62. Оформление дела (далее - тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)
63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).
64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:
наименование нотариальной палаты;
фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69. - См. предыдущую редакцию)
номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;
заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);
дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: "Номенклатура дел на 2017 год"). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69; в редакции, введенной в действие с 26 июля 2019 года приказом Минюста России от 5 июля 2019 года N 133. - См. предыдущую редакцию)
срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).
Абзац утратил силу с 26 июля 2019 года - приказ Минюста России от 5 июля 2019 года N 133. - См. предыдущую редакцию.
65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.
66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.
67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.
68. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.
69. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление дела предусматривает:
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);
составление внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку) дела;
проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;
заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом, ответственным за делопроизводство.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий календарный год (приложения N 11 и N 12)), опись наследственных дел, производство по которым начато в соответствующем календарном году (приложение N 12.1), опись дел, оконченных в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен (приложение N 12.2), а также акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 13)