ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 сентября 2021 года N 727-П
О работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области
(наименование в редакции, введенной постановлением Правительства Саратовской области от 01.08.2022 N 689-П, см. предыдущую редакцию)
(с изменениями на 1 августа 2022 года)
____________________________________________________________
В тексте документа учтены изменения и дополнения, внесенные
постановлением Правительства Саратовской области от 01.08.2022 N 689-П.
____________________________________________________________
В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в целях совершенствования организации хранения документов, образующихся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области, Правительство Саратовской области ПОСТАНОВЛЯЕТ (преамбула с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Саратовской области от 01.08.2022 N 689-П, см. предыдущую редакцию):
1. Утвердить прилагаемое Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области (пункт с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Саратовской области от 01.08.2022 N 689-П, см. предыдущую редакцию).
2. Признать утратившими силу:
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области Пивоварова И.И.
4. Министерству информации и печати области опубликовать настоящее постановление в течение десяти дней со дня его подписания.
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Вице-губернатор Саратовской области -
Председатель Правительства Саратовской области
Р.В. Бусаргин
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Саратовской области
от 1 сентября 2021 года N 727-П
Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области
(приложение с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Саратовской области от 01.08.2022 N 689-П, см. предыдущую редакцию)
I. Общие положения
1. Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, (далее - Правила), на основе Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42.
2. Настоящее Положение распространяется на:
структурные подразделения аппарата Губернатора Саратовской области;
управление специальных программ Правительства Саратовской области (в части несекретного делопроизводства) и комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Саратовской области (далее - отдельные исполнительные органы Саратовской области);
управление делами Правительства Саратовской области и государственное казенное учреждение Саратовской области "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов" (далее - ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов") в части, определенной пунктом 6, подпунктами "в" и "г" пункта 9, пунктами 13, 14, 17.3, 17.13, 18, 19 и 21 настоящего Положения;
областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области" в части, определенной пунктом 20 настоящего Положения.
3. Для обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности аппарата Губернатора Саратовской области, отдельных исполнительных органов Саратовской области, управления делами Правительства Саратовской области (за исключением подведомственных учреждений) и ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив Саратовской области, оборудовано архивохранилище аппарата Губернатора Саратовской области (далее - архивохранилище).
4. До передачи в архивохранилище документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Саратовской области, отдельных исполнительных органов Саратовской области, а также управления делами Правительства Саратовской области и ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", хранятся по месту их формирования.
5. Все работы (за исключением транспортировки и материально-технического обеспечения), связанные с подготовкой и передачей документов аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области в архивохранилище и соответствующий государственный архив Саратовской области, производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных соответственно аппарату Губернатора Саратовской области и отдельным исполнительным органам Саратовской области.
Материально-техническое обеспечение при подготовке к передаче документов аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных государственных исполнительных органов Саратовской области в архивохранилище и соответствующий государственный архив Саратовской области, а также их транспортировка производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных управлению делами Правительства Саратовской области.
6. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов управления делами Правительства Саратовской области и непосредственно ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов" в архивохранилище, производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных соответственно управлению делами Правительства Саратовской области и ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов".
7. Работа с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органах Саратовской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Саратовской области в сфере архивного дела и делопроизводства, Правилами, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236, (далее - Перечень), Положением о постоянно действующей экспертной комиссии аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области, утвержденным постановлением Правительства Саратовской области от 1 июля 2021 года N 506-П, настоящим Положением и локальными нормативными актами аппарата Губернатора Саратовской области.
II. Состав документов архивохранилища
8. В архивохранилище хранятся:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности аппарата Губернатора Саратовской области, государственных органов Саратовской области, входящих в структуру аппарата Губернатора области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Саратовской области, а также управления делами Правительства Саратовской области (за исключением подведомственных учреждений), включенные в утвержденные экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа Саратовской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК) описи дел;
б) документы по личному составу фондов организаций-предшественников;
в) фонд пользования (копии правовых актов Губернатора Саратовской области и Правительства Саратовской области, не переданных на постоянное хранение в соответствующий государственный архив Саратовской области);
г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архивохранилища.
9. В архивохранилище поступают на хранение:
а) документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документы по личному составу, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Саратовской области (в том числе упраздненных);
б) документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документы по личному составу, образующиеся в деятельности управления специальных программ Правительства Саратовской области (в части несекретного делопроизводства) и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Саратовской области, прошедшие научно-техническую обработку;
в) документы постоянного хранения и по личному составу, образующиеся в деятельности управления делами Правительства Саратовской области (за исключением подведомственных учреждений), прошедшие научно-техническую обработку;
г) документы постоянного хранения и по личному составу аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области, сформированные ГКУ "Центр Бухгалтерского учета, отчетности и финансов" в процессе ведения бухгалтерского учета, в том числе составления бухгалтерской отчетности при централизации бухгалтерского учета в соответствии со статьей 264.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации, а также документы постоянного хранения и по личному составу по обеспечению деятельности непосредственно ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", прошедшие научно-техническую обработку;
д) фонд пользования (копии правовых актов Губернатора Саратовской области и Правительства Саратовской области).
