11.1. Контроль исполнения документов и поручений Мэра города осуществляется в АИС "МЭД" и включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения истекли, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
11.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения. Необходимость постановки документа на контроль в администрации г. Хабаровска определяют Мэр города, начальник контрольного управления администрации г. Хабаровска.
11.3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р, Положением о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 22.05.2013 N 283-р.
11.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- при резолюции руководителя "для предложений", "для пояснений" ответственный за исполнение документа готовит предложения, пояснения, информацию на имя руководителя, давшего соответствующее поручение, в течение 10 дней, при этом документ, требующий дальнейшего исполнения (подготовки и направления ответа) не снимается с контроля. При необходимости срок исполнения поручений может быть продлен по согласованию с советником Мэра города. Срок исполнения резолюции руководителя не должен превышать конечной даты исполнения документа;
- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан".
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).
- по обращениям граждан: общий срок - не более 15 дней;
- требующим дополнительного изучения и проверки, - в течение 30 дней со дня их регистрации;
- в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" Мэр города либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в АИС "МЭД".
11.5. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее двух дней до истечения этого срока. При этом необходимо направить промежуточный ответ в адрес заявителя, организации, направивших документ.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в АИС "МЭД" (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право руководитель, давший поручение.
11.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
11.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке в системе электронного документооборота в АИС "МЭД".
11.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного на бумажном или электронном носителях, подтверждающих исполнение, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
11.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины общий отдел управления Делами в системе электронного документооборота в АИС "МЭД" осуществляет отбор документов, не исполненных в сроки, на основании которого, два раза в месяц готовит сводные данные по исполнению контрольных документов к аппаратному совещанию Мэра города, ежемесячно до 05-го числа представляет информацию об исполнительской дисциплине муниципальных служащих председателю комиссии по премированию муниципальных служащих.