1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки документов к передаче в архивы министерств Хабаровского края, иных органов исполнительной власти Хабаровского края (далее также - архивы органов исполнительной власти, органы исполнительной власти и край соответственно) и на государственное хранение.
1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве органов исполнительной власти.
1.3. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила), Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 г. N 2004-ст, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст (далее - национальные стандарты), Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, в том числе осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий, государственной информационной системы "Система электронного документооборота Правительства Хабаровского края" (далее также - СЭД).
1.5. Действие Инструкции по делопроизводству не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности организации работы с документами, содержащими иные виды информации ограниченного доступа (служебную тайну, персональные данные), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным им должностным лицом.
1.6. Рассмотрение обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций осуществляется в органе исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.7. Организация работы с заявлениями юридических и физических лиц о предоставлении государственных услуг осуществляется в органе исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.8. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в орган исполнительной власти о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
1.9. Организация работы с запросами средств массовой информации о деятельности органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 "О средствах массовой информации".
1.10. Органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденных соответствующим органом исполнительной власти (далее - Индивидуальная инструкция), Регламента Правительства края, других нормативно-методических документов, принятых в сферах информации, архивного дела, стандартизации.
Индивидуальные инструкции утверждаются руководителями органов исполнительной власти.
1.11. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Индивидуальной инструкции возлагается на руководителя органа исполнительной власти либо на лицо, исполняющее его обязанности.
1.12. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства). При его отсутствии указанные обязанности по ведению делопроизводства в органе исполнительной власти возлагаются на сотрудника органа исполнительной власти.
Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях органа исполнительной власти возлагается на сотрудников данных структурных подразделений органа исполнительной власти (далее - делопроизводитель).
1.13. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти и определяющего наименование службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.
Должностные обязанности специалистов службы делопроизводства, делопроизводителей в органе исполнительной власти устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.
1.14. На период отпуска, командировки, болезни, в случае увольнения и перемещения (перевода) специалисты структурных подразделений органа исполнительной власти обязаны передать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю структурного подразделения или иному сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива органа исполнительной власти, возвратить в архив.
При смене делопроизводителя составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.15. Специалисты органа исполнительной власти должны быть ознакомлены с Индивидуальной инструкцией и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в органе исполнительной власти.
1.16. При утрате документов сотрудник информирует руководителя структурного подразделения и/или службу делопроизводства, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата, составляется акт в порядке, установленном пунктом 7.40 раздела 7 настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.17. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности органа исполнительной власти, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.18. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в процессе делопроизводства в органе исполнительной власти осуществляется уполномоченным органом в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством края.
1.19. Для целей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:
архив органа исполнительной власти - структурное подразделение органа исполнительной власти, в функции которого входит осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов;
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
включение документа в систему электронного документооборота - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота;
временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;
временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;