Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора и Правительства Хабаровского края (с изменениями на 29 декабря 2023 года)



Приложение N 3[1]
к подпункту 2.9.14.7



ВИДЫ ДЕЛОВЫХ (СЛУЖЕБНЫХ) ПИСЕМ

(введены распоряжением Губернатора Хабаровского края от 03.05.2018 N 192-р; в ред. распоряжения Губернатора Хабаровского края от 30.12.2020 N 742-р)

Наименование разновидности письма

Предназначение

Ключевые слова и словосочетания

Особенности текста

1

2

3

4

Требующие ответа

Письмо-просьба

получение информации, сведений об услугах, товарах, необходимых автору, согласовать какие-либо действия

Просим (прошу):

- провести ...

- предоставить ...

- сообщить ...

- направить ...

- рассмотреть ...

При содержании нескольких просьб в письме:

- также просим ...

- одновременно просим ...

Надеемся на положительное решение вопроса ...

Будем признательны Вам за ...

в основной части излагается причина, побудившая обратиться с просьбой, и сама просьба. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации.

В заключительной части высказывается надежда на положительный результат

Письмо-запрос

получение каких-либо официальных сведений или документов

Просим (прошу):

- предоставить ...

- сообщить ...

В соответствии с (наименование вида документа) от (дата) N (номер) (наименование документа) просим Вас предоставить ...

обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса.

Могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-распорядительные документы

Письмо-предложение

направляется потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме

Предлагаем Вам ...

В заключении письма:

надеемся на плодотворное сотрудничество ...

если направляется адресату впервые, то должно содержать не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. При адресовании партнеру может содержать конкретную детальную информацию

Письмо-требование

заставить организацию-адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее достигнутых договоренностей

Срочно требуем:

- выполнить ...

- выслать ...

- предоставить ...

- перечислить ...

Требуем выполнить взятые на себя обязательства ...

Угрозы в адрес организации - получателя письма:

в противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ...

излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, формулируются требования о необходимости выполнения обязательства и угрозы в адрес организации - получателя письма, если обязательства не будут выполнены

Не требующие ответа

Сопроводительное письмо

сообщение адресату о направлении в его адрес каких-либо документов или материальных ценностей. Выполняют функцию контроля за их прохождением

Представляем ...

Направляем ...

Высылаем Вам ...

В подтверждение нашей договоренности высылаем ...

состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведений (приложений).

Сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения

Гарантийное письмо

сообщение или подтверждение определенных обязательств или условий

Оплату гарантируем...

Качество работ (услуг) гарантируем ...

Сроки выполнения работ гарантируем ...

Просим Вас предоставить (что-либо) ...

Оплату гарантируем...

гарантироваться может оплата выполненной работы, качество, сроки выполнения работ, поставка товаров и выполнение услуг, оплата продукции и другое

Информационное письмо (извещение, уведомление, сообщение, подтверждение)

сообщение, утверждение, подтверждение каких-либо сведений, событий, фактов, представляющих взаимный интерес

Извещаем ...

Сообщаем ...

Ставим Вас в известность ...

Доводим до Вашего сведения ...

Приглашаем Вас принять участие в работе семинара (конференции, выставки) ...

Подтверждаем:

- получение ...

- согласие ...

- договоренность ...

могут сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, приглашать принять участие.

Могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, содержаться рекомендации и предложения.

Могут иметь приложения

Письмо-напоминание

содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или принятых договоренностей

Напоминанием Вам ...

Вторично напоминаем Вам ...

Обращаем Ваше внимание на то, что ...

Ставим Вас в известность, что ...

состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, и напоминания о необходимости выполнения каких-либо действий, достигнутых договоренностей, напоминания о нарушении сроков, сообщение о мерах, которые будут приняты в случае невыполнения условий

Письмо-благодарность

создается для направления организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия

Благодарим за оказанную помощь в ...

Выражаем Вам свою благодарность за ...

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ...

может составляться в более свободной форме, чем другие разновидности писем

Письмо-поздравление

составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации

Поздравляем Вас с ...

Поздравляем Вас в связи ...

Примите наши искренние поздравления в связи с ...

составляется в свободной форме, может быть небольшим по объему