ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 декабря 2018 года № 912
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Нижегородской области
и их структурных подразделениях
(с изменениями на 21 ноября 2019 года)
-----------------------------------------------------------------------
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Правительства Нижегородской области от 13.08.2019 № 569;
постановлением Правительства Нижегородской области от 21.11.2019 № 848
------------------------------------------------------------------------
В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого порядка организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" Правительство Нижегородской области постановляет: (преамбула в ред. постановления Правительства области от 13.08.2019 № 569 - см. предыдущую редакцию)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее - Инструкция).
2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Признать утратившими силу:
4. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области.
И.о. Губернатора Д.Г.Краснов
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Нижегородской области
от 28 декабря 2018 г. № 912
Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Нижегородской области и их структурных подразделениях
(в ред. постановления Правительства области от 13.08.2019 № 569)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии c Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.4. Организация делопроизводства в Правительстве Нижегородской области (далее - Правительство) осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденного постановлением Правительства Нижегородской области от 6 июля 2018 г. № 493 (далее - Регламент СЭДО), с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве осуществляется управлением документационного обеспечения и контроля управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области (далее - Управление ДОУ, Управление делами).
1.6. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти.
1.7. Методические документы Управления ДОУ по вопросам организации и совершенствования документооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области, а также документы об устранении выявленных нарушений в делопроизводстве органов исполнительной власти Нижегородской области обязательны для исполнения в органах исполнительной власти Нижегородской области.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на руководителей соответствующих органов.
Руководители органов исполнительной власти назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство). Примерный перечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство, приведен в приложении № 8 к настоящей инструкции.
1.9. Сотрудники органов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов.
1.10. О случае утраты документов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложить руководителю.
Информация, содержащаяся в документах Правительства, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.11. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенному руководителем.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
служба документационного обеспечения управления (делопроизводства) - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органов исполнительной власти;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;
электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронная копия документа (электронный образ документа) - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
3.1. Общие требования
3.1.1. Документы Правительства оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата А4 (210х297 мм), А5 (210х148 мм) и А6 (105х148 мм) или в виде электронных документов.
На бумаге формата А3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы.
Бумагу форматов А6 допускается использовать для оформления резолюции к документу.
3.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
3.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) № 12. Для оформления таблиц - до № 10.
3.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 1 - 3 межстрочными интервалами (12 - 36 пт).
Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Подпись" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами (18 - 24 пт).
Текст документов печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала (12 - 18 пт) на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы. (абзац в ред. постановления Правительства области от 13.08.2019 № 569 - см. предыдущую редакцию)
Строки реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита "Адресат" могут также выравниваться по левой границе рабочего поля.
Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" - по правой границе.
3.1.5. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля в мм не менее: (абзац изложен в новой редакции постановлением Правительства области от 13.08.2019 № 569 - см. предыдущую редакцию)
левое - 20;
правое - 10;
верхнее - 20;
