АДМИНИСТРАЦИЯ ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 июля 2015 года N 336
О государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области"
____________________________________________________________________
Утратило силу с 21.04.23 на основании постановления Правительства области
от 18.04.2023 N 176, Сетевое издание "Нормативные правовые акты
Псковской области" (pravo.pskov.ru), 20.04.23, N 2061649242004202301
_____________________________________________________________________
В соответствии с Законом области от 19 февраля 2002 г. N 174-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Псковской области" и на основании распоряжения Администрации области от 14 января 2011 г. N 7-р "О создании государственной информационной системы "Система электронного документооборота Администрации Псковской области" Администрация области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые:
Положение о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области";
Положение о порядке работы с документами в государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области".
2. Признать утратившим силу постановление Администрации области от 08 сентября 2011 г. N 345 "Об утверждении Положения о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора области - Руководителя Аппарата Администрации области Жаворонкова М.К.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
И.п. Губернатора области В.В. Емельянова
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации области
от 20.07.2015 N 336
Положение
о государственной информационной системе "Система электронного документооборота Администрации Псковской области"
1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет принципы функционирования и структуру государственной информационной системы "Система электронного документооборота Администрации Псковской области" (далее - СЭД АПО), а также участников и пользователей СЭД АПО, функции оператора СЭД АПО, полномочия пользователей СЭД АПО, порядок их взаимодействия с оператором СЭД АПО, методы обеспечения информационной безопасности и применения электронной подписи при работе в СЭД АПО.
2. В целях настоящего Положения применяются следующие понятия:
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
СЭД АПО - государственная информационная система, предназначенная для создания, согласования, подписания, использования, передачи и хранения электронных документов участниками СЭД АПО;
оператор СЭД АПО - уполномоченное государственное учреждение области, осуществляющее деятельность по эксплуатации СЭД АПО, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;
участники СЭД АПО - Администрация области, иные органы исполнительной власти области, подразделения Аппарата Администрации области, а также Псковское областное Собрание депутатов, иные государственные органы области, государственные учреждения области, иные организации, заключившие соглашение об использовании СЭД АПО по примерной форме согласно приложению к настоящему Положению;
пользователи СЭД АПО (далее - пользователи) - Губернатор области, первый заместитель Губернатора области, заместитель Губернатора области - Руководитель Аппарата Администрации области, заместители Губернатора области (далее - руководители Администрации области), а также государственные гражданские служащие области, сотрудники государственных учреждений области и иных организаций - участников СЭД АПО, в должностные обязанности которых входит работа с документами;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
электронные документы внешнего документооборота - входящие документы, поступающие к участникам СЭД АПО на рассмотрение от внешних корреспондентов, не являющихся участниками СЭД АПО, и исходящие документы, направляемые участниками СЭД АПО внешним корреспондентам. Движение указанных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления является внешним документооборотом;
электронные документы внутреннего документооборота - это входящие и исходящие документы, созданные участниками СЭД АПО и направляемые участникам СЭД АПО. Движение указанных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления является внутренним документооборотом.
2. Принципы функционирования СЭД АПО
3. Принципами функционирования СЭД АПО являются:
однократный ввод и многократное использование электронного документа;
разграничение прав доступа пользователей к электронным документам, в том числе прав на просмотр, изменение и удаление электронных документов или их вложений в соответствии с определенными ролями пользователей.
3. Структура СЭД АПО
4. СЭД АПО состоит из следующих разделов:
раздел "Входящие" предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, поступающих участникам СЭД АПО, за исключением обращений граждан;
раздел "Исходящие" предназначен для регистрации и хранения электронных документов внешнего документооборота, направляемых внешним корреспондентам;
раздел "Внутренние" предназначен для регистрации и хранения электронных документов внутреннего документооборота;
раздел "Правовые акты" предназначен для согласования, регистрации и хранения электронных документов - правовых актов участников СЭД АПО;
раздел "ОГ" предназначен для регистрации и хранения поступающих на рассмотрение в Администрацию области и органы исполнительной власти области обращений граждан;
разделы "Личный кабинет" и "АРМ руководителя" предназначены для работы пользователей с электронными документами, организации их рассмотрения и исполнения, а также для работы с отчетами об исполнении электронных документов;
раздел "Кабинет помощника" предназначен для обработки помощником электронных документов, поступающих руководителю и исходящих от руководителя;
раздел "Отчеты" предназначен для формирования отчетов об исполнении электронных документов в разделах СЭД АПО;
раздел "Архив" предназначен для хранения электронных документов внешнего и внутреннего документооборота, работа по которым завершена;
раздел "Справочники" содержит справочную информацию: список пользователей, список внешних корреспондентов, список сокращенных наименований участников СЭД АПО, типовые маршруты движения проектов правовых актов по согласующим инстанциям.
