ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

от 26 сентября 2007 года N 285

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА И КОЛЛЕГИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

{Утратил силу:
Указ Губернатора Орловской области от 21.01.2011 г. N 11; НГР: ru57000201100020;
Изменения и дополнения:
Указ Губернатора Орловской области от 03.06.2008 г. N 140; НГР: ru57000200800146 }

1. Утвердить административный регламент Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области согласно приложению.

2. Руководителю Аппарата Губернатора и Коллегии области (Михайлов М.Г.) организовать ознакомление сотрудников с административным регламентом Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области.

3. Признать утратившим силу Указ Губернатора Орловской области от 16 мая 2002 года N 153 "Об утверждении регламента работы Аппарата Губернатора и администрации области".

4. Контроль за исполнением настоящего Указа возложить на заместителя Губернатора и Председателя Коллегии Орловской области - руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области Михайлова М.Г.

Губернатор

Е.С. Строев

Приложение к Указу
Губернатора Орловской области
от 26 сентября 2007 г. N 285

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА И КОЛЛЕГИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящий административный регламент определяет порядок деятельности Аппарата Губернатора и Коллегии области по осуществлению своих полномочий и функций.

1.2 Настоящий административный регламент разработан на основе Конституции Российской Федерации, Устава (Основного Закона) Орловской области, законов Орловской области, а также иных нормативных правовых актов.

1.3 Внесение изменений и дополнений в настоящий административный регламент производится Указом Губернатора области. Предложения по изменению и дополнению настоящего административного регламента направляются руководителю Аппарата Губернатора и Коллегии области и обобщаются правовым управлением Аппарата Губернатора и Коллегии области.

1.4 Порядок обеспечения деятельности Губернатора области устанавливается административным регламентом Губернатора Орловской области.

1.5 Порядок обеспечения деятельности Коллегии области устанавливается административным регламентом Коллегии области.

2. РАСПОРЯДОК РАБОТЫ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА И КОЛЛЕГИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1. Начало работы всех структурных подразделений Аппарата Губернатора и Коллегии области в 9.00.

2.2 Перерыв на обед с 13.00 до 14.00.

2.3 Окончание рабочего дня в 18.00.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И КОЛЛЕГИИ ОБЛАСТИ

3.1 Служебные документы, поступающие на имя Губернатора области (Председателя Коллегии области) и его заместителей, регистрируются в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.

Служебные документы, поступающие на имя руководителя органа исполнительной государственной власти специальной компетенции области, регистрируются в соответствующем органе и направляются исполнителям самостоятельно.

3.2 Все служебные документы с визой Губернатора области (Председателя Коллегии области) регистрируются ведущими специалистами первой приемной, контроль за их исполнением осуществляют помощники Губернатора области (Председателя Коллегии области) согласно должностным регламентам и распределению обязанностей помощников Губернатора (Председателя Коллегии области).

3.3 Прием, учет и контроль поступивших в структурное подразделение Аппарата Губернатора и Коллегии области документов осуществляется сотрудником соответствующего подразделения, ответственным за ведение делопроизводства.

3.4 Учет поступивших в структурное подразделение документов ведется в журналах установленной формы.

3.5 Ознакомление сотрудников структурных подразделений с поступившими документами и организацию их исполнения обеспечивают руководители данных подразделений.

Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделения.

3.6 Поступившие в структурные подразделения Аппарата Губернатора и Коллегии области указы и распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Коллегии области, правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации рассматриваются руководителями подразделений незамедлительно.

3.7 Руководители структурных подразделений Аппарата Губернатора и Коллегии области с учетом важности содержащихся в документах вопросов обеспечивают подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения на рассмотрение руководителю Аппарата Губернатора и Коллегии области.

3.8 Срок исполнения служебных документов определяется в резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии области) или его заместителей. В случае если срок исполнения не указан, документы исполняются в срок не более месяца. Руководитель подразделения отвечает за исполнение документа, готовит справку о результатах исполнения в соответствии с требованиями резолюции Губернатора области (Председателя Коллегии области), его заместителей и сдает ее вместе с документом помощнику Губернатора или помощнику заместителя Губернатора области (Председателя Коллегии области), наложившего резолюцию.

3.9 Исполненные документы закрываются в дело только при наличии соответствующей резолюции заместителя Губернатора области или заместителя Председателя Коллегии области и передаются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.

3.10 Служебные документы структурных подразделений Аппарата Губернатора и Коллегии области формируются в дела специалистами соответствующих подразделений.

3.11 Сведения о документах, занесенные в электронную базу данных, хранятся в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области 5 лет.

3.12 При оформлении документов специалисты подразделений должны руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Губернатора и Коллегии области. Основные из них:

1) содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации;

2) документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;

3) в документе-ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

4) адрес получателя документа печатается в нравом верхнем углу документа;

5) полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки;

6) при направлении документа в организацию ее наименование указывается в именительном падеже;

7) при направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности;

8) на оборотной стороне последнего листа основного исходящего документа, в левом нижнем углу, указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

9) отправляемому из подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера /документа (например: 12-21);

10) копия исходящего документа, завизированная исполнителем и руководителем органа исполнительной государственной власти специальной компетенции или структурного подразделения, подготовившего документ (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

3.13 Документы, исходящие из Аппарата Губернатора и Коллегии области, печатаются только на бланках установленной формы.

