АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 11 ноября 2008 года N 35
Об утверждении административных регламента по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"
{Утратил силу – Приказом от 15.06.2010 N 33}
В целях реализации Программы проведения административной реформы в Магаданской области в 2006-2008 годах, утвержденной постановлением администрации Магаданской области от 05 октября 2006 г. N 369-па и плана мероприятий по проведению административной реформы в Магаданской области на 2008 год, утвержденного постановлением администрации Магаданской области от 20 марта 2008 г. N 89-па, а также совершенствования форм и методов работы по исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских, иностранных граждан, а также лиц без гражданства приказываю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению архивным отделом государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод".
2. Организовать внедрение административного регламента в работу архивного отдела и его структурных подразделений (ГАМО, ЦХСДМО, ЦХДЛС) с 1 декабря 2008 года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника архивного отдела Романову Т.М.
Начальник отдела
Н.Г.Петренко
УТВЕРЖДЕН
приказом архивного отдела
администрации Магаданской
области
от 11.11.2008 N 35
Административный регламент Архивного отдела администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"
I. Общие положения Наименование государственной услуги
1. Административный регламент Архивного отдела администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного отдела администрации Магаданской области (далее - Архивный отдел), а также порядок взаимодействия Архивного отдела с органами государственной власти Магаданской области, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации), при осуществлении предоставления государственной услуги.
Нормативно-правовое регулирование предоставления государственной услуги
2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 3.05.1992, (Бюллетень международных договоров 1993 N 6);
Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов", (Ведомости Совета Народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов", (документ официально опубликован не был);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу", (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);
Приказом Росархива от 09.03.2005 N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства", (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный N 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 29, 18.07.2005);
Положением об архивном отделе администрации Магаданской области, утвержденным постановлением администрации Магаданской области от 29.06.2006 N 220-па.
Приказом архивного отдела администрации Магаданской области от 29.08.2008 N 26 "Об утверждении Регламента архивного отдела администрации Магаданской области".
Орган по предоставлению государственной услуги
3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод осуществляют Архивный отдел, Министерство иностранных дел Российской Федерации (МИД России).
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства осуществляют: территориальные органы федеральных органов государственной власти по Магаданской области, органы государственной власти Магаданской области, государственные областные архивы и архивные отделы администраций муниципальных образований районов Магаданской области, другие органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
II. Требования к порядку предоставления государственной услуги Порядок информирования о государственной услуге
4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем Архивного отдела, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
5. Местонахождение Архивного отдела и его почтовый адрес: 685000, г. Магадан, пр. Карла Маркса, 60.
6. Электронный адрес Архивного отдела: magadanarchive@mail.ru
7. Телефон/факс должностного лица Архивного отдела, предоставляющего государственную услугу: (4132) 65-13-99.
8. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент МИД России, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
9. Информация о месте нахождения государственных областных архивов и архивных отделов администраций муниципальных образований районов Магаданской области (приложение N 1).
10. Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
при личном обращении граждан;
на официальном сайте Архивного отдела.
11. По телефону должностные лица Архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
12. По непрофильным письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (СНГ) или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
13. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
14. Прием граждан осуществляется начальником Архивного отдела, заместителем начальника, другими должностными лицами по рабочим дням.
Основание для предоставления государственной услуги
15. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Архивного отдела, МИД России, иных организаций.
16. В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти, сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии - сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии;
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
17. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации
Условия и сроки предоставления государственной услуги
18. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
19. Запросы, поступившие в государственные областные архивы и архивные отделы администраций муниципальных образований районов Магаданской области, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен.
20. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных областных архивах и архивных отделах администраций муниципальных образований районов архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.
21. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
22. Запросы, поступившие в Архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги
23. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, получение ими льгот и компенсаций, исполняются организациями бесплатно.
III. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
24. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Архивного отдела:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
25. Организации, исполняющие запросы, получаемые от Архивного отдела или непосредственно от заявителя, проживающего за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Регистрация запросов и передача их на исполнение
26. Поступившие в Архивный отдел из МИД России, Росархива или непосредственно из-за рубежа письменные запросы (заявления) регистрируются уполномоченным должностным лицом Архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции и передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
27. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
28. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству Архивного отдела, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.
Анализ тематики поступивших запросов
29. Работники профильного структурного подразделения Архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