4. Функции оператора СЭД АПО
5. Оператор СЭД АПО осуществляет следующие функции:
организационное и методическое обеспечение СЭД АПО, в том числе поддержание работы информационного ресурса, расположенного в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть Интернет) по адресу www.it.pskov.ru/sed-apo, где в обязательном порядке размещаются инструкции по использованию СЭД АПО, тексты нормативных правовых актов, регламентирующих использование СЭД АПО, шаблоны документов, отдельные указания по работе в СЭД АПО, иные информационные материалы;
организация работы по устранению ошибок, выявляемых в ходе эксплуатации СЭД АПО;
организация и администрирование каналов связи, обеспечивающих доступ пользователей к серверам СЭД АПО;
обеспечение бесперебойного функционирования серверов СЭД АПО;
организация проведения работ по модернизации СЭД АПО в целях повышения эффективности электронного документооборота;
организация доступа к СЭД АПО, в том числе в соответствии с заключенными соглашениями об использовании СЭД АПО;
управление учетными записями пользователей (создание, удаление, изменение, настройка прав доступа к электронным документам);
обеспечение мер по защите информации, содержащейся в СЭД АПО;
мониторинг соблюдения пользователями настоящего Положения, порядка, инструкций, отдельных указаний по использованию СЭД АПО;
обучение пользователей по запросу участников СЭД АПО или в случае выявления систематических проблем, связанных с нарушением пользователями настоящего Положения, порядка, инструкций, отдельных указаний по использованию СЭД АПО.
5. Полномочия пользователей
6. Полномочия пользователей определяются в зависимости от занимаемой должности и исполняемых ролей:
1) Регистратор - пользователь, обеспечивающий:
первичную обработку и регистрацию входящих и исходящих электронных документов внешнего документооборота;
регистрацию электронных документов внутреннего документооборота;
регистрацию правовых актов;
2) Руководитель - руководители Администрации области, заместители Руководителя Аппарата Администрации области, руководители подразделений Аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области и иных участников СЭД АПО;
3) Помощник - пользователь, в должностные обязанности которого входят вопросы документационного обеспечения Руководителя, в том числе:
предварительная проверка поступивших документов по формальным признакам, в том числе на наличие необходимых согласований, связей, вложений;
проверка проектов документов на соответствие установленным правилам оформления, орфографии и пунктуации;
иные функции по поручению Руководителя;
4) Исполнитель - пользователь, в должностные обязанности которого входит подготовка проектов электронных документов или организация подготовки электронных документов для внесения их в СЭД АПО;
5) Контролер - пользователь, в должностные обязанности которого входит контроль за соблюдением сроков исполнения и порядка прохождения электронных документов в СЭД АПО.
Один пользователь может иметь несколько ролей в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией).
7. В случае временной невозможности пользователя осуществлять свои полномочия, в том числе Руководителя, его полномочия могут быть делегированы другому пользователю. Полномочия делегируются на определенный период времени. Делегирование может быть отменено в любой момент времени. Управление делегированием может осуществить пользователь, полномочия которого делегируются, или оператор СЭД АПО.
Пользователь, которому делегированы полномочия, исполняет свои полномочия и полномочия отсутствующего пользователя. При этом в системе фиксируется факт выполнения тех или иных действий в режиме делегирования. В случае использования электронной подписи при указанном делегировании пользователь использует свою электронную подпись.
6. Порядок взаимодействия пользователей и оператора СЭД АПО
8. Взаимодействие пользователей и оператора СЭД АПО осуществляется в рамках работы службы технической поддержки оператора СЭД АПО:
по заявкам, сформированным в интерактивной форме, расположенной в сети Интернет по адресу www.it.pskov.ru;
по электронной почте support@oblamin.pskov.ru;
по устным заявкам, направленным по телефону +7 8112 299-299.
9. При использовании СЭД АПО пользователь обязан руководствоваться информацией, размещенной на информационном ресурсе, указанном в пункте 5 настоящего Положения.
10. При приеме на работу новых сотрудников, в должностные обязанности которых входит работа с документами, либо при переводе сотрудников, в должностные обязанности которых входит работа с документами, внутри или между участниками СЭД АПО информация об этом направляется оператору СЭД АПО в течение двух рабочих дней с момента наступления соответствующего события.
11. При увольнении сотрудника, в должностные обязанности которого входит работа с документами, информация об этом направляется оператору СЭД АПО не позднее дня, следующего за днем увольнения, а его полномочия в обязательном порядке делегируются другому пользователю. Учетная запись уволенного сотрудника блокируется.
12. В случае изменения информации о пользователе, не затрагивающей полномочия пользователя, информация об этом направляется оператору СЭД АПО в течение трех рабочих дней.
7. Обеспечение информационной безопасности и применение электронной подписи при работе в СЭД АПО
13. Обеспечение информационной безопасности при работе в СЭД АПО осуществляется посредством:
идентификации пользователя при входе в СЭД АПО по уникальной комбинации логина и пароля;
