ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 октября 2016 года N 386
О внесении изменений в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88
На основании Устава (Основного Закона) Саратовской области ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Внести в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области" следующие изменения:
в приложении:
раздел "Основные термины, употребляемые в делопроизводстве" изложить в следующей редакции:
"Основные термины, употребляемые в делопроизводстве и архивном деле
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти области;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти области;
документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти области;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в орган исполнительной власти области и созданных им за определенный период;
документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти области;
вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ; оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
согласование документа, визирование - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;
лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;
гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;
виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;
подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
регистрационный номер документа, регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;
утверждение документа - способ придания документу правового статуса;
гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;
гриф ограничения доступа к документу - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;
дата документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события;
место составления (издания) документа - реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа;
резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
текст документа - основная содержательная часть документа;
адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
отметка о наличии приложения - реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах);
отметка о поступлении документа - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;
отметка о заверении копии - реквизит, используемый для придания копии правового статуса;
печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
официальное опубликование документа - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти области, помещенное в отдельную обложку;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение;
заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;
внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение, доступ к ним, а также регистрацию документов;
включение документа в систему электронного документооборота - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным способом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним (данных, описывающих контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающих управление документами в информационной системе), сформированные в соответствии с номенклатурой дел;
архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
архив - организация или структурное подразделение органа исполнительной власти области, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
критерии экспертизы ценности документов - признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов;
срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;
постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;
временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив (или архивохранилище) органа исполнительной власти области или уничтожения;
перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения;
документ постоянного срока хранения - документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение;
документ временного срока хранения - документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;
обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;
единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
