8.1.1. Основой формирования документального фонда Правительства автономного округа является номенклатура дел Правительства автономного округа.
8.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность Правительства автономного округа и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Правительства автономного округа.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с отметкой конфиденциальности и т.д.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Названиями разделов номенклатуры дел Правительства автономного округа являются наименования должностей членов Правительства автономного округа, координационных, совещательных и иных органов, образуемых Правительством автономного округа.
8.1.4. Сводная номенклатура дел Правительства автономного округа разрабатывается аппаратом Губернатора автономного округа на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел членов Правительства автономного округа, подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
Индивидуальная номенклатура дел члена Правительства автономного округа разрабатывается делопроизводителями секретариата на основании Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника СЭДД, в строгом соответствии с порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника СЭДД, утвержденных постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 года N 26-А "О единых принципах регистрации и учета документов".
(в ред. постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П, от 26.03.2013 N 179-П)
Номенклатуры дел члена Правительства автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, в сводную номенклатуру дел Правительства автономного округа не включаются, а учитываются при составлении и включаются в состав номенклатуры дел данного исполнительного органа государственной власти автономного округа.
(абзац введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П)
8.1.5. Согласование с ЭПК уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений в Правительстве автономного округа.
В случае изменения состава Правительства автономного округа в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся исправления. В случае реструктуризации Правительства автономного округа, изменения его функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.
8.1.6. Сводная номенклатура дел Правительства автономного округа в конце каждого года уточняется на основании предложений ответственных делопроизводителей, подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2013 N 179-П)
После утверждения номенклатуры дел Правительства автономного округа служба делопроизводства оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства автономного округа делопроизводителям секретариатов и руководителям основных структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа, осуществляющим функции делопроизводства по отдельным видам документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, для использования в работе.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.03.2013 N 179-П)
(п. 8.1.6 в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18.05.2012 N 382-П)
8.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в количестве четырех экземпляров:
Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дела.
Второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего экземпляра.
Третий применяется в архиве Правительства автономного округа.
Четвертый - в уполномоченном исполнительном органе государственной власти автономного округа в области архивного дела.
8.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 29 к настоящей Инструкции).
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 26.09.2011 N 679-П)
8.1.8.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения должностей членов Правительства и порядкового номера заголовка и при необходимости подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
12-05,