения Комитета;

обобщение, анализ предложений и составление перечня сторон взаимодействия Комитета (далее - Перечень).

2.1.5. Критерии принятия решений в рамках административного действия:

определение необходимости организации взаимодействия в соответствии с полномочиями Комитета.