1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Омской области (далее соответственно - Инструкция, Министерство) подготовлена в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Министерства промышленности и торговли Российской Федерации и Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Положением о Министерстве, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 13 ноября 2007 года N 133 (далее - Положение о Министерстве).
Делопроизводство в Министерстве организовано и ведется на основе Инструкции.
(п. 1 в ред. Приказа Министерства здравоохранения Омской области от 06.11.2020 N 59)
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые в том числе с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), определяются в соответствии с законодательством.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО в Министерстве, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов (приложение N 1).
3. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота осуществляются группой по делопроизводству организационно-аналитического отдела управления стратегического развития и реформирования здравоохранения Министерства (далее - Группа).
Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле и методическими документами Федерального архивного агентства.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение Инструкции в структурных подразделениях Министерства (далее - структурное подразделение) возлагается на их руководителей.
4. Руководитель структурного подразделения назначает сотрудника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
5. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций допускается при наличии письменного запроса, поступившего в адрес Министерства, с разрешения Министра здравоохранения Омской области (далее - Министр), первого заместителя Министра.