1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана для представительных органов муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - представительный орган муниципального образования), местных администраций (исполнительно-распорядительных органов муниципальных образований) муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - местная администрация) в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в представительном органе муниципального образования, местной администрации (далее также - органы местного самоуправления), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления.
1.1(1). Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (Пункт дополнительно включен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р).
1.2. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.
Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в органе местного самоуправления, должны обеспечивать выполнение требований индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления. (Абзац изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).
1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органе местного самоуправления осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя органа местного самоуправления ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).
1.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа местного самоуправления, устанавливаются должностными инструкциями.
1.5. Органы местного самоуправления организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов органов местного самоуправления, других нормативно-методических документов.
Индивидуальная инструкция по делопроизводству в органе местного самоуправления утверждается руководителем органа местного самоуправления после согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного органа или учреждения муниципального района, городского округа (далее - ЭПК и архивный орган соответственно), а при ее отсутствии - с экспертно-прове- рочной методической комиссией (далее - ЭПМК) органа исполнительной власти Хабаровского края (далее также - край), уполномоченного в области архивного дела.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления порядка работы с документами возлагается на руководителя органа местного самоуправления.
1.7. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.8. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.9. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа местного самоуправления.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа местного самоуправления.
1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе специалисты органов местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство, или другому специалисту по указанию руководителя, при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту. (Пункт изменен Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 года N 464-р - см. предыдущую редакцию).