44. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год (приложение N 8) - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
45. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган для утверждения.
Утверждение номенклатуры дел государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты. Оба экземпляра утвержденной номенклатуры дел возвращаются нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору.
В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган.
46. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязан в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.
47. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)
48. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 года N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940) (далее - Примерная номенклатура дел).
49. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, определении сроков хранения дел, отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.
Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.
50. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.
До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа "Срок хранения" заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.
51. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому - свой номер.
В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве.
Сроки хранения дел указываются в графе 4 номенклатуры дел в соответствии со сроками хранения, указанными в Примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел проставляются отметки о неначатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные отметки.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69. - См. предыдущую редакцию)
52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами.
Не могут быть переходящими реестры регистрации нотариальных действий нотариуса и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)
53. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
54. По окончании года или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году (приложение N 9), являющейся самостоятельным документом.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69. - См. предыдущую редакцию)
В графе 2 итоговой записи указывается суммарное количество заведенных в текущем году и перешедших с прошлого года дел (частей, томов).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69. - См. предыдущую редакцию)