ПРАВИТЕЛЬСТВО ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 апреля 2023 года N 176
О государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Псковской области"
На основании Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федерального закона от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Устава Псковской области, Указа Губернатора Псковской области от 16 мая 2022 г. N 72-УГ "О системе и структуре исполнительных органов Псковской области", распоряжения Администрации Псковской области от 14 января 2011 г. N 7-р "О создании государственной информационной системы "Система электронного документооборота Правительства Псковской области" Правительство Псковской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые:
1) Положение о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Псковской области";
2) Положение о порядке работы с электронными документами в государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Псковской области".
2. Признать утратившим силу постановление Администрации Псковской области от 20 июля 2015 г. N 336 "О государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Псковской области Серавина А.И.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня, следующего за днем его официального опубликования.
Губернатор Псковской области М.Ведерников
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Правительства Псковской области
от 18.04.2023 N 176
ПОЛОЖЕНИЕ о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Правительства Псковской области"
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет принципы функционирования и структуру государственной информационной системы "Система электронного документооборота Правительства Псковской области" (далее также - СЭД), определяет участников СЭД, пользователей СЭД, функции оператора СЭД, полномочия пользователей СЭД и порядок их взаимодействия с оператором СЭД, а также методы обеспечения информационной безопасности и применения усиленной квалифицированной электронной подписи при работе в СЭД.
2. Понятия электронного документа, электронной подписи, сертификата ключа проверки электронной подписи, и иные понятия, используемые в настоящем Положении, применяются в значениях, установленных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Кроме того, для целей настоящего Положения используются следующие понятия:
1) СЭД - государственная информационная система, предназначенная для создания, согласования, подписания, использования, передачи и хранения электронных документов пользователями СЭД;
2) оператор СЭД - государственное учреждение Псковской области, определенное актом Правительства Псковской области;
3) участники СЭД - Правительство Псковской области, иные исполнительные органы Псковской области, Псковское областное Собрание депутатов, иные государственные органы Псковской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Псковской области (далее - органы местного самоуправления), государственные учреждения Псковской области, муниципальные учреждения муниципальных образований Псковской области и иные государственные организации Псковской области, заключившие соглашение об использовании Системы электронного документооборота Правительства Псковской области по примерной форме согласно приложению к настоящему Положению (далее также - организации - участники СЭД);
4) пользователи СЭД - Губернатор Псковской области, первый заместитель Губернатора Псковской области, заместители Губернатора Псковской области, иные лица, замещающие государственные должности Псковской области, Руководитель Аппарата Правительства Псковской области, заместители Руководителя Аппарата Правительства Псковской области, иные государственные гражданские служащие Псковской области, работники органов государственной власти Псковской области, иных государственных органов Псковской области, государственных учреждений Псковской области и иных государственных организаций Псковской области, муниципальные служащие и работники органов местного самоуправления, муниципальных учреждений муниципальных образований Псковской области, в должностные обязанности которых входит работа с электронными документами;
5) электронные документы внешнего документооборота - входящие документы, поступающие к участникам СЭД на рассмотрение от внешних корреспондентов, не являющихся участниками СЭД, и исходящие электронные документы, направляемые участниками СЭД внешним корреспондентам;
6) электронные документы внутреннего документооборота - входящие и исходящие электронные документы, созданные участниками СЭД и направляемые участникам СЭД;
7) мобильный офис - это программное приложение, позволяющие утверждать проекты резолюций, рассматривать поступившие электронные документы и оформлять собственные резолюции, согласовывать и подписывать электронные документы, отслеживать контрольные сроки;
8) ОРД - законы Псковской области, указы Губернатора Псковской области, постановления Правительства Псковской области, распоряжения Правительства Псковской области, приказы по Аппарату Правительства Псковской области, протоколы.
3. Принципами функционирования СЭД являются:
1) однократный ввод и многократное использование электронного документа;
2) разграничение прав доступа пользователей СЭД к электронным документам, в том числе прав на просмотр, изменение и удаление электронных документов или их вложений в соответствии с определенными ролями пользователей СЭД.
II. Структура СЭД
4. СЭД состоит из следующих разделов:
1) раздел "Все входящие", который предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, поступающих участникам СЭД, за исключением обращений граждан, поступающих участникам СЭД;
2) раздел "Все исходящие", который предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, направляемых внешним корреспондентам;
3) раздел "Все входящие обращения граждан", который предназначен для регистрации и хранения обращений граждан, поступающих участникам СЭД;
4) раздел "Все ответы гражданам", который предназначен для создания, регистрации и хранения ответов на обращения граждан, поступивших участникам СЭД;
5) раздел "Все внутренние", который предназначен для регистрации и хранения электронных документов внутреннего документооборота;
6) раздел "Все согласования", который предназначен для создания, согласования проекта электронного документа до его регистрации в качестве исходящего, внутреннего или ОРД;
7) раздел "Все ОРД", который предназначен для регистрации и хранения электронных документов - ОРД;
8) раздел "Статусы документов у пользователей", который предназначен для пользователей СЭД со специальными правами для возможности определения, на какой стадии рассмотрения находится документ у конкретного пользователя СЭД;
9) раздел "Меню пользователя", который предназначен для работы пользователей СЭД с электронными документами, организации их рассмотрения и исполнения, а также для обработки электронных документов помощником руководителя через меню "Передать права на документы";
10) раздел "Статистика и исполнение документов", который предназначен для формирования регламентных выходных форм, статистических отчетов и протоколов об исполнении электронных документов в разделах СЭД;
11) раздел "Настройки системы", который предоставляет возможность редактирования справочников и структур данных, просмотра истории событий, отчетов, статистики, доступа к настройкам и функциям пользователей СЭД любых категорий.
