Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края (с изменениями на 29 декабря 2023 года)



11. Организация работы с документами в делопроизводстве


Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив администрации Губернатора и Правительства края в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного исполнительного органа края в области архивного дела.


(в ред. распоряжений Губернатора Хабаровского края от 26.04.2016 N 199-р, от 10.06.2022 N 294-р, от 29.12.2023 N 732-р)


Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.


11.1. Составление номенклатуры дел


11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в делопроизводстве администрации Губернатора и Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.


(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)


В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы структурных подразделений администрации.


(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)


Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.


Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.


Номенклатура дел включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов).


(абзац введен распоряжением Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р)


11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.


(в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 10.06.2022 N 294-р)