ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 18 ноября 2003 года N 491-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
{УТРАТИЛ СИЛУ:
Распоряжение губернатора Белгородской области от 01.08.2006 года N 731-р; НГР: ru31000200600245}
{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:
Распоряжение губернатора Белгородской области от 28.04.2004 года N 322-р; НГР: ru31000200400083}
В соответствии с распоряжением губернатора .области от 20 августа 2003 года N 206-р "Об утверждении штатного расписания государственных должностей администрации области":
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации области (прилагается).
2. Признать утратившим силу распоряжение председателя правительства администрации области - первого заместителя главы администрации области от 7 мая 1998 года N 7 в части утверждения Положения об архивном отделе администрации области.
3. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.
Заместитель губернатора области О. Полухин
Утверждено
распоряжением губернатора
Белгородской области
от 18 ноября 2003 года N 491-р
ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе администрации области
I. Общие положения
1. Архивный отдел администрации области (далее - отдел) является структурным подразделением администрации области, осуществляющим реализацию государственной политики в сфере архивного дела и способствующим его развитию на территории области.
Деятельность отдела координирует заместитель губернатора области -руководитель аппарата губернатора области.
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законом Белгородской области "Об архивном фонде и архивах Белгородской области", постановлениями и распоряжениями губернатора области, указаниями Федеральной архивной службы России, настоящим Положением.
3. Отдел осуществляет свои полномочия во взаимодействии с органами исполнительной власти области и органами местного самоуправления городов и районов, общественными объединениями, организациями независимо от форм собственности и подведомственными ему государственными архивами Белгородской области, а также с архивными отделами администраций городов и районов области (далее по тексту - архивными отделами).
4. Отдел обладает правами юридического лица, имеет печать с изображением герба Белгородской области, расчетный счет в банке, бланки и штампы со своим наименованием.
5. За отделом закрепляется имущество, которое является собственностью Белгородской области.
6. Финансирование расходов отдела осуществляется за счет средств областного бюджета, направленных на содержание органов государственного управления.
Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Российской Федерации (при реализации программ развития архивного дела), спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
7. Юридический адрес отдела: 308034, г. Белгород, ул. Мокроусова, 14
II. Основные задачи отдела
8. Основными задачами отдела являются:
1) формирование, организация сохранности и использования Архивного фонда области;
2) анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области, областных архивов и архивных отделов, обеспечение их функционирования;
3) организация и координация научной и методической работы областных архивов и архивных отделов области по вопросам архивоведения, документоведения, археографии;
4) организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов - источников комплектования областных архивов, архивных отделов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий;
5) ведение государственного учета документов Архивного фонда области, осуществление контроля за сохранностью и использованием архивных документов.
III. Основные функции отдела
9. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
1) организует и определяет состав документов, подлежащих приему в областные архивы и архивные отделы области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в областные архивы и архивные отделы;
2) организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда области, хранящихся в областных архивах и архивных отделах, ведомственных архивах - источниках их комплектования, государственных музеях и библиотеках, и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России;
3) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов - источников комплектования областных архивов и архивных отделов, в том числе архивов по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных и муниципальных, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений;
4) разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений;
5) обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение правительства администрации области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения развития архивной службы;
6) организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений в области, вносит предложения правительству администрации области об образовании и упразднении государственных архивов, архивных отделов;
7) решает вопросы о передаче в пределах области документов из областных архивов и архивных отделов в другие государственные архивы, архивные отделы, вносит предложения в Федеральную архивную службу России о передаче документов из областных архивов и архивных отделов области в государственные архивы, архивные органы и учреждения муниципальных образований других субъектов Российской Федерации;
8) в установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда области;
9) организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда области;
10) координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу областных архивов и архивных отделов, участвует в работе Зонального научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;
11) разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
12) организует экспертизу научной и практической ценности документов в областных архивах и архивных отделах;
13) проверяет выполнение государственными и муниципальными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, закона Белгородской области "Об Архивном фонде Белгородской области и архивах", постановлений и распоряжений губернатора области, в сфере архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве;
14) содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, государственных стандартов Российской Федерации (ГОСТ Р.6. 30-2003);
15) оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
16) реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда области;
17) {УТРАТИЛ СИЛУ:
далее нумерация изменена, в редакции распоряжения губернатора Белгородской области от 28.04.2004 года N 322-р}
17) в установленном порядке публикует документы Архивного фонда области, справочно-информационную литературу о составе и содержании документов, хранящихся в областных архивах и архивных отделах области, по актуальной тематике для использования их в исторических, научных, социальных, экономических, политических и культурных целях; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов;
18) осуществляет пропаганду документальных памятников истории и культуры;
19) контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами;
20) организует внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, организации строительства и ремонта архивных зданий;
21) изучает, обобщает, распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
22) организует своевременное и правильное рассмотрение и решение предложений, заявлений и жалоб граждан и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб и организацией приема граждан в подведомственных учреждениях и организациях.
