ВИДЫ ДЕЛОВЫХ (СЛУЖЕБНЫХ) ПИСЕМ
(введены распоряжением Губернатора Хабаровского края от 03.05.2018 N 192-р; в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р)
Наименование разновидности письма | Предназначение | Ключевые слова и словосочетания | Особенности текста |
1 | 2 | 3 | 4 |
Требующие ответа | |||
Письмо-просьба | получение информации, сведений об услугах, товарах, необходимых автору, согласовать какие-либо действия | Просим (прошу): - провести ... - предоставить ... - сообщить ... - направить ... - рассмотреть ... При содержании нескольких просьб в письме: - также просим ... - одновременно просим ... Надеемся на положительное решение вопроса ... Будем признательны Вам за ... | в основной части излагается причина, побудившая обратиться с просьбой, и сама просьба. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации. В заключительной части высказывается надежда на положительный результат |
Письмо-запрос | получение каких-либо официальных сведений или документов | Просим (прошу): - предоставить ... - сообщить ... В соответствии с (наименование вида документа) от (дата) N (номер) (наименование документа) просим Вас предоставить ... | обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-распорядительные документы |
Письмо-предложение | направляется потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме | Предлагаем Вам ... В заключении письма: надеемся на плодотворное сотрудничество ... | если направляется адресату впервые, то должно содержать не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. При адресовании партнеру может содержать конкретную детальную информацию |
Письмо-требование | заставить организацию-адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее достигнутых договоренностей | Срочно требуем: - выполнить ... - выслать ... - предоставить ... - перечислить ... Требуем выполнить взятые на себя обязательства ... Угрозы в адрес организации - получателя письма: в противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ... | излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, формулируются требования о необходимости выполнения обязательства и угрозы в адрес организации - получателя письма, если обязательства не будут выполнены |
Не требующие ответа | |||
Сопроводительное письмо | сообщение адресату о направлении в его адрес каких-либо документов или материальных ценностей. Выполняют функцию контроля за их прохождением | Представляем ... Направляем ... Высылаем Вам ... В подтверждение нашей договоренности высылаем ... | состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведений (приложений). Сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения |
Гарантийное письмо | сообщение или подтверждение определенных обязательств или условий | Оплату гарантируем... Качество работ (услуг) гарантируем ... Сроки выполнения работ гарантируем ... Просим Вас предоставить (что-либо) ... Оплату гарантируем... | гарантироваться может оплата выполненной работы, качество, сроки выполнения работ, поставка товаров и выполнение услуг, оплата продукции и другое |
Информационное письмо (извещение, уведомление, сообщение, подтверждение) | сообщение, утверждение, подтверждение каких-либо сведений, событий, фактов, представляющих взаимный интерес | Извещаем ... Сообщаем ... Ставим Вас в известность ... Доводим до Вашего сведения ... Приглашаем Вас принять участие в работе семинара (конференции, выставки) ... Подтверждаем: - получение ... - согласие ... - договоренность ... | могут сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, приглашать принять участие. Могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, содержаться рекомендации и предложения. Могут иметь приложения |
Письмо-напоминание | содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или принятых договоренностей | Напоминанием Вам ... Вторично напоминаем Вам ... Обращаем Ваше внимание на то, что ... Ставим Вас в известность, что ... | состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, и напоминания о необходимости выполнения каких-либо действий, достигнутых договоренностей, напоминания о нарушении сроков, сообщение о мерах, которые будут приняты в случае невыполнения условий |
Письмо-благодарность | создается для направления организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия | Благодарим за оказанную помощь в ... Выражаем Вам свою благодарность за ... Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ... | может составляться в более свободной форме, чем другие разновидности писем |
Письмо-поздравление | составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации | Поздравляем Вас с ... Поздравляем Вас в связи ... Примите наши искренние поздравления в связи с ... | составляется в свободной форме, может быть небольшим по объему |