3.14 Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

3.15 На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

3.16 На документе проставляется дата его подписания, утверждения или согласования, оформляемая цифровым способом.

3.17 Документы, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, подписываются только Губернатором области (Председателем Коллегии области), его первыми заместителями и заместителем Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителем Аппарата Губернатора и Коллегии области.

3.18 В документе информационно-справочного характера (письмо, справка, пояснительная записка, заключение и т.д.), имеющем приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если в документе информационно-справочного характера приложения не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложения:

1. Областная целевая программа "Здоровье" на 12 л. в 2 экз.

2. Мероприятия по реализации целевой программы на 4 л. в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

3.19 Обязательной регистрации в управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области подлежат все исхо/дящие документы, подписанные Губернатором области (Председателем Коллегии области) или его заместителями.

3.20 Отправка служебных документов, подписанных Губернатором области (Председателем Коллегии области), его первыми заместителями и заместителем Губернатора и Председателя Коллегии области - руководителем Аппарата Губернатора и Коллегии области производится управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области. В исключительных случаях эти документы передаются нарочному с разрешения руководителя Аппарата Губернатора и Коллегии области.

3.21 Отправка служебных документов, подписанных руководителями органов исполнительной государственной власти специальной компетенции области, производится службами делопроизводства соответствующих органов, минуя управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.

3.22 Форма отправки корреспонденции (курьерская, почтовая, фельдъегерская), вид корреспонденции (простое, заказное, заказное с уведомлением, ценное письмо, бандероль, посылка) определяется исполнителем документа. Срочность доставки документов фельдъегерской связью согласуется исполнителем с начальником управления делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области.

3.23 Документы должны быть полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными, иметь адреса рассылки (на самом документе или на отдельном листе). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.24 Отправка документов на электронных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, обеспечивающей их сохранность. Ответственность за упаковку документов несет управление делопроизводства.

3.25 Отправляемые документы регистрируются в специальных журналах.

3.26 Документы, представленные на отправку после 16-00, отправляются на следующий день (положение о порядке отправки почты отделением связи).

3.27 Управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области ведет список нормативно-правовых актов Губернатора и Коллегии области, включаемых в собрание нормативных правовых актов и электронный банк правовых актов Губернатора и Коллегии области.

3.28 Управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области преобразует электронные документы, включаемые в собрание нормативных правовых актов и электронный банк правовых актов Губернатора и Коллегии области, в соответствующий формат согласно установленным требованиям.

3.29 Управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области несет ответственность за своевременную и соответствующую списку передачу электронных документов, включаемых в собрание нормативных правовых актов и электронный банк правовых актов Губернатора и Коллегии области, комитету по информационно-техническому обеспечению Аппарата Губернатора и Коллегии области.

4. ПОРЯДОК УЧЕТА И КОНТРОЛЯ РАССМОТРЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН, ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА

4.1 Письменные обращения граждан регистрируются управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области в день их поступления, на них заполняются регистрационно-контрольные карточки. После регистрации письменные обращения направляются на рассмотрение Губернатору (Председателю Коллегии области) или заместителям Губернатора, заместителям Председателя Коллегии области согласно распределению обязанностей.

4.2 Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и вручаются руководителю, которому адресован конверт.

4.3 В соответствии с резолюцией Губернатора области (Председателя Коллегии области), заместителей Губернатора области, заместителей Председателя Коллегии области помощники Губернатора области (Председателя Коллегии области), заместителей Губернатора, заместителей Председателя Коллегии области направляют письменные обращения исполнителям с сопроводительным письмом, в котором указывается срок исполнения, информируют заявителя о том, кому поручено рассмотрение его обращения, контролируют исполнение.

4.4 Распоряжением Губернатора области устанавливаются дни и часы приема граждан по личным вопросам должностными лицами исполнительной государственной власти области. Запись на прием осуществляется управлением делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области как заранее, так и в тот же день. Заполняется карточка личного приема. Во время приема руководителем (ведущим прием) на карточке указывается результат рассмотрения или поручение рассмотреть вопрос, в соответствии с которым карточка личного приема помощником Губернатора (Председателя Коллегии области), заместителя Губернатора, заместителя Председателя Коллегии направляется исполнителю с сопроводительным письмом, контролируются сроки рассмотрения.

4.5 Сроки рассмотрения письменных и устных обращений граждан определяются в соответствии с законодательством.

4.6 Рассмотрение письменного и устного обращения считается оконченным, когда разрешены поставленные в них вопросы или даны на них разъяснения, о чем сообщено заявителю.

4.7 Поступившие ответы на письменные и устные обращения граждан докладываются Губернатору области (Председателю Коллегии области), заместителям Губернатора, заместителям Председателя Коллегии области, с резолюцией "в дело" снимаются с контроля в приемных и передаются в управление делопроизводства Аппарата Губернатора и Коллегии области или, согласно резолюции, направляются на /дополнительное рассмотрение.