АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 января 2008 года N 26-А
О единых принципах регистрации и учета документов
(с изменениями на 1 октября 2019 года)
(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 10.12.2009 N 687-А, постановлений Правительства ЯНАО от 20.12.2010 N 480-П, от 01.08.2012 N 614-П, от 28.02.2013 N 123-П, от 20.12.2016 N 1171-П, от 01.10.2019 N 1067-П)
____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Правительства Ямало-Ненецкого
автономного округа от 27 мая 2020 года N 677-П
____________________________________________________________________
В целях организации документационного пространства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, участников системы электронного документооборота и делопроизводства, основанного на единых принципах регистрации и учета документов, Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:
1. Утвердить:
- Порядок формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Порядок) согласно приложению N 1 к настоящему постановлению;
- Типовую номенклатуру дел исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Типовая номенклатура электронного делопроизводства) согласно приложению N 2 к настоящему постановлению;
- перечень исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа с указанием кодов согласно приложению N 3 к настоящему Порядку.
2. Исполнительным органам государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, включенным в систему электронного документооборота и делопроизводства, привести номенклатуру дел на 2008 год в строгое соответствие с Типовой номенклатурой электронного делопроизводства.
3. Исполнительным органам государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, не включенным в систему электронного документооборота и делопроизводства, при формировании номенклатуры дел на 2008 год и последующие годы использовать Типовую номенклатуру электронного делопроизводства в качестве примерной номенклатуры дел.
4. Департаменту информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа (Воронов А.В.), аппарату Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа (Соколова И.Б.) обеспечить строгое соответствие используемых в системе электронного документооборота и делопроизводства номенклатур дел и принципов регистрации документов настоящему постановлению.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 20.12.2010 N 480-П)
5. Службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (Головина Н.П.) принимать номенклатуры дел исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа к рассмотрению и согласованию при условии исполнения Порядка, утвержденного настоящим постановлением.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 20.12.2010 N 480-П)
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на члена Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, обеспечивающего формирование и реализацию государственной политики Ямало-Ненецкого автономного округа в сфере обеспечения деятельности Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа.
(п. 6 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 01.10.2019 N 1067-П)
Губернатор
Ямало-Ненецкого автономного округа
Ю.В.НЕЕЛОВ
Приложение N 1
Утвержден
постановлением Администрации
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 31 января 2008 г. N 26-А
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ОРГАНИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - УЧАСТНИКА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 10.12.2009 N 687-А, постановления Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок определяет общие принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) в целях:
- создания единого документационного пространства исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - исполнительный орган, исполнительные органы) и постоянно действующих коллегиальных органов, создаваемых ими (далее - коллегиальный орган);
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
- унификации принципов формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительных органов и коллегиальных органов;
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства исполнительных органов в системе электронного документооборота и делопроизводства, основанной на принципе "единой базы";
- снижения организационно-материальных затрат на внедрение и сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства.
1.2. Соблюдение настоящего Порядка является обязательным для исполнительных органов - участников системы электронного документооборота и делопроизводства.
1.3. Исполнительные органы, применяющие иные принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов, не могут стать участниками системы электронного документооборота и делопроизводства.
II. Порядок формирования номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел исполнительного органа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства формируется на основе многоуровневой Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Типовая номенклатура).
2.2. В номенклатуре дел под указанием наименования исполнительного органа на следующей строке в скобках должен быть указан код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Указание кода исполнительного органа является признаком участника системы электронного документооборота и делопроизводства.
2.3. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа являются наименования его структурных подразделений или коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на него, с возможным выделением раздела "Руководство", определяемым как первый раздел номенклатуры дел. В случае отсутствия раздела "Руководство" первым аналогичным по содержанию является раздел структурного подразделения исполнительного органа, ответственного за документационное обеспечение исполнительного органа и организацию его делопроизводства.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
Дела постоянно действующего коллегиального органа группируются и включаются в номенклатуру дел того исполнительного органа, на который возложены обязанности по обеспечению его деятельности, в виде отдельного раздела. При наличии нескольких таких коллегиальных органов дела каждого из них группируются в отдельный раздел с указанием его наименования.
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
Документы коллегиальных органов, действующих на временной основе и/или не имеющих утвержденного состава, а также организованных для реализации разовых задач, регистрируются и относятся к индексам номенклатуры дел автора документов вне зависимости от места их подготовки.
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 01.08.2012 N 614-П)
2.4. В обязательном порядке в первом разделе учитываются документы:
- поступившие на имя руководителя или в адрес исполнительного органа;
- отправляемые от имени исполнительного органа, руководителя исполнительного органа или лица, исполняющего его обязанности;
- правовые акты и другие документы исполнительного органа, подписанные руководителем исполнительного органа или лицом, исполняющим его обязанности.
2.5. Допускается учитывать указанные в пункте 2.4 документы по вопросам кадрового и бухгалтерского учета в иных разделах (соответствующих структурных подразделениях исполнительного органа) под другими индексами по установленным правилам кадрового и бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре.
2.6. При размещении подлинников указанных в пункте 2.4 документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях исполнительного органа их реальное местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел исполнительного органа.
2.7. При организации централизованного делопроизводства запрещается дублировать индексы дел раздела "01" в других разделах номенклатуры дел исполнительного органа под другими индексами, в т.ч. и с указанием слова "копии" или аналогичных ему. В случае необходимости дублирования данных дел в других разделах и, соответственно, размещения копий документов в других структурных подразделениях исполнительного органа они формируются в дела с указанием индекса первого раздела и слова "копии". Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений исполнительного органа, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса исполнительного органа. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.
При организации децентрализованного делопроизводства в первом разделе указываются журнальные формы соответствующих индексов с организацией формирования дел на местах с сохранением исходного индекса.
2.8. Последовательность и наименование с учетом наименования исполнительного органа, опорных (базовых - двусоставных) индексов Типовой номенклатуры является обязательной, например:
- в наименовании опорного индекса "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" слова "исполнительного органа государственной власти" заменяются на наименование конкретного исполнительного органа;
- в случае отсутствия утвержденного Регламента исполнительного органа слово "Регламент" может быть опущено.
2.9. Перечни документов, не учтенных в Типовой номенклатуре, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтенных опорных.
2.10. При необходимости учета специфики деятельности исполнительного органа в пределах опорных индексов создаются подчиненные (трех- и более составные) индексы путем добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчиненного индекса.
Например, в опорном индексе "Положение и Регламент исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06 может быть создан подчиненный индекс "Положения структурных подразделений исполнительного органа государственной власти" под номером 01-06-01.
В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчиненного индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.
