7.1.1. Поступающая корреспонденция на имя Губернатора автономного округа, а также в адрес Правительства автономного округа, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства.
Корреспонденция, поступающая на имя первого заместителя Губернатора автономного округа или на заместителя Губернатора автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД ответственным делопроизводителем секретариата.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД делопроизводителями данного исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее - делопроизводитель органа).
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
7.1.2. При приеме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом положений Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденной постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А "О работе со служебной информацией ограниченного распространения".
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П)
При повреждении конверта, несоответствии вложений, отсутствии оговоренных в документе приложений либо наличии ошибочно направленных документов составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый остается у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2013 N 179-П)
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или в случае невозможности пересылки адресату возвращаются отправителю с приложением составленного акта и сопроводительного письма за подписью руководителя службы делопроизводства о невозможности доставки адресату.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2013 N 179-П)
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.
7.1.3. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;
- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
- пакеты с пометкой "Лично";
- анонимные документы;
- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").
7.1.4. Прием телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, а также отправка телеграмм за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа производится специалистами службы делопроизводства.
7.1.5. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа на номер факсимильного аппарата, указанного в реквизитах соответствующих бланков, возлагается на специалистов службы делопроизводства.
Факсимильные сообщения первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа обрабатываются делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа (далее - делопроизводители).
(в ред. постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П, от 26.03.2013 N 179-П)
Сообщения факсимильной связи могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном для корреспонденции порядке. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.
(в ред. постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П, от 26.03.2013 N 179-П)