III. Основные задачи работы с архивными документами
10. К задачам управления делопроизводства и контроля Правительства Саратовской области относятся:
организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;
комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен пунктом 9 раздела II настоящего Положения;
учет документов, находящихся на хранении в архивохранилище;
использование документов, находящихся на хранении в архивохранилище;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный архив Саратовской области;
методическое руководство деятельностью структурных подразделений аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных исполнительных органов Саратовской области по формированию, оформлению дел и передаче их в архивохранилище.
11. Задачей структурных подразделений аппарата Губернатора Саратовской области является комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен подпунктом "а" пункта 9 раздела II настоящего Положения.
12. Задачей отдельных исполнительных органов Саратовской области является комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен подпунктом "б" пункта 9 раздела II настоящего Положения.
13. Задачей управления делами Правительства Саратовской области является комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен подпунктом "в" пункта 9 раздела II настоящего Положения.
14. Задачей ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов" является комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен подпунктом "г" пункта 9 раздела II настоящего Положения.
IV. Основные функции при работе с архивными документами
15. Структурными подразделениями аппарата Губернатора Саратовской области осуществляются следующие функции:
составление номенклатуры дел и формирование дел, обеспечение сохранности документов до передачи их на временное хранение в архивохранилище;
представление в управление делопроизводства и контроля Правительства Саратовской области сведений о категориях и количестве дел, заведенных в течение календарного года (сведения итоговой записи номенклатуры дел);
подготовка к передаче и передача в архивохранилище на временное хранение через год после завершения делопроизводством дел и документов по описям в соответствии с номенклатурой дел (в 7-дневный срок - в случае ликвидации структурного подразделения аппарата Губернатора Саратовской области), личных дел гражданских служащих Саратовской области, уволенных с гражданской службы, - через 10 лет со дня увольнения, оформленных в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88;
участие в заседаниях постоянно действующей экспертной комиссии аппарата Губернатора Саратовской области и отдельных органов исполнительной власти Саратовской области (далее - ЭК) (при необходимости).
16. Отдельными исполнительными органами Саратовской области осуществляются следующие функции:
составление номенклатуры дел и формирование дел, обеспечение сохранности документов до передачи их на временное хранение в архивохранилище;
обеспечение финансовых и иных условий (за исключением транспортных и материально-технических), необходимых для комплектования, хранения, учета и использования, проведения экспертизы ценности и упорядочения архивных документов отдельных исполнительных органов Саратовской области;
подготовка к передаче и передача дел и документов, прошедших научно-техническую обработку, в архивохранилище на временное хранение в течение трех лет после завершения делопроизводством по описям в соответствии с номенклатурой дел, личных дел гражданских служащих области, уволенных с гражданской службы, - через 10 лет со дня увольнения;
представление на утверждение руководителям отдельных исполнительных органов Саратовской области номенклатур дел, описей дел постоянного хранения, описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов проверки наличия и состояния архивных документов, актов об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных), утвержденных (согласованных) ЭПК, актов о технических ошибках в учетных документах, согласованных ЭК;
исполнение запросов пользователей и выдача архивных справок о заработной плате сотрудников отдельных исполнительных органов Саратовской области, обслуживаемых ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", на основе информации, полученной от ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов" для включения в архивную справку.
17. Управлением делопроизводства и контроля Правительства Саратовской области осуществляются следующие функции:
17.1. Ежегодное уточнение и составление сводной номенклатуры дел аппарата Губернатора Саратовской области, Правительства Саратовской области.
17.2. Прием через год после завершения делопроизводством (в 7-дневный срок - в случае ликвидации структурного подразделения аппарата Губернатора Саратовской области) документов постоянного и временных сроков хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документов по личному составу, образовавшихся в деятельности аппарата Губернатора Саратовской области, прием личных дел гражданских служащих Саратовской области, уволенных с гражданской службы, - через 10 лет со дня увольнения.
17.3. Прием в течение трех лет после завершения делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу, образовавшихся в деятельности отдельных исполнительных органов области, управления делами Правительства Саратовской области, а также ГКУ "Центр бухгалтерского учета, отчетности и финансов", прошедших научно-техническую обработку.
17.4. Ведение учета документов и фондов, находящихся на хранении в архивохранилище.
