1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации г. Хабаровска.
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов (М. 1985), Основными правилами работы архивов организаций (М. 2003), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 N 30-р "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края", Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота - автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД"), применяемой в администрации г. Хабаровска, обеспечивающей выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа в АИС "МЭД" осуществляется на основании инструкции пользователя АИС "МЭД".
1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска осуществляются общим отделом управления Делами администрации г. Хабаровска (далее - общий отдел управления Делами).
1.5. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела управления делами регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников общего отдела управления Делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, устанавливаются должностными инструкциями.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска возлагается на заместителя Мэра города - управляющего Делами, а в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска (далее - подразделения) - на их руководителей.
Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ФСТЭК России, специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми администрацией г. Хабаровска.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Мэра г. Хабаровска.
1.9. Работники структурных подразделений администрации г. Хабаровска несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя по акту.
1.11. Инструкция по делопроизводству согласовывается ЦЭК администрации г. Хабаровска и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.