Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области, государственных органах Саратовской области и органах исполнительной власти Саратовской области, не обладающих правами юридического лица
(приложение с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Саратовской области от 21.09.2020 N 786-П, см. предыдущую редакцию)
I. Общие положения
1. Положение о работе с архивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области, государственных органах Саратовской области и органах исполнительной власти Саратовской области, не обладающих правами юридического лица, (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, (далее - Правила), на основе Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42.
2. Настоящее Положение распространяется на структурные подразделения аппарата Губернатора области; государственные органы области - секретариаты вице-губернатора области - руководителя аппарата Губернатора области, вице-губернатора области - Председателя Правительства области, первого заместителя Председателя Правительства области - министра финансов области, заместителя Председателя Правительства области - министра труда и социальной защиты области, заместителей Председателя Правительства области; органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица, - комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве области, управление специальных программ Правительства области (в части несекретного делопроизводства).
3. Для обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности аппарата Губернатора области, государственных органов области, органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, и управления делами Правительства области (за исключением подведомственных учреждений), а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив области, оборудовано архивохранилище аппарата Губернатора области (далее - архивохранилище).
4. До передачи в архивохранилище документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора области, государственных органов области, органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, и управления делами Правительства области, хранятся по месту их формирования.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей документов в архивохранилище и соответствующий государственный архив области, производятся за счет и в пределах средств областного бюджета, выделенных управлению делами Правительства области.
5. Работа с архивными документами в аппарате Губернатора области, государственных органах области, органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Саратовской области в сфере архивного дела и делопроизводства, Правилами, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236, (далее - Перечень), Положением о постоянно действующей экспертной комиссии аппарата Губернатора Саратовской области, государственных органов Саратовской области и органов исполнительной власти Саратовской области, не обладающих правами юридического лица, утвержденным постановлением Правительства Саратовской области от 9 января 2020 года N 1-П, настоящим Положением и локальными нормативными актами аппарата Губернатора области.
II. Состав документов архивохранилища
6. В архивохранилище хранятся:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности аппарата Губернатора области, государственных органов области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве области, а также управления делами Правительства области, включенные в утвержденные экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее - ЭПК) описи дел;
б) документы по личному составу фондов организаций-предшественников;
в) фонд пользования (копии правовых актов Губернатора области и Правительства области, не переданных на постоянное хранение в соответствующий государственный архив области);
г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архивохранилища.
7. В архивохранилище поступают на хранение:
а) документы постоянного и временных сроков хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документы по личному составу, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора области, государственных органов области (в том числе упраздненных), комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве области, управления специальных программ Правительства области (в части несекретного делопроизводства), а также управления делами Правительства области (за исключением подведомственных учреждений);
б) фонд пользования (копии правовых актов Губернатора области и Правительства области).
III. Основные задачи работы с архивными документами
8.1. К задачам управления делопроизводства и контроля Правительства области относятся:
8.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.
8.1.2. Комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 раздела II настоящего Положения.
8.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в архивохранилище.
8.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архивохранилище.
8.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный архив области.
8.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях аппарата Губернатора области, государственных органах области и органах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, и своевременной передачей их в архивохранилище.
8.2. Задачей структурных подразделений аппарата Губернатора области, государственных органов области и органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, а также управления делами Правительства области является комплектование архивохранилища документами, состав которых предусмотрен подпунктом "а" пункта 7 раздела II настоящего Положения.
IV. Основные функции при работе с архивными документами