Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив администрации Губернатора и Правительства края в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного исполнительного органа края в области архивного дела.
(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 26.04.2016 N 199-р, от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)
Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.
11.1. Составление номенклатуры дел
11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве администрации Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений администрации.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)
Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов).
(абзац введен распоряжением Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р)
11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)