19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.
Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй - приобщается к полученным документам.
20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.
21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.
Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее - расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69. - См. предыдущую редакцию)
Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.
Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.
22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)
23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69; в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)
Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:
(Абзац дополнительно включен с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69; в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231. - См. предыдущую редакцию)
1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)
2) дату регистрации;
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)
3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)
4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)
5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)
6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)
7) примечания.
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)