3.1. Прием и первичная обработка обращений.
3.1.1. Обращения, поступающие в администрацию города на имя Мэра города Хабаровска, вице-Мэра города, заместителей Мэра города, и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел по рассмотрению обращений граждан.
3.1.2. Обращения, поступающие в комитет в письменной и электронной форме, в том числе с использованием ГИС ЖКХ, и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел (сектор), осуществляющий работу с обращениями граждан, указанного в обращении комитета в день поступления. (Подпункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 3 марта 2020 года N 725 - см. предыдущую редакцию).
3.1.3. Обращения, поступающие на имя руководителей структурных подразделений в письменной и электронной форме, и документы, связанные с их рассмотрением, передаются специалисту структурного подразделения в день поступления. (Подпункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 3 марта 2020 года N 725 - см. предыдущую редакцию).
3.1.4. При отсутствии отдельных листов в обращении или приложении к обращению, текста обращения, при наличии ссылки на приложение в тексте обращения, обнаружении во вложении оригиналов документов (паспорт, свидетельства, военный билет и т.п.), денежных купюр и других ценностей в течение трех дней со дня поступления обращения составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у специалиста, принимающего корреспонденцию, второй приобщается к поступившему обращению, а третий отправляется гражданину в течение двух дней со дня составления акта.
3.1.5. В случае, если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение не даётся и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чём в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. (Подпункт в редакции, введенной в действие с 5 октября 2018 года Постановлением Администрации города Хабаровска от 28 сентября 2018 года N 3366 - см. предыдущую редакцию).
3.1.6. При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяются правильность их адресования и оформления, правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных вложений, к обращению прикладывается конверт (при наличии). При приеме и первичной обработке обращений в форме электронного документа проверяется правильность их адресования и оформления.
3.1.7. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по рассмотрению обращений граждан, структурных подразделениях администрации города.
3.1.8. На втором экземпляре письменного обращения по просьбе гражданина делается отметка с указанием даты приема обращения, занимаемой должности, фамилии и инициалов лица, принявшего данное обращение, или выдается расписка о приеме обращения, в которой указаны телефоны для справок. (Подпункт дополнительно включен Постановлением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 3 марта 2020 года N 725).
3.2. Регистрация обращений.
3.2.1. Обращения, поступившие в администрацию города, структурные подразделения администрации города, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления с использованием ГИС СЭД ПХК. Если последний день регистрации обращения приходится на выходной или праздничный день, последним днем регистрации считается следующий за ним рабочий день.
Обращения, поступившие в администрацию города, регистрируются специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан.
Обращения, поступившие в структурное подразделение, регистрируются специалистом структурного подразделения. (Подпункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 20 августа 2021 года N 3234 - см. предыдущую редакцию).
3.2.2. На каждое поступившее обращение оформляется учетная карточка обращения согласно приложению N 2 к настоящему Положению, которая оформляется:
- на обращения, поступившие на имя Мэра города, вице-Мэра города, заместителей Мэра города, - специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан;
- на обращения, поступающие в структурные подразделения, - специалистом структурного подразделения.
3.2.3. При регистрации обращения в учетной карточке обращения:
- присваивается регистрационный номер;
- указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или инициалы заявителя, его адрес, телефон. Если письмо подписано тремя и более авторами, то регистрируются первые два или три заявителя, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;
- отмечается вид обращения (от автора, коллективное). Если обращение переслано, то указывается орган государственной власти, орган местного самоуправления, из которого оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На таких обращениях проставляется штамп "Особой контроль";
- обращение проверяется на повторность;
- указывается способ доставки обращения;
- проставляется количество листов в обращении;
- указываются вопросы, содержащиеся в обращении. (Пункт изменен Постановлением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 26 февраля 2021 года N 667 - см. предыдущую редакцию, Постановлением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 20 августа 2021 года N 3234 - см. предыдущую редакцию).
3.2.4. На первой странице обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.2.5. На обращениях, поступивших в администрацию города, специалистом отдела по рассмотрению обращений граждан проставляется штамп:
- на письменных обращениях, телефонных карточках обращений проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N __, дата, месяц, год";
- на обращениях в форме электронного документа проставляется штамп