IV. Полномочия отдела
Отдел имеет право:
1) разрабатывать проекты законов и других нормативных актов по вопросам архивного дела;
2) получать от государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
3) проверять работу ведомственных и межведомственных источников комплектования, в том числе по личному составу, организацию документов в делопроизводстве государственных и муниципальных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, и негосударственных организаций, с которыми имеются отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, органов местного самоуправления, учреждений по указанным вопросам;
4) делегировать непосредственно подчиненным отделу областным архивам и архивным отделам свои полномочия по осуществлению организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников их комплектования;
5) создавать межведомственные комиссии и советы вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе по определению степени секретности документов в соответствии с действующим законодательством;
6) согласовывать инструкции, учебные программы и документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями;
7) объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов;
8) открывать внебюджетные счета по учету средств для осуществления функций, предусмотренных настоящим Положением;
9) ходатайствовать перед губернатором области и Федеральной архивной службой России о награждении правительственными наградами, присвоении почетных званий, отраслевых знаков отличия Российской Федерации и других наград лучшим высококвалифицированным сотрудниками отрасли;
10) поощрять сотрудников отдела, областных архивов и архивных отделов городов и районов области за достигнутые успехи в развитии архивного дела.
V. Обеспечение деятельности отдела
10. Структура, штатная численность и Положение об отделе утверждаются губернатором области. '
11. Руководство отделом осуществляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности губернатором области.
12. Заместитель начальника отдела назначается на должность и освобождается от должности начальником архивного отдела по согласованию с администрацией области.
13. Начальник отдела:
1) осуществляет руководство деятельностью отдела, утверждает положения об отделах областных архивов, положения и составы их научных советов, должностные инструкции работников отдела;
2) без доверенности действует от имени отдела, представляет его интересы во всех учреждениях, организациях, в суде, в арбитражном суде;
3) издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, даёт указания, обязательные для исполнения подведомственными областными архивами и архивными отделами, организует и проверяет их исполнение;
4) в необходимых случаях готовит совместно с руководителями структурных подразделений администрации области приказы и инструкции;
5) имеет право премировать сотрудников отдела, областных архивов и группы, содержащейся за счёт специальных средств, и оказывать им материальную помощь в установленном законодательством порядке;
6) распоряжается имуществом и денежными средствами отдела в соответствии с целями его деятельности, подписывает финансовые документы;
7) несет персональную ответственность за соблюдение финансовой дисциплины;
8) назначает и освобождает от должности работников отдела и группы, содержащейся за счёт специальных средств, руководителей областных архивов в соответствии с установленной номенклатурой должностей. Согласовывает кандидатуры на должности руководителей архивными отделами;
9) утверждает структуру, штатные расписания областных архивов, группы, содержащейся за счет спецсредств;
10) составляет сметы расходов, финансовые и статистические отчеты и представляет их в соответствующие органы.
14. При отделе распоряжением губернатора области образуется коллегия. Коллегия является совещательным органом, рассматривает основные вопросы руководства архивным делом в области и деятельности областных архивов и архивных отделов, состояние ведомственных архивов - источников комплектования, подбора и расстановки кадров, проекты нормативных актов и инструкций, заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, представителей учреждений. Решение коллегии оформляются протоколами.