III. Функции оператора СЭД
5. Оператор СЭД осуществляет следующие функции:
1) эксплуатация и сопровождение СЭД, в том числе организационное и методическое обеспечение СЭД;
2) организация работы по устранению ошибок, выявляемых в ходе эксплуатации СЭД;
3) организация и администрирование каналов связи, обеспечивающих доступ пользователей СЭД к серверам СЭД;
4) обеспечение бесперебойного функционирования серверов СЭД;
5) организация проведения работ по модернизации СЭД в целях повышения эффективности электронного документооборота;
6) организация доступа к СЭД, в том числе в соответствии с заключенными соглашениями об использовании СЭД;
7) управление учетными записями пользователей СЭД (создание, удаление, изменение, настройка прав доступа к электронным документам);
8) соблюдение в соответствии с законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований по защите информации, содержащейся в СЭД, в том числе персональных данных.
IV. Функции пользователей СЭД
6. Функции пользователей СЭД определяются в зависимости от занимаемой должности и выполняемых должностных обязанностей:
1) исполнитель - пользователь СЭД, в должностные обязанности которого входит подготовка проектов электронных документов или организация подготовки электронных документов для внесения их в СЭД, обладает возможностью выполнять следующие операции:
а) рассматривать адресованные ему электронные документы;
б) просматривать электронные документы только своей организации;
в) создавать через блок "Все согласования" проекты новых электронных документов:
г) создавать листы согласования, направлять на согласование по типовым маршрутам, править листы согласования проектов своих электронных документов;
д) создавать, редактировать и удалять резолюции и отметки об исполнении только в своих электронных документах, где он является адресатом либо исполнителем;
е) ставить на контроль, снимать с контроля исполнение резолюций;
ж) передавать права на свои электронные документы другому пользователю;
з) согласовывать поступившие на рассмотрение документы;
2) регистратор - пользователь СЭД, обладающий набором прав исполнителя, а также выполняющий:
а) первичную обработку и регистрацию входящих и исходящих электронных документов внешнего документооборота;
б) регистрацию ОРД;
в) контроль за соблюдением сроков исполнения и порядка прохождения электронных документов в СЭД;
г) просмотр и формирование всех имеющихся статистических отчетов;
д) редактирование справочника организаций;
3) руководитель - Губернатор Псковской области, первый заместитель Губернатора Псковской области, заместители Губернатора Псковской области, Руководитель Аппарата Правительства Псковской области, заместители Руководителя Аппарата Правительства Псковской области, руководители структурных подразделений Аппарата Правительства Псковской области, руководители исполнительных органов Псковской области и иных участников СЭД, обладающие набором функций исполнителя, а также выполняющие:
а) согласование проектов электронных документов в листах согласования с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
б) подписание проектов электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
в) согласование проектов резолюций с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
г) использование мобильного офиса с возможностью создавать голосовые, графические, текстовые резолюции, утверждать проекты резолюций, согласовывать и утверждать проекты электронных документов, используя свою усиленную квалифицированную электронную подпись;
4) контролер - пользователь, в должностные обязанности которого входит контроль за соблюдением сроков исполнения и порядка прохождения электронных документов в СЭД.
7. Один пользователь СЭД может обладать несколькими функциями, перечисленными в пункте 6 настоящего Положения, в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией).
8. В связи с временным отсутствием пользователя СЭД его функции могут быть делегированы другому пользователю СЭД. Функции пользователя СЭД делегируются на определенный период времени. Делегирование функций пользователя СЭД может быть отменено в любой момент времени. Управление делегированием может осуществить пользователь СЭД, функции которого делегируются, или оператор СЭД.
9. Пользователь СЭД, которому делегированы функции, исполняет свои функции и функции отсутствующего пользователя СЭД. При этом в СЭД фиксируется факт выполнения тех или иных действий в режиме делегирования. В случае использования усиленной квалифицированной электронной подписи при указанном делегировании пользователь СЭД использует свою усиленную квалифицированную электронную подпись.
V. Порядок взаимодействия пользователей СЭД и оператора СЭД
10. Взаимодействие пользователей СЭД и оператора СЭД осуществляется через службу технической поддержки оператора СЭД:
1) по заявкам, сформированным в интерактивной форме, расположенной в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: it.pskov.ru;
2) по электронной почте: support@pskov.ru;
3) по устным заявкам, направленным по телефону: +7 8112 299-299 в рабочее время.
11. При приеме на работу новых сотрудников, в должностные обязанности которых входит работа с электронными документами в СЭД, либо при переводе сотрудников, в должностные обязанности которых входит работа с электронными документами в СЭД, информация об этом направляется участником СЭД оператору СЭД в течение двух рабочих дней со дня наступления соответствующего события.
